ソフトウェア資産管理

社内で保有しているライセンス数の合計は、必ずしも現在利用しているそれと一致しているわけではありません。高スペックなシステムのリプレイスやクラウドへの移行など、イベントの発生タイミングで利用数は都度変化します。棚卸を実施することで、保有数と利用数を可視化し、またそれらを突合することで遊休資産を把握することができます。

多くのライセンスは永久使用権のため、保有総数と利用数の差は遊休資産となり、社内でのリサイクルが可能になります。ライセンスの購入から廃棄までのサイクルを、新規システムの導入、変更、廃棄の各イベントとを併せて管理すれば、都度での実利用数を最新化することができます。また、認識している利用数と実態のかい離を防ぎ、無駄なコストの発生を防ぐことも可能です。

各部署で必要なライセンスを特定の部署がとりまとめ購買するルールにすることで、社内で保有しているライセンスを網羅的に把握することができます。また、ソフトウェアによっては、部署単位で個別に購入するよりも会社単位で購入する方がコスト面で有利となるケースも多くみられます。

ライセンスを利用する権利を主張する最も有力な根拠は「ライセンス証書」です。証書の形態は電子媒体、紙媒体などソフトウェアメーカーによってさまざまであり入手するタイミングも異なります。ライセンス証書がなければ、ライセンス監査で権利を主張することは難しくなるため、不足として買い直しを求められるケースもあります。ライセンス証書を社内で一元管理し、また、証書の保管手続きを購買手続きの流れに組み込むことで、無駄なソフトウェアコストの発生を避け、利用権の主張を担保できます。

購買ルートの一本化と同様に、無形固定資産であるライセンスの管理を特定の部署で行うことが望ましいでしょう。しかし、例えば製薬会社の研究部門と、営業、経理部門では業務内容が大きく異なるのと同様に、使用するソフトウェアも大きく異なります。このように業務内容が大きく異なる部門は独立して管理することで逆に管理が容易になることもあります。

ソフトウェアを「保有している資産」と「実際に利用している資産」という2つの視点で整理をしていきます。このずれが、ライセンス不足であったり、遊休資産になります。この整理によって、過剰な保守契約を特定できたり、活用可能な遊休資産の特定ができることになります。

一時的な棚卸しでは時間の経過とともに台帳が陳腐化していきます。したがって、ソフトウェアのライフサイクルを包含した業務プロセスとして各種手続きの見直しを行い、継続的な管理体制を構築していきます。ソフトウェアの調達やシステム構成変更・廃棄だけでなく、人事異動や組織変更といったビジネス上のイベントも考慮した、包括的な管理を実現します。

ソフトウェアメーカーは、収益改善を図るべく各社独自のライセンス監査プログラムを展開しています。また、自社のコンプライアンスを徹底するため、ソフトウェアライセンスに関する内部監査を実施する企業も珍しくない状況です。KPMGでは、ベンダー監査を実施してきたノウハウを活かして、内部監査の実施支援やソフトウェア資産の棚卸し支援を提供いたします。

一定以上の資産規模となるとスプレッドシートを活用した簡易ツールでは、正確性を維持するのは困難になっていきます。KPMGでは、ライセンス管理を適正かつ効率的に実施できるツールの紹介や導入支援を提供いたします。

IT予算におけるソフトウェア費用は、決して小さくありません。例えば、毎年発生するソフトウェア保守契約の見直しをすることで、ランニング費用を抑えられる可能性があります。例えば、契約条件の見直し、未使用ライセンスに対する保守契約の停止、搭載マシンのCPU割り当ての見直し、ユーザライセンスの利用実態に即した割り当ての見直し等、各社の改善ポイントを見極め、最適化を図ります。

セキュリティ対策の一環として、新しい種類のソフトウェアの導入時における脆弱性の確認や具体的な対策支援を提供いたします。また、どのマシンにどのようなソフトウェアが導入されているか、パッチはどこまで適用されているかをモニタリングできる環境整備を支援します。