Tax Alert: Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur jest już pewne

27 sierpnia 2025 r. Prezydent podpisał ustawę nowelizującą ustawę o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Ustawa KSeF). Nowe przepisy – z pewnymi wyjątkami – wejdą w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

Szczegóły dotyczące wprowadzanych zmian zostały przez nas omówione w Tax Alercie (Tax Alert: Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur coraz bliżej) na etapie projektu ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF. Niemniej jednak, w celu aktualizacji, poniżej przedstawiamy najważniejsze regulacje Ustawy KSeF przyjęte w ich ostatecznym kształcie. 

Ustawa wprowadza obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT) w dwóch głównych etapach, z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem);
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo (podatnicy, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Ponadto ustawa zakłada wprowadzenie na stałe (bezterminowo) trybu „offline24”, tj. wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF i wprowadzania ich do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego. Co istotne, datą wystawienia takiej faktury będzie data wskazana przez podatnika w treści faktury (w polu P_1). 

Dodatkowo nowe przepisy wprowadzają możliwość wystawiania faktur z załącznikami (w przypadku transakcji o złożonej strukturze danych dotyczących jednostek miary, ilości towarów lub cen jednostkowych). