Obowiązek stosowania e-Doręczeń

e-Doręczenia są nowym sposobem szybkiej i bezpiecznej elektronicznej wymiany korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi a przedsiębiorstwami i obywatelami. Jednocześnie jest to cyfrowy odpowiednik tradycyjnych przesyłek poleconych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Taki sposób komunikacji ma na celu pewną standaryzację usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego tak, aby umożliwić wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

W przyszłości wszystkie podmioty publiczne, profesjonalne podmioty obrotu gospodarczego (zarejestrowane w KRS lub CEiDG) i osoby wykonujące zawody zaufania publicznego będą musiały posiadać adres do doręczeń elektronicznych i komunikować się z urzędami za ich pośrednictwem. Obowiązek ten wprowadzany jest stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

W przypadku podmiotów niepublicznych, harmonogram ten przedstawia się następująco:

• od 1 stycznia 2025 r.
  • osoby wykonujące zawody zaufania publicznego obowiązane są do wdrożenia e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r.
  • podmioty rejestrujące się do KRS od 1 stycznia 2025 r.
  • podmioty składające wniosek o wpis do CEIDG od 1 stycznia 2025 r.

• od 1 kwietnia 2025 r.
  • podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.

• od 1 lipca 2025 r.:
  • podmioty zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.

• od 1 października 2026 r.:
  • podmioty zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. 

W związku z problemami pojawiającymi się w wyniku wdrożenia systemu e-Doręczeń, do końca 2025 r. obowiązuje okres przejściowy. Do tego czasu, podmioty obowiązane do stosowania e-Doręczeń mogą korzystać z alternatywnych metod doręczeń, tj. operatora pocztowego, ePUAP czy innych systemów urzędowych.

System e-Doręczeń ma w założeniu zastąpienie tradycyjnej, papierowej korespondencji oraz dotychczasowy system elektroniczny ePUAP.

Kluczowym obowiązkiem nałożonym na podmioty obowiązane do stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych jest założenie adresu do e-Doręczeń. Adres ten jest indywidualny, tj. przypisany do danego użytkownika umożliwiając tym samym jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata korespondencji.

Adres do e-Doręczeń zostaje wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych, tj. rejestru publicznego, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń.

Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 z późn. zm., dalej „ustawa o doręczeniach elektronicznych”) nie przewiduje wprawdzie sankcji za brak założenia skrzynki e-Doręczeń. Jednak niezrealizowanie tego obowiązku może spowodować trudności w wymianie korespondencji z organami administracyjnymi.

W przypadku, gdy podmiot niepubliczny nie wypełni obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, organy będą kierowały do niego korespondencję za pomocą publicznej usługi hybrydowej.

W przypadku osób wykonujących zawód zaufania publicznego przepisu ustawy o doręczeniach elektronicznych również nie przewidują sankcji w sferze publicznoprawnej za niedopełnienie tego obowiązku.

Należy jednak zwrócić uwagę, że obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń wynika także z ustaw zawodowych, na podstawie których osoby wykonujące zawód zaufania publicznego podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej. Przykładowo, stosownie do treści art. 64 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 499) radcowie prawni i aplikanci radcowscy podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej za postępowanie sprzeczne z prawem, zasadami etyki lub godnością zawodu bądź za naruszenie swych obowiązków zawodowych.

Ocena wystąpienia takiego postępowania w wyniku niedopełnienia obowiązku założenia skrzynki do e-Doręczeń dokonana będzie w indywidualnym trybie, przewidzianym przez przepisy dotyczące odpowiedzialności zawodowej.

Wprowadzenie systemu e-Doręczeń rodzi wiele wątpliwości praktycznych dotyczących m.in. obowiązku posiadania i korzystania ze skrzynki e-Doręczeń przez poszczególne podmioty, w tym również w zakresie zbiegu tytułów do posiadania skrzynki e-Doręczeń, sposobu obsługi skrzynki w podmiocie posiadającym złożoną strukturę organizacyjną, momentu uznania korespondencji za doręczoną w szczególnych przypadkach (np. przepełnienia skrzynki) oraz przestrzegania obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej przez profesjonalnych pełnomocników, udostępniających swój adres do e-Doręczeń upoważnionym osobom w organizacji, w której są zatrudnieni lub na rzecz której świadczą usługi.