Dyrektywa ws. przejrzystości wynagrodzeń: kluczowe zmiany, nowe obowiązki pracodawców

Dyrektywa jest odpowiedzią na długoletnie dysproporcje płacowe, które mogą wynikać z dyskryminacji, stereotypów czy braku przejrzystości w polityce wynagrodzeń.

Celem dyrektywy jest w szczególności eliminacja dysproporcji w wynagrodzeniach pomiędzy kobietami a mężczyznami wykonującymi tę samą pracę lub pracę o tej samej wartości. Niemniej jednak przepisy dyrektywy, obejmujące szeroko zakrojone i systemowe rozwiązania, wywierają wpływ na wynagrodzenia wszystkich pracowników. Zgodnie z przepisami, pracodawcy będą zobowiązani do wdrożenia transparentnych i sprawiedliwych mechanizmów kształtowania wynagrodzeń, które umożliwią wykrycie i eliminowanie nieuzasadnionej (obiektywnymi kryteriami) luki płacowej.

Dyrektywa ma także na celu zwiększenie jawności w zakresie wynagrodzeń, aby pracownicy mieli możliwość skuteczniejszego egzekwowania swoich praw. W praktyce oznacza to, że każdy pracodawca będzie musiał poddać ocenie swoją politykę płacową, a wszelkie różnice w wynagrodzeniach muszą być uzasadnione obiektywnymi kryteriami, takimi jak doświadczenie czy umiejętności pracownika (w tym umiejętności miękkie).

Podsumowując, podstawowym celem dyrektywy jest wyeliminowanie różnic w wynagrodzeniach za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, w celu zapewnienia równości płacowej. Cel dyrektywy ma zostać osiągnięty za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania.

Wprowadzenie nowych regulacji ma na celu zwiększenie transparentności wynagrodzeń w różnych sektorach, co z kolei ma przyczynić się do zniwelowania dysproporcji wynikających z dyskryminacji, stereotypów oraz braku przejrzystości w polityce wynagrodzeń.

Z uwagi na to, że luka płacowa nie tylko wpływa na indywidualne sytuacje pracowników, ale także na całe społeczeństwo i gospodarkę, dyrektywa ma na celu stworzenie bardziej sprawiedliwego rynku pracy. W praktyce oznacza to, że pracodawcy będą zobowiązani do dokonania przeglądów wynagrodzeń oraz ich dostosowania, aby zapewnić równość płacową dla wszystkich pracowników wykonujących porównywalne zadania. Dyrektywa przewiduje również nałożenie sankcji dla pracodawców za naruszenia przepisów dotyczących równego wynagrodzenia oraz ochronę praw pracowników dochodzących roszczenia w przypadku nierówności płacowych. 

Podmiotowy zakres stosowania dyrektywy obejmuje:

• wszystkich pracodawców, zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego. Przepisy będą miały zastosowanie wobec każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości, co oznacza, że pracodawcy zatrudniający zarówno kilkudziesięciu, jak i kilkuset pracowników, będą zobowiązani do spełnienia nowych wymogów;
• wszystkich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę lub pozostających w stosunku pracy określonych przez prawo, układy zbiorowe lub praktykę obowiązującą w poszczególnych państwach członkowskich oraz osób starających się o zatrudnienie.

Wymaga podkreślenia, że w dyrektywie wskazano, iż przy stwierdzaniu istnienia stosunku pracy należy brać pod uwagę fakty świadczące o rzeczywistym wykonywaniu pracy, a nie sposób, w jaki strony opisują łączący ich stosunek.

Przedmiotowy zakres stosowania dyrektywy odnosi się do rozszerzonej definicji wynagrodzenia. Mianowicie wynagrodzenie oznacza zwykłą podstawową lub minimalną płacę godzinową lub płacę miesięczną oraz wszelkie inne świadczenia pieniężne lub rzeczowe, otrzymywane przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio (składniki uzupełniające lub zmienne) od swojego pracodawcy z racji swojego zatrudnienia. Pojęcie wynagrodzenia powinno zatem obejmować nie tylko płacę miesięczną, ale także składniki uzupełniające lub zmienne wynagrodzenia, takie jak premie, rekompensatę za pracę w godzinach nadliczbowych, zniżki na przejazdy, dodatki mieszkaniowe i żywnościowe, rekompensatę za udział w szkoleniach, płatności w przypadku zwolnienia, ustawowe świadczenia chorobowe, ustawowo wymagane odszkodowanie i emerytury pracownicze. 

Nowe przepisy nakładają na pracodawców szereg obowiązków związanych z zapewnieniem przejrzystości wynagrodzeń. Pracodawcy będą musieli:

• ujawnić kryteria wynagrodzeń: pracodawcy mają obowiązek zapewnić pracownikom łatwy dostęp do obiektywnych kryteriów wynagrodzeń, które są stosowane przy ustalaniu ich poziomu oraz przy podwyżkach. Kryteria te muszą być neutralne pod względem płci. Z zastrzeżeniem, że Państwa członkowskie mogą zwolnić pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników z obowiązku dotyczącego progresji wynagrodzeń;
• informować pracowników o ich prawach: pracownicy mają prawo do uzyskania informacji o swoim indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz średnich wynagrodzeniach w podziale na płeć dla pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni lub pracę o takiej samej wartości jak ich praca. Odpowiedź na prośbę o informacje będzie musiała być udostępniona w ciągu maksymalnie dwóch miesięcy. Pracownicy będą mogli występować o informacje bezpośrednio lub za pośrednictwem przedstawicieli pracowników czy też organu ds. równości;
• corocznie informować pracowników o ich prawie do otrzymywania ww. informacji oraz o krokach, które należy podjąć w celu skorzystania z tego prawa;
• przeciwdziałać dyskryminacji: pracodawcy nie mogą zakazywać pracownikom ujawniania informacji o swoich wynagrodzeniach, jeżeli ma to na celu egzekwowanie równości płacowej. Pracownicy, którzy wykonywali swoje prawa dotyczące równego wynagrodzenia lub zapewniali wsparcie innej osobie w ochronie jej praw, nie mogą być dyskryminowani ani traktowani mniej korzystnie.

