Stosowanie koncepcji dzielonego substratu osobowo-majątkowego w świetle nowych objaśnień WHT

3 lipca 2025 r. opublikowane zostały objaśnienia podatkowe („Objaśnienia”) dotyczące stosowania tzw. klauzuli rzeczywistego właściciela dla celów podatku u źródła („WHT”), w których Ministerstwo Finansów zaakceptowało koncepcję dzielonego substratu osobowo-majątkowego, co może, w określonych przypadkach, znacznie ułatwić spełnienie przesłanki prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej przez odbiorcę należności. Warto podkreślić, że badanie statusu rzeczywistego właściciela (beneficial owner; „BO”) jest teraz szczególnie ważne, bowiem, w świetle Objaśnień, obowiązek badania warunku BO, wynikającego z ustawy o CIT, został wprost potwierdzony w odniesieniu do ustawowego zwolnienia WHT dla dywidend, a także rozszerzony na preferencje WHT wynikające z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania („UPO”), w tym takich UPO, które nie zawierają klauzuli rzeczywistego właściciela (np. UPO pomiędzy Polską i USA). 

Definicja rzeczywistego właściciela w polskiej ustawie o CIT opiera się na trzech przesłankach. Jedną z nich jest wymóg prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej w państwie siedziby podatnika. W tym kontekście istotne znaczenie ma tzw. substrat osobowo-majątkowy, rozumiany jako ogół zasobów, jakimi dysponuje podatnik w celu prowadzenia własnej działalności gospodarczej. W praktyce obejmuje on w szczególności:

• zasoby ludzkie – np. wykwalifikowaną kadrę pracowniczą lub osoby współpracujące,
• środki trwałe – np. biuro, magazyn, sprzęt,
• wartości niematerialne i prawne – np. licencje, prawa autorskie, know-how lub
• środki obrotowe – np. środki pieniężne na rachunkach bankowych.

W klasycznym ujęciu, aby odbiorca należności transgranicznych mógł zostać uznany za rzeczywistego właściciela, powinien dysponować własnym substratem osobowo-majątkowym umożliwiającym samodzielne prowadzenie działalności gospodarczej. W praktyce międzynarodowych grup kapitałowych, w których działają wyspecjalizowane spółki pełniące określone funkcje, może jednak pojawić się wątpliwość co do odpowiedniego poziomu tego substratu, gdy spółka otrzymująca płatność z Polski korzysta np. z biura lub personelu udostępnianego przez inne podmioty z grupy.

Na poziomie jednostkowym korzystanie z zasobów innych podmiotów z grupy może sprawiać wrażenie, że odbiorca należności nie posiada wystarczających własnych zasobów do prowadzenia działalności. Istotne znaczenie może mieć jednak ocena sytuacji w ujęciu skonsolidowanym, bowiem grupa może dysponować wystarczającym zapleczem osobowo-majątkowym, które jest udostępniane pomiędzy podmiotami z powodów organizacyjnych lub kosztowych (np. ograniczenia dublowania zasobów i ponoszonych wydatków lub niedostępności wykwalifikowanej kadry). Dlatego w takim przypadku szczególne znaczenie zyskuje koncepcja dzielonego substratu osobowo-majątkowego, która pozwala uznać za rzeczywistego właściciela spółkę prowadzącą działalność gospodarczą z wykorzystaniem zasobów udostępnianych przez inne podmioty z tej samej grupy.

W wydanych w lipcu 2025 r. Objaśnieniach Ministerstwo Finansów dopuściło stosowanie powyższej zasady, przewidując możliwość uwzględniania zasobów udostępnianych pomiędzy podmiotami należącymi do tej samej grupy kapitałowej w procesie badania statusu BO. Zastosowanie tej koncepcji nie jest jednak bezwarunkowe, ponieważ konieczne jest spełnienie wskazanych w Objaśnieniach przesłanek oraz uwzględnienie ograniczeń jej stosowania.

Objaśnienia potwierdzają, że stosowanie dzielonego substratu osobowo-majątkowego może być użyte na cele spełnienia przesłanki prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej przez odbiorcę należności wypłaconej przez płatnika z Polski. Jednocześnie, w Objaśnieniach zastrzeżono, że korzystanie z dzielonego substratu osobowo-majątkowego nie oznacza, że odbiorca należności prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą. Tym samym, dzielony substrat osobowo-majątkowy w przypadku spółek, które posiadają własne zasoby i jedynie dodatkowo korzystają ze wsparcia z grupy, powinien być stosowany w praktyce wyłącznie pomocniczo, a więc jako element argumentacji potwierdzającej prowadzenie rzeczywistej działalności gospodarczej. W takim bowiem wypadku zawsze należy wskazać dodatkowe zasoby i środki, które są wykorzystywane przez odbiorcę należności w toku własnej działalności, tj. oprócz tych, które są używane przez niego w ramach dzielonego substratu otrzymanego od grupy. Dodatkowo konieczna jest weryfikacja całokształtu substratu, zarówno dzielonego, jak i „standardowego”, pod kątem jego wystarczalności do prowadzenia określonego rodzaju działalności oraz istnienia biznesowego uzasadnienia dla danego podmiotu w strukturze.

