Zmiany w składach organów, kadrze kierowniczej czy strukturze właścicielskiej spółki są integralną częścią strategii rozwoju podmiotów gospodarczych. Mogą im towarzyszyć wyzwania związane z poznawaniem organizacji i oceną efektywności jej działalności. Przeprowadzenie audytu otwarcia umożliwia szybkie rozpoznanie aktualnej sytuacji spółki i identyfikację kluczowych obszarów ryzyka.
Nowe spojrzenie na zmiany: obalanie mitów dotyczących audytu otwarcia
Podmioty gospodarcze, które doświadczały zmian personalnych, strukturalnych czy też strategicznych, często mierzyły się z szeregiem mitów, które utrudniały efektywną transformację. Trendy jednak stopniowo się zmieniają, a najpopularniejsze mity są obalane przez nowoczesną kadrę menedżerską.
„Polityka grubej kreski”
Jednym z takich mitów jest tzw. „polityka grubej kreski” – podejście sugerujące, że uwarunkowania i okoliczności działalności organizacji sprzed zmiany nie mają wpływu ani odniesienia na nowe organy i struktury podmiotu. To jedna z największych pułapek i bardzo niebezpieczne założenie. Świadomi, nowo-wybrani członkowie zarządów zdają sobie sprawę z tego, że dotychczasowa działalność podmiotu może rzutować na jego działania w przyszłości. Ważne jest więc dla nich to, żeby szybko zidentyfikować ryzyka, ocenić ich skalę oraz potencjalny wpływ na działalność organizacji, a następnie wdrożyć adekwatne działania naprawcze.
Członkowie organów spółki są zobowiązani do dokładania wszelkiej staranności działając w imieniu i na rzecz spółki, którą reprezentują lub nadzorują. Działanie sprzeczne z tą zasadą może stanowić podstawę do odpowiedzialności dochodzonej sądowo. A działaniem pozbawionym staranności w reprezentacji czy nadzorze może być zaniechanie przeprowadzenia analiz lub podjęcia działań związanych z zastanymi nieprawidłowościami w podmiocie, w tym także dochodzenia związanego z podejrzeniami o niegospodarność poprzednich członków organów spółki lub brak poprawności w spełnianiu wymogów administracyjnych lub podatkowych.
”Jesteśmy w stanie zrobić to samodzielnie”
Zdarza się, że zarządzający decydują się na samodzielne przeprowadzenie analiz i określenie stanu bieżącego spółki, kierując się myślą, że „jesteśmy w stanie zrobić to we własnym zakresie”. W wielu przypadkach skutkuje to jednak obniżoną efektywnością działania, związaną z trudnością z zachowaniem pełnej obiektywności, jak i wyzwaniami dotyczącymi obsługi i analizy masowej ilości danych. Aby móc skupić się na skutecznym prowadzeniu bieżącej działalności spółki (tzw. „business as usual”) nowocześni menedżerowie coraz częściej zlecają przygotowanie raportu otwarcia wyspecjalizowanym podmiotom.
„Ryzyko nieprawidłowości mnie nie dotyczy”
Wreszcie, mitem który usypia czujność kadr kierowniczych jest z pewnością „ryzyko nadużyć mnie nie dotyczy”. Zgodnie z najnowszym raportem ACFE („Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations”) przedsiębiorcy tracą średnio 5% swoich przychodów na skutek nieprawidłowości i nadużyć. Sytuacje zmian i transformacji czynią organizacje szczególnie wrażliwymi na działania niepożądane - tak zamierzone, jak i będące skutkiem błędów i niejasności, które w naturalny sposób towarzyszom takim okolicznościom.
Skrupulatna ocena zamiast „grubej kreski”
Odpowiednia ocena bieżącego stanu spółki oraz świadomość jej mocnych i słabych stron są istotne dla podejmowania strategicznych decyzji biznesowych. Osiągniecie takiej świadomości jest znacznie ułatwione dzięki wnikliwej i ukierunkowanej analizie.
Audyt otwarcia opiera się na doborze obszarów, które obarczone są największym ryzykiem nieefektywności lub nieprawidłowości, przeglądzie różnych źródeł danych, obiektywnej ocenie zebranych informacji oraz przedstawieniu rekomendacji dotyczących działań następczych lub naprawczych.
Świadcząc usługi w zakresie audytów otwarcia angażujemy ekspertów na styku wielu specjalizacji. Zakres prac i skład zespołu projektowego dostosowujemy w zależności od charakterystyki działania organizacji oraz branży.
W pierwszym kroku zapoznajemy się ze specyfiką działania spółki i analizujemy wdrożone zasady ładu korporacyjnego oraz najważniejsze procesy biznesowe.
Następnie przechodzimy do szczegółowych analiz, w ramach których stosujemy m.in rozwiązania z zakresu analityki danych oraz informatyki śledczej w celu identyfikacji, zabezpieczenia i analizy danych z wielu źródeł.
Przeprowadzamy analizy transakcji, wykorzystując doświadczenie w prowadzeniu projektów w obszarze zarządzania ryzykiem nadużyć w celu identyfikacji potencjalnych symptomów nieprawidłowości w wydatkowaniu. Przeprowadzamy procedury z zakresu wywiadu gospodarczego w celu oceny ryzyka konfliktu interesów oraz analizy otoczenia biznesowego podmiotu.
Realizując usługi z zakresu audytów otwarcia wspieramy organy spółek w dochowaniu staranności działania. Dzięki przeprowadzonym usługom organizacje otrzymują szczegółowe informacje na temat działalności przedsiębiorstwa w kluczowych obszarach oraz zidentyfikowanych ryzykach i rekomendacjach.