Pracodawcy na etapie rekrutacji będą zobowiązani:

• zapewnić osobom starającym się o zatrudnienie informacje o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale (np. w ogłoszeniu o pracę lub przed rozmową kwalifikacyjną) celem zapewnienia świadomych i przejrzystych negocjacji dotyczących wynagrodzeń. Ponadto pracodawcy nie mogą pytać osób starających się o zatrudnienie o ich obecne ani wcześniejsze wynagrodzenie, ani proaktywnie poszukiwać tych informacji;
• zapewnić, aby ogłoszenia o wakatach i nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacji przebiegał w sposób niedyskryminacyjny.

Jednocześnie należy wskazać, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących wynagrodzeń musi być zgodne z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) i ograniczone do zapewnienia równości wynagrodzeń. Państwa członkowskie mogą ustalić, że dostęp do informacji o wynagrodzeniach, które mogłyby zidentyfikować współpracownika, przysługuje jedynie przedstawicielom pracowników, inspektoratowi pracy lub organom ds. równości.

Jednym z najważniejszych obowiązków wynikających z dyrektywy jest obowiązek sprawozdawczy dotyczący wynagrodzeń. Mając na uwadze obecny stan prawny, dotyczyć on będzie pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników, którzy będą musieli regularnie składać sprawozdania dotyczące struktury wynagrodzeń oraz ewentualnych różnic w płacach między pracownikami płci żeńskiej i męskiej. Nie wyklucza to jednak możliwości nałożenia przez Państwo członkowskie obowiązku sprawozdawczości na mniejszych pracodawców, zatrudniających mniej niż 100 pracowników, w ramach prawa krajowego.

Raporty te będą musiały być publicznie dostępne, a jeśli różnice w wynagrodzeniach nie zostaną uzasadnione obiektywnymi kryteriami, pracodawca będzie zobowiązany do podjęcia działań naprawczych w ścisłej współpracy z przedstawicielami pracowników.

• Informacje powinny być publikowane w sposób odpowiedni i przejrzysty przez organy monitorujące państw członkowskich.
• Pracodawcy mogą publikować te sprawozdania na swojej stronie internetowej lub udostępniać je publicznie w inny sposób (np. w swoich sprawozdaniach z działalności).

Pracownicy, ich przedstawiciele, inspektoraty pracy oraz tzw. organy ds. równości mogą żądać wyjaśnień dotyczących przekazywanych danych i różnic w wynagrodzeniach, a pracodawca zobowiązany jest do udzielenia odpowiedzi w rozsądnym terminie.

Przepisy nakładają na pracodawców także obowiązek przeprowadzania wspólnej oceny wynagrodzeń, jeżeli różnica w wynagrodzeniach pomiędzy pracownikami płci żeńskiej i męskiej przekracza 5% w którejkolwiek kategorii pracowników, nie może zostać uzasadniona obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami i nie została naprawiona w ciągu 6 miesięcy od dnia przedłożenia sprawozdania dotyczącego wynagrodzeń.

Państwa Członkowskie powinny wdrożyć przepisy niezbędne do wykonania dyrektywy do dnia 7 czerwca 2026 r., w związku z czym transponowane do polskiego porządku prawnego przepisy najprawdopodobniej wejdą w życie w II kwartale 2026 roku.

Oznacza to, że pracodawcy powinni już teraz podjąć działania i z wyprzedzeniem przemyśleć strategię w celu przygotowania i dostosowania się do nowych obowiązków, w tym przeglądu polityk wynagrodzeń, audytu równości płacowej oraz dostosowania procesów rekrutacyjnych do wymogów transparentności wynagrodzeń. Kluczowe będzie zatem zrozumienie nowych przepisów oraz zaplanowanie działań, które umożliwią ich efektywne wdrożenie.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników będą zobowiązani do złożenia pierwszych sprawozdań dotyczących wynagrodzeń (w zakresie luki płacowej między pracownikami płci żeńskiej i męskiej) najpóźniej do 7 czerwca 2031 r. Natomiast więksi pracodawcy, tj. zatrudniający od 150 do 249 pracowników oraz co najmniej 250 pracowników, będą obowiązani przedłożyć niniejsze sprawozdania do dnia 7 czerwca 2027 r.

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 100 pracowników będą mogli dobrowolnie raportować informacje dotyczące luki płacowej w ich organizacji. Jednakże przepisy krajowe mogą nakładać obowiązek przekazywania powyższych informacji również od mniejszych pracodawców.

KPMG oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie przygotowania pracodawców do wdrożenia przepisów wynikających z dyrektywy. Nasz zespół ekspertów pomoże w przeprowadzeniu audytu wynagrodzeń, identyfikacji potencjalnych nieprawidłowości, przygotowaniu odpowiednich dokumentów oraz w opracowaniu transparentnej polityki wynagrodzeń.

Zachęcamy do kontaktu, aby dowiedzieć się, jak możemy wspierać Państwa organizację w skutecznym wdrożeniu nowych obowiązków.