Należy także zastrzec, że zastosowanie dzielonego substratu osobowo-majątkowego nie wyłącza obowiązku badania pozostałych dwóch przesłanek świadczących o spełnieniu statusu BO w stosunku do należności, tj. udowodnienia otrzymywania jej dla własnej korzyści oraz niebycia podmiotem zobowiązanym do jej przekazania w całości lub w części innemu podmiotowi.

Ponadto, w Objaśnieniach zastrzeżono, że:

• Dowodzenie dzielonego substratu jest możliwe jedynie w stosunku do podmiotu, który jest bezpośrednim odbiorcą należności. Oznacza to, że nie można łączyć dzielonego substratu z koncepcją look-through approach, która także została zaaprobowana w Objaśnieniach (praktyczny przykład takiej sytuacji jest przytoczony w dalszej części komentarza);
• W przypadku korzystania z preferencji na podstawie dyrektyw PS lub IR¹, które skutkowały zaimplementowaniem do polskich regulacji zwolnień przewidzianych w art. 21. ust. 3 oraz art. 22 ust. 4 ustawy o CIT, możliwe jest uwzględnienie zasobów udostępnianych przez podmioty będące rezydentami podatkowymi dowolnego z państw UE. W praktyce oznacza to, że zasoby udostępniane przez spółki z wielu państw członkowskich UE mogą być wykorzystane do dowodzenia istnienia dzielonego substratu. Natomiast, w przypadku preferencji wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, występuje istotne ograniczenie, bowiem możliwe jest jedynie uwzględnienie środków udostępnianych przez podmioty będące rezydentami tego samego państwa co odbiorca płatności, wobec którego status BO jest badany (praktyczny przykład takiej sytuacji jest przytoczony w dalszej części komentarza);
• Dzielony substrat jest fakultatywną opcją dla płatnika i podatnika, a organ podatkowy nie jest obowiązany do jej stosowania. W konsekwencji, w argumentacji przedstawionej organowi podatkowemu konieczne jest wyraźne powołanie się na zasadę dzielonego substratu oraz możliwie jak najbardziej szczegółowe opisanie stanu faktycznego, w szczególności poprzez wskazanie zasobów i podmiotów z grupy ich udostępniających oraz przygotowanie uzasadnienia dla stosowania takiego rozwiązania, w tym korzyści jakie osiąga odbiorca należności i grupa jako całość. Niezależnie jednak od szczegółowości argumentacji przytoczonej przez płatnika lub podatnika, organ podatkowy nie musi zastosować koncepcji dzielonego substratu i może przeprowadzić własną analizę posiadanej dokumentacji, pomijając argumenty przedstawione przez płatnika lub podatnika w tym zakresie.

W świetle zasad i ograniczeń stosowania dzielonego substratu warto podkreślić, że Objaśnienia, co do zasady, zapewniają ochronę podobną do interpretacji indywidualnej. Ma to miejsce w sytuacji, gdy podatnik, w stanie faktycznym analogicznym do wskazanego w objaśnieniach podatkowych, zastosuje przepisy podatkowe zgodnie z przedstawioną w nich wykładnią. W konsekwencji Objaśnienia stanowią narzędzie, z którego podatnicy i płatnicy mogą szeroko korzystać, m.in. poprzez bezpośrednie powoływanie się na nie w postępowaniach podatkowych i sporach z organami. Jednocześnie należy zastrzec, że zawsze istnieje ryzyko zakwestionowania praktycznego użycia Objaśnień przez organy podatkowe, co z uwagi na przewidzianą w nich fakultatywność stosowania koncepcji dzielonego substratu warto mieć na uwadze.

