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      Wie die Deutsche Börse ihr Vertragsmanagement modernisiert und eine einheitliche, transparente Systemlandschaft geschaffen hat. Historisch gewachsene, dezentrale Prozesse und geringe Standardisierung führten zu hohem administrativem Aufwand, erschwerter Steuerung und erhöhten Risiken im Umgang mit regulatorischen Anforderungen. Ziel war es, diese Strukturen zu vereinheitlichen, klare Verantwortlichkeiten zu etablieren und eine durchgängig digitale, revisionssichere Lösung zu schaffen, die bereichsübergreifend funktioniert und den steigenden Compliance-Anforderungen gerecht wird. 

      Gemeinsam mit der Deutschen Börse hat KPMG eine zentrale Vertragsmanagementplattform konzipiert und umgesetzt, die Prozesse standardisiert, Transparenz schafft und die Zusammenarbeit nachhaltig verbessert. Durch die strukturierte Analyse bestehender Schwachstellen, die Definition klarer Zielprozesse sowie die enge Verzahnung von fachlichem Design, Technologie und Change entstand eine Lösung mit hoher Akzeptanz im Arbeitsalltag. Das Ergebnis: standardisierte, rollenbasierte Workflows, deutlich höhere Effizienz und eine Plattform, die bereits heute von über 600 Mitarbeitenden regelmäßig genutzt wird.

      Mandant
      Deutsche Börse

      Branche
      Finanzbranche

      Projektziel
      Modernisierung der Vertragsmanagementprozesse

      Performance, die zählt. Mehrwert, der bleibt.

      600+

      Mitarbeitern der Gruppe Deutsche Börse nutzen jeden Monat das Vertragsmanagement.


      3000+

      Verträge In 2025 verhandelt und abgeschlossen

      170.000

      Dokumente migriert und acht bestehende Systeme integriert


      Der Weg der Kundentransformation

      Die Deutsche Börse stand vor der Aufgabe, historisch gewachsene Vertragsmanagementprozesse zu modernisieren. Die bestehenden Abläufe waren dezentral organisiert, wenig standardisiert und durch informelle Vorgehensweisen geprägt. Dadurch entstanden hoher administrativer Aufwand, schwierige Recherche‑ und Kontrollmöglichkeiten sowie erhöhte Risiken in Bezug auf regulatorische Vorgaben und Compliance.

      In einem Umfeld, das von strengen gesetzlichen Anforderungen, hohen Sicherheitsstandards und revisionssicheren Prozessen geprägt ist, stellte sich der Mangel an Transparenz eine zentrale Schwachstelle dar. Ziel des Kunden war es daher, Prozesse zu vereinheitlichen, Risiken zu reduzieren und die digitale Zusammenarbeit über alle Standorte hinweg zu stärken. Grundlage hierfür sollte eine einheitliche Plattform sein, die Transparenz schafft, Abläufe automatisiert und klare Verantwortlichkeiten verankert.

      Unser Beitrag: Digitale Weiterentwicklung des Vertragsmanagements

      Durch eine strukturierte Analyse und ein detailliertes Vergleichsmodell konnten mit unserer Hilfe Schwachstellen präzise identifiziert und konkrete Handlungsschritte definiert werden. Diese methodische Vorgehensweise, kombiniert mit fundiertem Branchenwissen und langjähriger Erfahrung im Vertragsmanagement, überzeugte den Kunden. Ein weiterer Vorteil war die enge Zusammenarbeit mit einem Technologieanbieter und die nachgewiesene Kompetenz bei der Einführung komplexer Vertragsmanagementlösungen.

      Die Umsetzung folgte einem festen Projektaufbau mit klar verteilten Verantwortlichkeiten: Wir übernahmen das funktionale Design und das Projektmanagement, die Deutsche Börse koordinierte das interne Projektmanagement und die organisatorische Vorbereitung, und der Technologiepartner verantwortete Integration, Migration und Konfiguration der Plattform. 

      Phasenorientierte Einführung der neuen Lösung

      Das Projekt wurde in zwei Hauptphasen umgesetzt, die jeweils Initialisierung und Konzeption, Konfiguration, Einführung sowie Betrieb und Monitoring umfassten.

      In der Konzeptionsphase wurden Anforderungen definiert, priorisiert und in einer Testumgebung abgestimmt. Anschließend wurde die Plattform konfiguriert, getestet und für die Abnahme vorbereitet. Parallel entwickelten wir eine rollenbasierte Schulungsstrategie und bereiteten die Trainingsunterlagen vor.

      Stabiler Übergang in den Betrieb

      Während der Einführungsphase erfolgten Generalprobe, Betriebsfreigabe und Schulungen nach dem „Train‑the‑Trainer“-Prinzip. Beim Produktivstart unterstützten gezielte Kommunikationsmaßnahmen und ein Feedback‑Kanal für Anwender. In der Beobachtungsphase wurde der Betrieb stabilisiert, Rückblicke durchgeführt und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess angestoßen.

      Diese strukturierte Vorgehensweise stellte sicher, dass das Projekt nicht nur technisch erfolgreich umgesetzt wurde, sondern auch organisatorisch dauerhaft verankert ist – mit klaren Verantwortlichkeiten, hoher Akzeptanz bei den Anwendern und messbarer Betriebssicherheit.

      Gemeinsam mit dem Technologieanbieter wurde ein zentrales Vertragsmanagementsystem eingeführt, das die dezentralen Strukturen der Vergangenheit ablöst. Alle Verträge wurden in einer zentralen Datenbank zusammengeführt, rund 170.000 Dokumente migriert und acht bestehende Systeme integriert. Standardisierte, rollenbasierte Workflows schaffen heute klare Zuständigkeiten und effiziente Abläufe.

      Das System ist fest im Arbeitsalltag verankert: Monatlich nutzen über 600 Mitarbeitende der Gruppe Deutsche Börse Group die Plattform. Allein im Jahr 2025 wurden mehr als 3.000 Verträge verhandelt und abgeschlossen, darunter rund 500 DORA‑relevante Verträge. 

      Höhere Effizienz, mehr Compliance und eine bessere Zusammenarbeit

      Automatisierte Vertragserstellung und eine zentrale Bibliothek für Klauseln und Vorlagen reduzieren manuelle Schritte spürbar und beschleunigen die Bearbeitung. Ein übersichtliches Reporting verbessert die Transparenz und unterstützt das Einhalten regulatorischer Vorgaben. Durch gezielte Schulungen wurden die Anwender auf die neuen Prozesse vorbereitet und der Übergang erleichtert.

      Insgesamt erzielte die Deutsche Börse eine höhere Effizienz, mehr Compliance und eine bessere Zusammenarbeit über alle Bereiche hinweg.

      Ganzheitliche Vertragsmanagementberatung und Softwarelösung
      Mit Unterstützung von KPMG haben wir unser Vertragsmanagement an die aktuellen regulatorischen Anforderungen angepasst, deutlich effizienter gestaltet und mit moderner Technologie umgesetzt.

      Marc Becker

      Director - Project Manager

      Deutsche Börse Group


      Wie Vertragsmanagement Werte schafft

      Wie Vertragsmanagement vom Verwaltungsakt zur strategischen Funktion für Effizienz, Wachstum und Resilienz wird.

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      Die Mitarbeitenden von KPMG können den Unterschied auf Ihrer Transformationsreise ausmachen, denn wenn man Technologie in die richtigen Hände legt, kann Großes entstehen.

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