Organizacja data-driven: jak stać się firmą opartą na danych?

W organizacji data-driven dane stanowią podstawę wszystkich procesów decyzyjnych – wdrożenia strategii, zmian w portfolio produktów, ustalania warunków współpracy z klientami, czy też optymalizacji kosztowej. W praktyce oznacza to wprowadzanie zmian, innowacji w produktach i usługach, obsłudze klienta i zwiększanie efektywności pracowników dzięki analityce i wykorzystaniu danych.

Dane wykorzystywane są na każdym poziomie organizacji. Zaczynając od specjalistów i liderów poszczególnych obszarów, którzy monitorują procesy i często potrzebują wglądu w dane transakcyjne, przez kierowników i dyrektorów, wykorzystujących raporty taktyczne, w celu zarządzania daną funkcją, identyfikacji trendów czy nieefektywności. Na potrzeby Zarządu i Rady Nadzorczej przygotowywane są raporty zarządcze, które pozwalają na weryfikację czy firma realizuje wytyczoną strategię, pozwalają na ocenę rentowności poszczególnych linii biznesowych czy też realizowanych inwestycji.

Niewiele organizacji może określić siebie jako data-driven, a także nie każda chce taką organizacją zostać. Niektóre firmy świadomie odrzucają koncepcję wykorzystania danych ze względu na brak zaufania. Wolą bazować na swoim doświadczeniu i przeczuciu.  Nasze doświadczenie w zakresie opracowywania i wdrażania zaawansowanej analityki oraz inteligentnej automatyzacji procesów biznesowych wskazuje, że kadra zarządzająca w niektórych spółkach, świadomie odrzuca skomplikowane algorytmy prognostyczne, a cele wyznacza na podstawie wieloletniego doświadczenia na rynku i intuicji.

Największą liczbę organizacji można określić jako data aware albo data informed – wykorzystują one dane do analizy historycznej lub podejmowania decyzji, ale tylko w wybranych obszarach, na przykład eliminując nierentowne produkty czy kanały sprzedaży. W organizacjach tego typu, kadra zarządzająca jest świadoma aktualnej wydajności procesów i przyczyn ewentualnych dysfunkcji i może na podstawie danych sugerować kroki w celu ich optymalizacji. Nie ma jednak narzędzi wspierających analizę prospektywną, która pozwala na ocenę różnych scenariuszy i rozwiązań możliwych do zastosowania w przyszłości. 

Z pewnością jednym z głównych ograniczeń jest infrastruktura IT. W firmach brakuje scentralizowanej platformy do przechowywania i analizy danych. Dane są podzielone są na wiele rozczłonkowanych podzbiorów, brakuje spójnych słowników, a w organizacji nie ma jasno zdefiniowanych ról i odpowiedzialności w zakresie zarządzania nimi. 

Z tego powodu użytkownicy biznesowi nie mają zaufania do danych. Są też sytuacje, w których biznes, nawet posiadając dostęp do informacji, nie wie, w jaki sposób mógłby je wykorzystać. Ważnym aspektem jest ewentualna „kultura strachu przed porażką”. Organizacje nadal często pracują w formule silosowej, gdzie dział IT skupia się na tym, aby rzeczy „nie psuły się”, a analitycy pracują nad schematycznymi raportami zamiast wyciąganiem wniosków.

Wykorzystywane narzędzia są tylko jednym z elementów wpływających na powodzenie transformacji i osiągnięcia dojrzałości organizacji pod względem zarządzania danymi. Jedno źródło prawdy o danych w postaci hurtowni pozwala na scentralizowane zarządzanie i ujednolicenie reguł gromadzenia i udostępniania danych, eliminując rozproszone systemy finansowe i niezliczoną liczbę plików płaskich, jednak nie wystarczy do transformacji organizacji w data-driven.

Fundamentem procesu jest zmiana w kulturze organizacyjnej, w której „przykład idzie z góry”, a silna kadra zarządzająca jest podstawą i źródłem zmian. Dopiero odpowiednia komunikacja do pracowników o istotności wykorzystania danych w procesach decyzyjnych, w połączeniu z odpowiednimi narzędziami, pozwala na stopniowe budowania zaufania do danych.

Dla większości firm najlepsze jest podejście ewolucyjne do procesu transformacji pozwalającej wykorzystać potencjał danych. W zależności od etapu, na którym znajduje się organizacja, należy podjąć odpowiednie kroki, które pozwolą na przejście od całkowitego braku analityki i ustrukturyzowanych źródeł danych, przez wdrożenie analityki opisowej i diagnostycznej pozwalającej identyfikować co i dlaczego się wydarzyło, po stan pożądany, czyli rozwiązania z zakresu analityki predyktywnej i preskryptywnej odpowiadającej na pytania dotyczące przyszłości.

W sposób wyraźny podkreślona została rola kadry zarządzającej w budowaniu odpowiednich struktur i efektywnym kształtowaniu procesu transformacji.unktem wyjścia, który może pełnić rolę listy kontrolnej dla organizacji stojącej przed rozpoczęciem drogi w kierunku bycia data-driven, szczególnie w obszarze finansów. Zrozumienie czym jest organizacja oparta na danych i na jakich kluczowych aspektach się opiera to podstawa pozwalająca szukać sposobów wykorzystania mocy danych w realizowaniu strategii i budowaniu przewagi konkurencyjnej poprzez usprawnienie procesu podejmowania decyzji.

Wyzwania przed jakimi stają organizacje decydujące się na transformację różnią się w zależności od etapu procesu i poziomu ich dojrzałości, a także od funkcji w strukturze organizacyjnej. Czynniki sukcesu dla przedsiębiorstw są jednak wspólne i wyróżniają się tu jasna komunikacja do pracowników, przykład od najwyższego kierownictwa oraz otwartość na eksperymenty.