Zmiany w prawie pracy – praca zdalna w znowelizowanym Kodeksie Pracy

Jednym z głównych założeń projektowanych zmian w Kodeksie pracy jest zastąpienie obecnie obowiązujących przepisów o telepracy ujednoliconą instytucją pracy zdalnej.

W rozumieniu przedstawionego projektu ustawy, praca zdalna będzie polegała na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Dodatkową zmianą w przedstawionym projekcie jest także obowiązek uwzględniania przez pracodawcę wniosków o pracę zdalną poszczególnych grup pracowników, w sytuacji gdy będzie to możliwe ze względu na organizację i rodzaj wykonywanej pracy. Uprawnieniem tym objęci zostali w szczególności rodzice dzieci w wieku do lat 4 oraz kobiety w ciąży.

Projekt ustawy zakłada konieczność uregulowania zasad wykonywania pracy zdalnej za pomocą:

a)     porozumienia zawieranego pomiędzy pracodawcą i zakładową organizacją związkową,

b)     regulaminu ustalonego przez pracodawcę – przy czym rozwiązanie to będzie miało zastosowanie w przypadku, gdy:

• w terminie 30 dni nie dojdzie do zawarcia porozumienia pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową
• u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa (w takiej sytuacji regulamin powinien zostać wprowadzony po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Istotnym założeniem projektu pozostaje również fakt, że zarówno pracownik, jak i pracodawca będą mieli możliwość jednostronnego wycofania polecenia pracy zdalnej, z co najmniej jednodniowym uprzedzeniem, przy czym należy mieć na uwadze, że tylko pracodawca będzie dysponował uprawnieniem jednostronnego polecenia pracy zdalnej w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Skorzystanie przez pracodawcę z powyższych uprawnień możliwe będzie po spełnieniu przez pracownika warunku polegającego na złożeniu do pracodawcy oświadczenia o możliwościach lokalowych i technicznych pozwalających na wykonywanie pracy zdalnej.

Projekt ustawy reguluje również obowiązki pracodawcy względem pracownika wykonującego pracę zdalną w zakresie zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, zapewnienia instalacja, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej Stronom stosunku pracy przyznane zostaną uprawnienia do ustalenia zasad wykorzystywania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy i materiałów do wykonywania pracy zdalnej. W związku z tym możliwe będzie zastąpienie obowiązku zapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi wypłatą przez niego ryczałtu lub ekwiwalentu.

Jeśli omawiane przepisy wejdą w życie w niezmienionym kształcie, pracodawca będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, między innymi w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrola będzie przeprowadzana w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika oraz w porozumieniu z pracownikiem. 

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy wprowadza także nieznaną dotychczas instytucję, tzw. okazjonalnej pracy zdalnej, której wymiar będzie wynosił maksymalnie 24 dni w danym roku kalendarzowym. Pracownik będzie mógł wnioskować o takie uprawnienie w formie pisemnej lub elektronicznej.

Skorzystanie z instytucji okazjonalnej pracy zdalnej zwalnia pracodawcę z obowiązku regulowania zasad jej wykonywania w przepisach wewnątrzzakładowych, a także m.in. pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, w tym zapewnienia odpowiednich narzędzi. Niezależnie jednak od powyższego, okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej nie wpłynie negatywnie na możliwość kontroli przez pracodawcę wykonywania pracy zdalnej, przy uwzględnieniu, że zasady jej przeprowadzenia muszą zostać uzgodnione wcześniej z pracownikiem.

Pragniemy zaznaczyć, iż propozycja powyższych rozwiązań znajdujących się w projekcie ustawy nie ma charakteru ostatecznego. Są to wstępne założenia, które mogą ulec modyfikacjom w toku procesu legislacyjnego.

Będziemy na bieżąco informować Państwa o pracach związanych z wprowadzeniem omawianych przepisów do Kodeksu pracy.

Autorki: Renata Kulpa, Paulina Ryndak