System teleinformatyczny do zawierania umów o pracę

W Rządowym Centrum Legislacyjnym opublikowano projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie, który przewiduje utworzenie systemu teleinformatycznego, który ma umożliwiać sporządzenie określonego rodzaju umów o pracę, a także ich zawarcie oraz zarejestrowanie w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (zwanego dalej „Systemem pracodawcy”).

Projekt ustawy przewiduje, że obsługa w systemie teleinformatycznym będzie obejmowała:

1. zawarcie umowy,
2. zmianę umowy,
3. obliczenie wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi,
4. rozwiązanie umowy, a także
5. dokonywanie innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy przy użyciu systemu teleinformatycznego do obsługi umów (np. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę, ale również umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług, ale również wydanie świadectwa pracy oraz dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy).

Poniżej przedstawiamy najważniejsze, w naszej ocenie, założenia jakie przewiduje projekt ustawy.

Projekt ustawy przewiduje katalog podmiotów, którzy będą mogli korzystać z Systemu pracodawcy. 

Zgodnie z projektem ustawy, System pracodawcy ma umożliwiać obsługę:

1. umów o pracę (na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony),
2. umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług,
3. umów uaktywniających (umowa z nianią regulowana przepisami ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3) oraz
4. umów o pomocy przy zbiorach (umowa regulowana przepisami ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników).

System pracodawcy ma obsługiwać umowy wskazane powyżej, ponieważ w ocenie ustawodawcy, są to najpopularniejsze formy zatrudnienia. System pracodawcy ma przewidywać katalog gotowych wzorców umowy, a przygotowanie umowy ma polegać jedynie na wprowadzeniu do systemu konkretnych danych.

Warto również zauważyć, iż zgodnie z projektowanymi przepisami do zawarcia umowy będzie dochodziło z chwilą opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy (opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym ma wywoływać skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu). Zwracamy uwagę, iż zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami Kodeksu cywilnego dla ważności umowy zawartej elektronicznie wymagane jest podpisanie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Projekt ustawy przewiduje, iż w przypadku zawarcia umowy za pośrednictwem Systemu pracodawcy oświadczenie woli, wniosek oraz inne dokumenty dotyczące:

1. pracodawcy, zleceniodawcy, rodziców i rolnika są składane za pośrednictwem Systemu pracodawcy (w sposób obligatoryjny),
2. pracownika, zleceniobiorcy, niani i pomocnika rolnika mogą być składane za pośrednictwem Systemu pracodawcy (w sposób fakultatywny – co oznacza, iż mogą być również składane w postaci papierowej).

Projektowane przepisy przewidują, iż w przypadku otrzymania oświadczenia woli stron umowy, wniosku albo innych dokumentów, jak również dokonania zmiany danych, jakie znajdują się w Systemie pracodawcy, strony będą otrzymywać powiadomienie SMS na numer telefonu wskazany w Systemie oraz wiadomość na adres poczty elektronicznej podanej przez strony umowy do kontaktu.

Dodatkowo, zgodnie z projektowanymi przepisami, oświadczenie woli stron umowy, wnioski albo inne dokumenty będą uważane  odpowiednio za złożone albo doręczone:

1. w dniu potwierdzenia w Systemie pracodawcy odczytania zawiadomienia, lub
2. po upływie 14 dni od dnia przesłania SMS oraz wiadomości na adres poczty elektronicznej – w przypadku nieodczytania zawiadomienia w Systemie pracodawcy.

Jak wskazuje ustawodawca, projektowana ustawa przyczyni się do znacznego zmniejszenia obciążeń dla mikroprzedsiębiorców, rolników oraz osób fizycznych związanych z obowiązkami administracyjnymi przy powierzaniu pracy. Uwolni tym samym zasoby tych podmiotów, które będą mogły być przeznaczone - w przypadku mikroprzedsiębiorców oraz rolników - na prowadzenie zasadniczej działalności, a w przypadku osób fizycznych przyczyni się do zaoszczędzenia zasobów finansowych oraz czasu.

Zgodnie z projektem ustawy, przepisy mają wejść w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia. Należy zaznaczyć, iż powyższe informacje wynikają z pierwszego projektu ustawy, co oznacza, iż ostateczna treść przyjętych przepisów może różnić się od obecnie proponowanych. Będziemy na bieżąco informować o pracach związanych z tym projektem ustawy.