Abschlussbericht von unternehmensinterner Ermittlung

Die Klägerin hat zwar keinen Anspruch auf eine Kopie des gesamten Untersuchungsberichts, ihr Verlangen nach Einsicht in den Untersuchungsbericht – gestützt auf arbeitsrechtliche Vorschriften – wurde vom LAG München allerdings positiv beschieden. Arbeitnehmer und leitende Angestellte haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen, und zu dieser zähle auch der Abschlussbericht einer sie betreffenden internen Untersuchung. Wenn durch die Einsicht der Ermittlungserfolg gefährdet werden könnte, ist es laut LAG grundsätzlich möglich, diese zu verweigern. Das kam hier jedoch nicht in Betracht, da die Untersuchungen abgeschlossen waren. Das Einsichtsrecht bestehe aber nur hinsichtlich des finalen Berichts; die in der Vorabfassung enthaltenen rechtlichen Ausführungen gehörten nicht zur Personalakte.

Zudem dürften Arbeitgeber keine Daten von Hinweisgebenden und Zeug:innen weitergeben, die Rückschlüsse auf deren Identität zulassen, wenn diesen zuvor Anonymität zugesichert wurde. Dem Arbeitgeber obliege es daher, die betreffenden Stellen noch vor der Einsichtnahme unkenntlich zu machen, um den Schutz der berechtigten Interessen Dritter sicherzustellen

Das Urteil ist sowohl für Betroffene unternehmensinterner Untersuchungen von Bedeutung als auch für Unternehmen, die eine solche Untersuchung in Auftrag geben, und für die durchführenden in- oder externen ermittelnden Personen.

Bedeutung für die auftraggebenden Unternehmen:

• Unternehmen bleiben im Hinblick auf Untersuchungsberichte Verantwortliche im Sinne der DSGVO, auch wenn sie externe Ermittler beauftragen.
• Sie müssen Betroffenen nach Abschluss der Untersuchung Zugang zu den sie betreffenden personenbezogenen Daten ermöglichen, aber keine vollständige – und erst recht nicht ungeschwärzte – Berichtskopie herausgeben.
• Weitergehende Bereitstellungsverlangen müssen nur erfüllt werden, wenn der Betroffene konkret dargelegt und nachvollziehbar begründet hat, weshalb die Kopie zusätzlicher Berichtsteile zur Ausübung seiner DSGVO-Rechte unerlässlich sein soll – was laut LAG München regelmäßig nicht der Fall ist.
• Nach Abschluss der Ermittlungen können Betroffene zudem Einsicht in einen sie betreffenden Untersuchungsbericht verlangen, da dieser zur Personalakte zählt.
• Eine Verweigerung der Einsicht zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen ist nicht möglich.
• Vor der Einsicht müssen alle Informationen entfernt, geschwärzt oder anderweitig anonymisiert werden, die Rückschlüsse auf Hinweisgebende und Zeug:innen zulassen, denen Anonymität zugesichert wurde.
• Betriebliche Datenschutzbeauftragte sollten in Fragen der Datenbereitstellung und Anonymisierung aktiv eingebunden werden, um Risiken zu reduzieren.
• Solange die Ermittlungen andauern, kann das Einsichtsrecht eingeschränkt sein, sofern dadurch der Untersuchungserfolg gefährdet wäre – beispielsweise durch eine zu befürchtende Zeugenbeeinflussung oder Beweisunterdrückung.

Bedeutung für beauftragte Ermittelnde:

• Berichte sollten so erstellt werden, dass personenbezogene Informationen klar erkennbar und abtrennbar sind und nicht-personenbezogene Aussagen getrennt dargestellt werden.
• Mehrrelationale Daten sollten in Berichten bestmöglich vermieden werden, insbesondere solche, bei denen Informationen über Verdächtige untrennbar mit zu schützenden Informationen über Zeug:innen oder Hinweisgebende verknüpft werden.
• Rechtliche Bewertungen, Mandantenhinweise oder Ausführungen zu möglichen Prozessstrategien sollten in separaten Dokumenten oder einer gesonderten Berichtsfassung gehalten werden, da sie nicht Teil der Personalakte sind.
• Dies gilt auch für sonstige Informationen, von denen die von der Untersuchung betroffenen Personen – auch nach Abschluss der Ermittlungen – keine Kenntnis haben sollen; Ermittelnde sollten sich diesbezüglich rechtzeitig mit dem Auftraggeber zur konkreten Form der Dokumentation und Berichterstattung abstimmen.
• Auftragnehmer sollten Unternehmen darauf hinweisen, dass diese für das Anonymisieren und Schwärzen vor der Einsicht verantwortlich sind.