Zmiany są nieuniknione – typowa organizacja w przeciągu trzech lat przechodzi około pięciu ogólnofirmowych transformacji, a prawie 75% firm spodziewa się zwielokrotnienia inicjatyw prowadzących do poważnych zmian w ciągu kolejnych trzech lat [1]. Co sprawia, że niektóre organizacje przechodzą metamorfozy lepiej, niż inne? Dużą rolę odgrywa elastyczność organizacji, czyli zdolność do szybkiego reagowania i sprawnego przeprowadzania niezbędnych działań.

Czynniki definiujące elastyczną organizację

Bazą pozwalającą organizacji na efektywną adopcję zmian jest wypracowanie kultury optymalizacji, zakładającej ciągłe doskonalenie, otwartość na nowości i wymianę wiedzy. Metodologie zwinne, zbudowane w oparciu o powyższe priorytety, mają ugruntowaną pozycję w świecie IT i są coraz chętniej wykorzystywane także w innych branżach – szacunki KPMG wskazują, iż w okresie 2019-2022 liczba nieinformatycznych firm stosujących zwinne podejście wzrośnie o 220% [2].

Oprócz odpowiedniego nastawienia, warunkiem koniecznym elastyczności jest właściwe zaplecze technologiczne, oparte o rozwiązania niezawodne, automatyczne, łatwo rozszerzalne i konfigurowalne.

Jak zwiększyć elastyczność organizacji za pomocą RPA?

Od paru lat coraz większego znaczenia nabierają narzędzia RPA (ang. Robotic Process Automation), wspomagające zdolności adaptacyjne firm. RPA polega na tworzeniu programowych robotów, których cechą jest uniwersalność – dzięki umiejętności identyfikacji elementów interfejsu użytkownika, roboty mogą wykonywać czynności imitujące działanie człowieka, operując i przełączając się między różnymi aplikacjami.

Najczęściej wymieniane zalety RPA to wyręczanie pracowników z powtarzalnych zadań, możliwość pracy 24 godziny na dobę, wzrost wydajności czy zmniejszenie liczby popełnianych błędów. Z perspektywy elastyczności organizacji, robotyzacja RPA zapewnia powtarzalność kolejnych realizacji procesu biznesowego, a w przypadku jego modyfikacji – możliwość szybkiej adopcji zmian. Roboty standardowo wdraża się w przeciągu tygodni, co sprawia, że ich angażowanie może być opłacalne nawet w przypadku przejściowych procesów lub w sytuacjach, kiedy zmiana procesu biznesowego wymagałaby czasochłonnej i kosztownej modyfikacji wykorzystywanych systemów.

Niektórzy w RPA dopatrują się przełomu na miarę rewolucji przemysłowej. O ile takie stwierdzenia są trudno weryfikowalne bez odpowiedniej perspektywy czasowej, RPA z pewnością jest jedną z najdynamiczniej rozwijających się gałęzi przemysłu IT [3]

Jak się przygotować do wdrożenia RPA?

Zwiększenie elastyczności organizacji poprzez wdrożenie RPA wymaga pewnego wysiłku. Zatrudnienie efektywnych robotów udaje się tylko wtedy, gdy potrzebę robotyzacji dostrzegają zarówno pracodawcy, jak i pracownicy – to specjaliści biznesowi potrafią najskuteczniej identyfikować uciążliwe dla nich procesy, podczas gdy menedżerowie i zarząd stanowią nieocenioną pomoc w odpowiedniej ich priorytetyzacji. Na poziomie organizacji ważne jest rozwinięcie takich kompetencji, jak analityka biznesowa, optymalizacja procesów czy umiejętność sporządzania dokumentacji.

Początkowy nakład pracy związanej z wdrożeniem RPA potrafi jednak przynieść korzyści jeszcze przed uruchomieniem pierwszego robota – często już na pierwszych etapach dyskusji o wewnętrznych procesach, firmy mają okazję zweryfikować skuteczność dotychczas stosowanych rozwiązań.


Literatura

  1. Changing Change Management. An open-source approach, Gartner, 2019
  2. KPMG Global Agile Survey, KPMG, 2019
  3. Market Share Analysis: Robotic Process Automation for 2019, Gartner, 2020