Od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy będą obowiązani do wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Nasi doradcy pomogą Państwu właściwie przygotować się do nowych wymogów e-Faktury oraz zapewnią wsparcie merytoryczne na wszystkich etapach implementacji e-Fakturowania.
Czym są faktury ustrukturyzowane (e-Faktury) i dlaczego to takie ważne?
E-Faktury (faktury ustrukturyzowane wystawiane za pośrednictwem KSeF) funkcjonują w obiegu prawnym od 1 stycznia 2022 r. Aktualnie fakturowanie za pośrednictwem KSeF jest dobrowolne – podatnicy mogą, lecz nie mają obowiązku wystawiania faktur w tej formie, natomiast docelowo KSeF będzie obowiązkowy. Zgodnie z najświeższym projektem ustawy zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z dnia 25 kwietnia 2024 r., e-Fakturownie będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce od 1 lutego 2026 r.
Z zapowiedzi Ministerstwa Finansów wynika jednakże, że finalnie obowiązkowy KSeF będzie wdrożony fazowo:
- od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł.
- od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich innych podatników VAT.
Główne założenia działania KSeF
- Faktury ustrukturyzowane to faktury, które są wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten służy do wystawiania, odbioru oraz przechowywania faktur.
- Faktury ustrukturyzowane mają być wystawiane w jednolitym formacie xml, w oparciu o strukturę logiczną, udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
- Zakres danych raportowanych w ramach nowej formy faktury jest bardzo szeroki i obejmuje wiele dodatkowych elementów, innych niż w standardowej fakturze.
- Zgodnie z rozwiązaniem przewidzianym przez Ministerstwo Finansów, e-Faktury mają być przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez wykorzystanie stosownych API – w celu skomunikowania się z Krajowym Systemem e-Faktur.
- Po przesłaniu faktury do KSeF, system weryfikuje jej zgodność ze strukturą logiczną e-Faktury i po pozytywnej weryfikacji przydziela tej fakturze numer identyfikujący ją w systemie. Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, po przejściu pozytywnej weryfikacji w systemie, jest data jej przesłania przez wystawcę faktury do KSeF. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF jest ona również uznawana za otrzymaną przez odbiorcę.
Wyzwania firm związane z KSeF
Wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF będzie wymagało integracji systemów księgowych i fakturowych z KSeF.
Podatnicy w tym celu będą musieli przygotować oraz zaimplementować stosowne rozwiązania IT.
E-Faktury mogą również istotnie zmienić procesy biznesowe
oraz obieg dokumentów funkcjonujących w organizacji.
Zwracamy również uwagę na aspekt podatkowy wdrożenia KSeF.
Obowiązkowe wdrożenie e-Fakturowania spowoduje, że od 1 lutego 2026 r. organy podatkowe będą miały wgląd w bardzo szczegółowe dane transakcji na bieżąco – w momencie wystawienia faktury. Dlatego też istotne jest aby dane przekazywane w ramach e-Faktur były merytoryczne poprawnie, zgodne z przepisami ustawy o VAT.
Wsparcie KPMG w ramach wdrożenia w firmie e-Faktur
Nasi doradcy podatkowi zapewnią wsparcie merytoryczne podczas całego procesu wdrażania e-Faktur:
- przedstawią główne założenia obiegu faktur w KSeF oraz szczegółowy zakres danych wymaganych w ramach struktury e-Faktury ze wskazaniem ich obligatoryjności/opcjonalności;
- dokonają przeglądu faktur oraz ich aktualnego obiegu w świetle wymagań stawianych przez schemę e-Faktury oraz KSeF;
- zidentyfikują typy transakcji, które powinny być objęte systemem e-Fakturowania;
- wskażą rekomendacje odnośnie zmian koniecznych do wprowadzenia w istniejącym procesie fakturowania w celu spełnienia struktury logicznej e-Faktury oraz obiegu faktur przez KSeF;
- zapewnią wsparcie przy mapowaniu oraz interpretacji danych niezbędnych do aktualnej struktury logicznej e-Faktury;
- zapewnią wparcie powdrożeniowe - sprawdzą czy zastosowane rozwiązanie dla e-Faktur zostało zaimplementowane prawidłowo;
- dostosują istniejące procedury podatkowe w Spółce regulujące obieg e-Faktur oraz wpływ e-Faktur na rozliczenia VAT.
W zależności od Państwa potrzeb, dedykowany dział KPMG specjalizujący się w rozwiązaniach IT dla podatków może zapewnić wsparcie techniczne oraz wdrożenie stosownego rozwiązania IT w Państwa systemie finansowym.
Nasze usługi zawsze dopasowujemy do Państwa potrzeb – jesteśmy w stanie również wesprzeć Państwa wewnętrzny dział IT lub też zewnętrznego dostawcę IT w procesie wdrożenia e-Faktur.
Wyślij zapytanie ofertowe
Dowiedz się więcej, o tym w jaki sposób wiedza i technologia KPMG mogą pomóc Tobie i Twojej firmie.
Kliknij, aby rozpocząć
