Zagadnienie oskładkowania diet i innych kosztów związanych z podróżami służbowymi wzbudza sporo wątpliwości i niejednokrotnie jest źródłem sporów z ZUS. W odpowiedzi z 8 kwietnia 2025 r. na interpelację poselską, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyjaśnia, kiedy wyjazdy pracowników mogą zostać zakwalifikowane jako podróże służbowe zwolnione ze składek.
Podróże służbowe a podstawa wymiaru składki ZUS
Zgodnie z obowiązującymi przepisami (art. 21 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w zw. z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe), diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika nie stanowią podstawy wymiaru składek. Zatem, jeżeli pracownik przebywa w podróży służbowej i otrzymuje z tego tytułu dietę, wypłaconej diety (w wysokości wynikającej z przepisów prawa), nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek. Niestety na tym tle niejednokrotnie dochodzi do sporów…
Kiedy wyjazd pracownika jest podróżą służbową? – czyli spór o wykładnię
Jedną z kompetencji ZUS jest kontrola podstawy wymiaru składek pracowników. W przypadku kontroli płatników składek, których pracownicy odbywają podróże służbowe, ZUS w szczególności weryfikuje, czy wyjazdy pracowników mogą zostać zakwalifikowane jako podróże służbowe.
Pojęcie podróży służbowej zostało zdefiniowane w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 77 5 § 1, za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy bądź stałe miejsce pracy pracownika.
Powyższa definicja niejednokrotnie jest jednak źródłem rozbieżności interpretacyjnych pomiędzy ZUS a płatnikami składek. Tym samym, w praktyce istnieje ryzyko zakwestionowania przez ZUS charakteru wyjazdów pracowniczych i w konsekwencji podwyższenia podstawy wymiaru składek w drodze decyzji, poprzez doliczenie do podstawy wymiaru składek kwot wypłaconych tytułem rzekomych diet.
Ministerstwo wyjaśnia…
Ten właśnie problem był przedmiotem interpelacji skierowanej do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w dniu 4 marca 2025 r. (interpelacja nr 8482). W ww. interpelacji zasygnalizowano potrzebę wprowadzenia zmian w Kodeksie pracy w celu usunięcia wątpliwości w zakresie interpretacji podróży służbowej. W odpowiedzi Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło kryteria kwalifikacji wyjazdów pracowniczych jako podróży służbowych zwolnionych ze składek.
Zdaniem Ministerstwa, podróż służbowa powinna spełniać następujące warunki:
- odbywać się poza obszarem miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika;
- posiadać charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały;
- jej formalną podstawę powinno stanowić polecenie wyjazdu służbowego skierowane przez pracodawcę;
- zadanie wykonywane w ramach podróży służbowej powinno być skonkretyzowane oraz ograniczone z góry określonym terminem realizacji;
- zadanie zlecone do wykonania w ramach podróży służbowej powinno różnić się od pracy, do wykonywania której pracownik zobowiązał się w umowie nawiązującej stosunek pracy.
Zatem samo wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy nie jest warunkiem wystarczającym do zakwalifikowania wyjazdu pracownika jako podróży służbowej. Pracownicy, których praca z istoty polega na przemieszczaniu się na pewnym obszarze, nie odbywają więc podroży służbowych. Ponadto za podróż służbową nie może być uznany wyjazd pracownika niemobilnego poza siedzibę pracodawcy w celu wykonywania zwykłych czynności pracowniczych.
Ministerstwo uspokaja - problem nie aż tak poważny, zmiany nie aż tak potrzebne…
Jak wskazało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zgodnie z danymi ZUS, wyniki kontroli w zakresie oskładkowania diet i innych kosztów związanych z podróżami służbowymi przeprowadzone w latach 2023-2024 nie wskazują na sugerowany w interpelacji wzrost liczby kontroli i znaczący ich odsetek w całości działań kontrolnych. Ministerstwo uspokaja, że liczba tych kontroli stanowi zaledwie 0,5% liczby wszystkich przeprowadzonych kontroli. Jednocześnie Ministerstwo zakomunikowało, że obecnie nie są prowadzone prace legislacyjne zmierzające do zmiany przepisów w zakresie podróży służbowych pracowników.
