Ostatnie zmiany w rozporządzeniu w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe weszły w życie 17 listopada 2023 r. Jednak na zrealizowanie obowiązku dostosowania wcześniej utworzonych stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe pracodawcy dostali 6 miesięcy liczonych od dnia wejścia w życie rozporządzenia. Przypominamy o koniecznych do wdrożenia po 17 maja 2024 r. zmianach.
O zmianach w rozporządzeniu w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pisaliśmy już w artykule Pół roku na dostosowanie stanowisk pracy pracowników. Polegają one m.in. na przyjęciu nowej definicji stanowiska pracy oraz na wprowadzeniu obowiązku zapewnienia pracownikom, alternatywnie do okularów, szkieł kontaktowych korygujących wzrok.
Stanowisko pracy
W obecnej definicji stanowiska pracy wyliczone zostały elementy, które się na nie składają. W myśl aktualnie obowiązujących regulacji, pracodawca obowiązany jest organizować stanowisko pracy pracownika tak, aby miał on indywidualny dostęp do:
- stacjonarnego monitora ekranowego lub podstawki zapewniającej ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu (decyzję w tym zakresie podejmuje pracodawca),
- klawiatury,
- myszy lub innego urządzenia wejściowego,
- oprogramowania z interfejsem dla użytkownika,
- krzesła i stołu,
a także opcjonalnego wyposażenia dodatkowego, w tym stacji dysków, drukarki, skanera, uchwytu na dokumenty, czy też podnóżka.
Stanowisko pracy pracownika korzystającego na co dzień z laptopa służbowego będzie wymagało zatem wyposażenia w odrębny monitor (lub podstawkę), mysz oraz klawiaturę. Pracodawca musi wywiązać się z tego obowiązku, nawet jeżeli pracownik złoży oświadczenie o rezygnacji z dodatkowego wyposażenia.
Szczegółowe minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe ujęte zostały w załączniku do rozporządzenia. Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie zarówno w przypadku pracy stacjonarnej świadczonej w biurze, jak i pracy wykonywanej zdalnie.
Okulary i szkła kontaktowe
W celu rozwiania dotychczasowych wątpliwości, czy pracodawcy powinni zapewniać szkła kontaktowe obok lub zamiast okularów korygujących wzrok, przepis odnoszący się do tej kwestii został doprecyzowany.
Potrzeba zapewnienia pracownikowi takich okularów lub szkieł kontaktowych powinna wynikać z zalecenia lekarza wydanego na podstawie wyników okulistycznych badań profilaktycznych. Co do zasady, okresowe badania wzroku w związku z obsługą monitorów ekranowych wykonywane są raz na 5 lat. Natomiast jeśli sytuacja tego wymaga, termin kolejnego badania możne zostać wyznaczony szybciej.
Przepisy nie precyzują, w jaki sposób pracodawca powinien wypełnić obowiązek zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych. Dopuszczalne są zatem m.in.:
- wypłata ryczałtu,
- opłata faktury (wystawionej na pracownika albo na pracodawcę),
- zwrot kosztów,
- zapewnienie okularów lub szkieł kontaktowych w formie rzeczowej – w rzeczywistości rozwiązanie mało praktyczne, a zatem rzadko stosowane.
Sposób i zakres pokrycia kosztów okularów lub szkieł powinien być wskazany w wewnętrznych aktach zakładowych, np. w regulaminie pracy, czy zarządzeniu.
Pracodawca ma możliwość samodzielnego ustalenia kwoty dofinansowania, która ze względu na nakaz równego traktowania pracowników powinna być taka sama dla każdego z nich. Kwota ta powinna umożliwiać zakupienie zwykłej jakości okularów korygujących wzrok za przeciętną cenę rynkową. Zazwyczaj jest to kwota rzędu kilkuset złotych. Jeżeli kwota przewidziana przez pracodawcę nie pokrywa całości kosztów, pracownik może z własnej kieszeni dopłacić pozostałą część, wynikającą z dodatkowych właściwości wybranych okularów czy szkieł, np. „designerskie” oprawki, szkła z dodatkową powłoką antyrefleksyjną, etc.
Pracodawca może też ustalić jak często pracownikowi przysługuje prawo do uzyskania na koszt pracodawcy nowych okularów lub szkieł. Regulacja ta powinna uwzględniać również sytuację, w której potrzeba wymiany wynika z pogorszenia się wzroku pracownika oraz wskazać, czy takie dofinansowanie uwzględnia wyłącznie szkła, czy także oprawki.
Rozporządzenie wspomina o okularach lub szkłach korygujących wzrok, zatem obowiązek pokrycia kosztów tzw. okularów „zerówek” z filtrem światła niebieskiego, bez właściwości korygujących, nie leży po stronie pracodawcy.
Do kogo rozporządzenie ma zastosowanie?
Pracodawca realizuje obowiązki wynikające z rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe wobec pracowników, przez których rozumie się każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Co do zasady przepisy nie będą miały natomiast zastosowania do osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych oraz pracowników użytkujących monitory ekranowe krócej niż przez połowę swojego dobowego wymiaru czasu pracy.
Monitorami ekranowymi są urządzenia do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu. Rozporządzenie wyłącza jednak swoje zastosowanie, m.in. w stosunku do systemów komputerowych na pokładach środków transportu, kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów, czy też w stosunku do maszyn do pisania z wyświetlaczem ekranowym.
