Wielu pracodawców zobowiązanych jest do posiadania w swoim zakładzie pracy wewnętrznych regulacji i procedur, takich jak Regulamin Pracy, Regulamin Wynagradzania, Regulamin Pracy Zdalnej czy Regulamin ZFŚŚ. Niektórzy pracodawcy mimo braku obowiązku w tym zakresie, decydują się na ich fakultatywne wprowadzenie w zakładzie pracy. Jednak każdy pracodawca, który wprowadził powyższe regulacje stoi przed wyzwaniem utrzymania ich w zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Dokumenty wewnątrzzakładowe podlegają również weryfikacji przez Państwową Inspekcję Pracy podczas kontroli. Początek roku jest dobrym momentem na przeprowadzenie gruntownego przeglądu tych regulacji wewnętrznych w celu zweryfikowania obszarów, które wymagają aktualizacji.
Regulacje wewnątrzzakładowe
Regulacje wewnątrzzakładowe stanowią autonomiczne źródło prawa pracy. Definiują one relacje pomiędzy pracodawcą a pracownikami w określonym zakładzie pracy. Co do zasady obowiązek wdrożenia regulacji wewnątrzzakładowych ciąży na pracodawcach, u których nie obowiązuje zakładowy układ zbiorowy zatrudniających co najmniej 50 pracowników oraz na pracodawcach zatrudniających co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Regulacje wewnątrzzakładowe, niezależnie od trybu czy obligatoryjności ich wprowadzenia, powinny być przejrzyste i zrozumiałe dla pracownika, ale przede wszystkim zgodne z obowiązującymi przepisami. To na pracodawcach spoczywa obowiązek zapewnienia zgodności regulacyjnej oraz dostosowania aktów wewnątrzzakładowych do stale zmieniającego się otoczenia prawnego.
Przykładowe regulacje wewnątrzzakładowe
Regulamin pracy
Regulamin wynagradzania
Regulamin premiowania
Regulamin pracy zdalnej
Regulamin używania narzędzi służbowych
Polityka szkoleniowa
Procedura zgłaszania naruszeń prawa (nieprawidłowości)
Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Procedury/ polityki antymobbingowe (polityki przeciwdziałania zachowaniom niepożądanym)
Zmiany w prawie pracy
W 2023 roku wprowadzono wiele znaczących zmian, które bezpośrednio wpływają na sposób wykonywania pracy przez pracowników (patrz: Podsumowanie najważniejszych zmian w prawie pracy w 2023 roku). Zmiany te mają również ogromne znaczenie dla pracodawców, ponieważ powodują one konieczność dostosowania regulacji wewnątrzzakładowych do nowych przepisów.
Ustalenie zasad wykonywania pracy w formie pracy zdalnej, wdrożenie dyrektywy work-life balance, nowe przepisy regulujące kontrolę trzeźwości, aktualizacja wymogów BHP - to tylko część regulacji, które mogą oddziaływać na obowiązujące u pracodawców regulacje wewnętrzne. Ilość nowych przepisów, ale również ich charakter sprawiają, że aktualizacja aktów wewnątrzzakładowych staje się nieodzowna.
Także nadchodzący rok 2024 może przynieść kolejne zmiany przepisów, które skutkować będą koniecznością podjęcia przez pracodawców dalszych działań dostosowawczych w tym obszarze (patrz: Perspektywy w prawie pracy na 2024 rok).
Niwelowanie ryzyk niezgodności w zakładzie pracy
W związku z licznymi zmianami przepisów z zakresu prawa pracy pracodawcy powinni na bieżąco je monitorować oraz dokonywać systematycznego przeglądu obowiązujących w ich zakładzie pracy regulacji. Takie podejście umożliwi sprawną identyfikację obszarów, które wymagają dostosowania.
Weryfikowanie przestrzegania nowych rozwiązań prawnych wprowadzonych do Kodeksu pracy, w tym w szczególności uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, stosunkiem pracy i pracą zdalną, które znacząco odbiegają od dotychczasowych uregulowań należy do zadań Państwowej Inspekcji Pracy.
Mając na uwadze, iż Państwowa Inspekcja Pracy zaplanowała przeprowadzenie w 2024 roku aż 60 tys. kontroli obejmujących powyższą tematykę, odpowiednia weryfikacja aktów wewnątrzzakładowych pod kątem ich zgodności regulacyjnej jest niezwykle istotna. Takie działania pozwolą na istotne ograniczenie ryzyk związanych z nałożeniem kar przez inspektorów w trakcie ewentualnej kontroli dokonywanej w zakładzie pracy.
Jak możemy pomóc w omawianym obszarze?
Kancelaria KPMG Law Poland oferuje kompleksowe wsparcie w opracowaniu i wdrożeniu regulacji wewnętrznych, jak również przegląd istniejących już procedur, regulacji i innych dokumentów wewnątrzzakładowych pod kątem ich zgodności z aktualnymi przepisami prawa. Reprezentuje również pracodawców w postępowaniach prowadzonych przez Państwową Inspekcję Pracy. Zapraszamy do kontaktu z Zespołem Praktyki Prawa Pracy w powyższym zakresie.