Skuteczne powołanie się na koncepcję dzielonego substratu osobowo-majątkowego wymaga starannego udokumentowania realnych powiązań funkcjonalnych między podmiotami należącymi do tej samej grupy i udostępniającymi pomiędzy sobą zasoby. Co istotne, Objaśnienia nie wskazują zamkniętego katalogu dokumentów, więc dobór stosownej dokumentacji zależy od konkretnego stanu faktycznego. Niemniej w praktyce, dla potwierdzenia istnienia dzielonego substratu, warto zgromadzić lub przygotować m.in.:

• Opis struktury grupy i powiązań kapitałowych, który wskazuje w jaki sposób podmiot otrzymujący płatność oraz spółka udostępniająca jemu zasoby wpisują się w strukturę grupy oraz jaką pełnią w niej funkcję (np. centrum usług wspólnych, jednostka operacyjna, spółka holdingowa lub zarządzająca finansami grupy);
• Wykaz współdzielonych zasobów, który obejmuje udostępniane środki oraz opis przyczyn ich udostępniania. Ponadto, jeżeli jest to możliwe do udowodnienia, warto wskazać, że z zasobów udostępnianych podmiotowi otrzymującemu należność od płatnika z Polski korzystają także inne spółki w grupie, co może być argumentem za tym, że współdzielenie zasobów odbywa się w ramach stałej, zorganizowanej i systemowej współpracy w ramach całej grupy;
• Umowy wewnątrzgrupowe lub regulaminy, które dokumentują formalne zasady korzystania z udostępnionych zasobów. Mogą to być np. umowy o świadczenie usług wspólnych, polityki zarządzania infrastrukturą, regulaminy operacyjne czy wewnętrzne procedury;
• Schematy organizacyjne i operacyjne, które obrazują podział zadań, decyzji oraz korzystania z zasobów w ramach grupy. 

Przykład 1

Polska spółka wypłaca dywidendę do spółki holdingowej w Czechach (spółki X), która korzysta z usług słowackiego Centrum Usług Wspólnych („CUW”) w zakresie księgowości (spółki Y).

• Zwolnienie na podstawie dyrektywy PS – można uwzględnić zasoby CUW w Słowacji (spółki Y) przy ocenie statusu rzeczywistego właściciela (spółki X), ponieważ zarówno spółka czeska (spółka X), jak i słowacka (spółka Y) mają rezydencję podatkową w UE.
• Preferencja z UPO Polska–Czechy – zasoby słowackiego CUW (spółki Y) nie mogą być użyte przy ocenie statusu rzeczywistego właściciela (spółki X), gdyż spółka słowacka (spółka Y) nie jest rezydentem podatkowym w Czechach. Oznacza to, że analizie podlega wyłącznie substrat osobowo-majątkowy samej spółki czeskiej (spółki X).

Przykład 2
Polska spółka wypłaca należności licencyjne do spółki z siedzibą w Stanach Zjednoczonych (spółka X). Spółka amerykańska nie posiada własnego działu IT i korzysta z pracy pracowników IT spółki z tej samej grupy z siedzibą w Niemczech (spółka Y).

• Zwolnienie na podstawie dyrektywy IR – przepisy dyrektywy IR nie mają zastosowania, ponieważ odbiorca płatności ma rezydencję w państwie poza UE (spółka X).
• Preferencja z UPO Polska–USA – nie można uwzględniać zasobów niemieckiej spółki (spółki Y) przy ocenie statusu rzeczywistego właściciela (spółki X), ponieważ jest ona rezydentem innego państwa niż USA. Oznacza to, że analizie podlega wyłącznie substrat osobowo-majątkowy samej spółki amerykańskiej (spółki X).

Przykład 3

Polska spółka wypłaca odsetki do spółki z siedzibą w Niemczech, która nie posiada własnego biura (spółka X), jednak korzysta z biura udostępnianego przez niemiecką spółkę dominującą z grupy (spółka Y).

• Zwolnienie na podstawie dyrektywy IR – można uwzględnić zasoby niemieckiej spółki dominującej (spółki Y) przy ocenie statusu rzeczywistego właściciela (spółki X), ponieważ zarówno odbiorca płatności (spółka X), jak i podmiot udostępniający biuro (spółka Y) posiadają rezydencję podatkową w tym samym państwie członkowskim UE (Niemcy).
• Preferencja z UPO Polska–Niemcy – można uwzględnić zasoby niemieckiej spółki dominującej (spółki Y) przy ocenie statusu rzeczywistego właściciela (spółki X), ponieważ udostępnianie biura spółce (spółce X) następuje w obrębie jednego państwa (Niemcy).

Przykład 4

Polska spółka wypłaca odsetki do spółki z siedzibą w Holandii (spółka X). Spółka holenderska (spółka X) pełni wyłącznie funkcję pośrednika, ponieważ na podstawie zawartej umowy jest zobowiązana do przekazania całości otrzymanych środków do spółki z siedzibą we Francji (spółki Y), która otrzymuje odsetki dla własnej korzyści i nie przekazuje ich dalej. Jednocześnie spółka holenderska (spółka X) i spółka francuska (spółka Y) nie posiadają własnego substratu osobowo-majątkowego, ale korzystają z zasobów udostępnionych jej przez spółkę dominującą z siedzibą we Francji (spółkę Z).

