Ajudar a transformar a gestão das aquisições do setor público na era da IA

Para muitos governos, satisfazer as necessidades da administração pública e satisfazer as necessidades dos cidadãos e das empresas é essencial para garantir que o processo de aquisição é eficiente, justo e transparente.

O departamento de contratação pública de uma entidade governamental numa região europeia baseava-se em processos manuais e em dados não estruturados para a tomada de decisões. Tendo em conta o volume envolvido, tal conduziu a complexidades e ineficiências significativas na gestão do ciclo de contratação. Além disso, a falta de um sistema de informação unificado dificultava a análise, comparação e interpretação eficaz dos dados de aquisição.

A empresa precisava de uma abordagem que recolhesse, consolidasse e normalizasse sistematicamente as suas necessidades de aquisição, otimizasse a gestão de concursos e apoiasse as suas decisões de planeamento.

A KPMG em Itália utilizou uma abordagem metódica para compreender a base de conhecimento existente nos departamentos de compras, incluindo fontes de dados, práticas de armazenamento e sistemas de gestão de informações. A IA generativa foi então implementada para organizar as informações do departamento de uma forma mais estruturada e implementada com base em duas provas de conceito utilizando os serviços Microsoft Azure Search e OpenAI para simplificar a extração de informações do departamento.

A primeira prova de conceito centrou-se num protótipo de um Catálogo de Dispositivos Médicos que analisava documentos de concursos, associando-os a informações adicionais na fase de execução e consumo. Isto levou a uma organização mais simplificada do conhecimento do produto que podia ser identificado e recuperado utilizando um único sistema.

A segunda prova de conceito foi o desenvolvimento de uma ferramenta de categorização de fornecedores, em que as informações sobre interações passadas proporcionaram à equipa de compras uma compreensão mais profunda do desempenho e da competitividade dos seus fornecedores.

A equipa de procurement do cliente têm agora um maior apoio no ciclo de compras, e o processo de gestão de concursos foi otimizado com um melhor acesso e recuperação de informações críticas. Com um processo mais simplificado e uma base de dados unificada, a equipa de procurement aumentou a sua capacidade de analisar, comparar e interpretar dados a nível local e central. O sistema de informação único está a fornecer-lhes a inteligência empresarial necessária para um planeamento crucial.