E-doręczenia, czyli elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Od 10 grudnia 2023 roku rozpocznie się w Polsce proces wdrażania systemu doręczeń elektronicznych, a podmioty publiczne jak i prywatne (m.in. przedsiębiorcy) będą zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Zaproponowane przez ustawodawcę rozwiązania w zakresie e-Doręczeń wydają się korzystne. Elektroniczna forma korespondencji powinna usprawnić wiele procesów, a co więcej będziemy mieć możliwość jej odebrania w każdym momencie.
Co to są e-Doręczenia?
Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronach rządowych e-Doręczenia to usługa, która będzie umożliwiała wysyłkę, odbiór jak i przechowywanie korespondencji online. Wiadomość wysłana z adresu do e-Doręczeń ma mieć taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.
Usługa e-Doręczeń została wprowadzona ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Mimo, iż ustawa obowiązuje już prawie od trzech lat, to dopiero w grudniu tego roku rozpocznie się proces wdrażania systemu doręczeń elektronicznych. Głównym celem ustawy o doręczeniach elektronicznych jest usprawnienie procesów administracyjnych jak i wdrożenie krajowego systemu doręczeń elektronicznych. Zgodnie z założeniami, korespondencja z podmiotami publicznymi ma być bezpłatna, natomiast z podmiotami prywatnymi może być odpłatna.
ZUS i PiP będą przesyłać korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń
Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje, że wszystkie podmiotu publiczne (urzędy) będą zobowiązane do korzystania z usługi e-Doręczeń. Termin na obowiązkowe korzystanie z doręczeń elektronicznych określił Minister Cyfryzacji w komunikacie z dnia 29 maja 2023 roku. Zgodnie z tym komunikatem, od dnia 10 grudnia 2023 roku rozpocznie się proces wdrażania rozwiązań technicznych umożliwiających realizację e-Doręczeń. Należy zwrócić uwagę na dość długi okres wdrożenia systemu e-Doręczeń – jest to prawie sześcioletni okres, podczas którego stopniowo kolejne podmioty będą obejmowane tym systemem. Poniżej przedstawiamy szczegółowy haromonogram wdrożenia:
|
PODMIOTY PUBLICZNE |
PODMIOTY NIEPUBLICZNE |
10 grudnia 2023 |
Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 Ustawy), Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 Ustawy), Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 Ustawy), Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 Ustawy), Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 Ustawy), |
Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza), Podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego od 10 grudnia 2023 roku (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 Ustawy). |
1 stycznia 2024 |
|
Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po 31 grudnia 2023 roku (art. 152 ust. 1 Ustawy), Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 stycznia 2023 roku, jeśli zmienią coś w CEIDG od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku (art. 152 ust. 2 Ustawy). |
10 marca 2024 |
|
Podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 roku (art. 151 ust. 1 Ustawy). |
1 stycznia 2025 |
Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 Ustawy). |
|
1 października 2026 |
|
Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku, jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 roku do dnia 30 września 2026 roku (art. 152 ust. 3 Ustawy). |
1 października 2029 |
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 Ustawy),
|
|
Pracodawco, od kiedy będą cię obowiązywały zasady e-Doręczeń?
Jak wynika z treści komunikatu oraz powyższej tabeli, każdy pracodawca będzie zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń i korzystania z usługi e-Doręczenia.
Jeśli jesteś nowym pracodawcą:
- w formie spółki (podmiotu zobowiązanego do wpisu do KRS) – to od 10 grudnia 2023 roku jak każdy nowy podmiot podlegający wpisowi do KRS będziesz zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych,
- w formie działalności gospodarczej (podmiotu zobowiązanego do wpisu do CEiDG) – to od 1 stycznia 2024 roku jak każdy nowy podmiot podlegający wpisowi do CEiDG będziesz zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.
Jeśli zaś jesteś pracodawcą już istniejącym:
- w formie spółki (podmiotu zobowiązanego do wpisu do KRS) – to od 10 marca 2024 roku jak każdy istniejący podmiot podlegający wpisowi do KRS będziesz zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych,
- w formie działalności gospodarczej (podmiotu zobowiązanego do wpisu do CEiDG) – to od 30 września 2024 lub 30 września 2026 roku (w zależności od składania wniosków o zmianę) jako istniejący podmiot podlegający wpisowi do CEiDG będziesz zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.
Jaka korespondencja będzie objęta systemem e-Doręczeń?
Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje, iż poniższy zakres korespondencji jest wyłączony spod Ustawy (a więc nie będzie miał do nich zastosowania system e-Doręczeń):
- korespondencja zawierająca informacje niejawne,
- korespondencja w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych,
- korespondencja w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym na podstawie ustawy z dnia 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz
- w przypadku gdy przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów.
e-Doręczenia tylko pomiędzy organami publicznymi czy też pracownikami?
Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych będą miały grupy podmiotów niepublicznych i publicznych określone w powyższej tabeli. Obywatele mają możliwość złożenia wniosku o adres do doręczeń elektronicznych, jednak jest to dobrowolne