• Zwolnienie na podstawie dyrektywy IR – nie może być stosowane wobec wypłaty należności do spółki holenderskiej, ponieważ spółka holenderska (spółka X) jest pośrednikiem, co oznacza, że nie może być uznana za BO. Jednocześnie, rzeczywistym właścicielem mogłaby być uznana spółka otrzymująca odsetki (spółka Y) bezpośrednio od pośrednika w Holandii (spółki X). Niemniej ze względu na brak substratu u tej spółki (spółki Y) i ograniczenie z Objaśnień, które upoważnia do stosowania zasady dzielonego substratu jedynie wobec bezpośredniego odbiorcy należności, nie ma możliwości zastosowania zwolnienia wobec płatności otrzymanej przez spółkę we Francji (spółki Y), nawet jeżeli taki substrat jest udostępniany przez spółkę dominującą z siedzibą we Francji (spółkę Z). Tym samym nie ma możliwości jednoczesnego zastosowania koncepcji look-through approach i zasady dzielonego substratu, nawet jeżeli wszystkie pozostałe warunki do ich zastosowania wynikające z Objaśnień byłyby spełnione (np. posiadanie udziałów, brak zwolnienia z opodatkowania czy udostępnianie substratu pomiędzy rezydentami państw UE).
• Preferencja z UPO Polska–Holandia – nie może być stosowana, ponieważ spółka holenderska (spółka X) nie jest BO ze względu na zobowiązanie do przekazania całości otrzymanych środków do spółki z siedzibą we Francji (spółki Y).
• Preferencja z UPO Polska–Francja – ze względu na brak substratu u spółki francuskiej (spółki Y) i ograniczenie z Objaśnień, które upoważnia do stosowania zasady dzielonego substratu jedynie wobec bezpośredniego odbiorcy należności, nie ma możliwości zastosowania preferencji wobec płatności otrzymanej przez spółkę z Francji (spółki Y), nawet jeżeli taki substrat jest udostępniany przez spółkę dominującą z siedzibą we Francji (spółkę Z). Tym samym nie ma możliwości jednoczesnego zastosowania koncepcji look-through approach i zasady dzielonego substratu, nawet jeżeli wszystkie pozostałe warunki do ich zastosowania wynikające z Objaśnień byłyby spełnione (np. posiadanie udziałów, brak zwolnienia z opodatkowania czy udostępnianie substratu pomiędzy rezydentami tego samego państwa, tj. Francji).

Wprowadzenie zasady dzielonego substratu osobowo-majątkowego w Objaśnieniach stanowi istotne rozszerzenie możliwości dowodzenia spełnienia przesłanki prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej na cele preferencji przewidzianych w przepisach WHT. Rozwiązanie to może być szczególnie przydatne w przypadku międzynarodowych grup, których zasoby są współdzielone ze względu na specjalizację poszczególnych podmiotów oraz optymalizację kosztów.

Na tym etapie trudno przewidzieć, w jakim zakresie organy podatkowe będą akceptować argumentację odwołującą się do dzielonego substratu. W szczególności, że w Objaśnieniach wprost zastrzeżono, że jest to rozwiązanie fakultatywne, którego organ podatkowy nie ma obowiązku stosować. Nie oznacza to jednak, że omawiana koncepcja powinna być marginalizowana. Kluczowe znaczenie będzie miała jakość argumentacji przedstawianej przez podatników i płatników, wspieranych przez doradców. Przekonujące wykazanie, że transakcje mają rzeczywiste uzasadnienie gospodarcze, są zgodne z celami grupy oraz nie prowadzą do nadużyć, na pewno zwiększy szanse na akceptację podejścia opartego na dzielonym substracie, nawet pomimo jego fakultatywnego charakteru. Jednocześnie, w dalszej perspektywie, orzecznictwo sądów administracyjnych oraz praktyka interpretacyjna mogą doprecyzować granice stosowania tej koncepcji i wskazać, w jakich przypadkach może ona znaleźć zastosowanie, a w jakich jej użycie nie jest uzasadnione.

¹ Dyrektywa Rady 2011/96/UE z dnia 30 listopada 2011 r.  w sprawie wspólnego systemu opodatkowania mającego zastosowanie w przypadku spółek dominujących i spółek zależnych różnych państw członkowskich (Dz.U.UE L 345/8 z 29 grudnia 2011 r. ze zm.; „dyrektywa PS”) oraz dyrektywa Rady 2003/49/WE z dnia 3 czerwca 2003 r. w sprawie wspólnego systemu opodatkowania stosowanego do odsetek oraz należności licencyjnych między powiązanymi spółkami różnych Państw Członkowskich (Dz.U.UE L 157/49 z 26 czerwca 2003 r. ze zm.; „dyrektywa IR”).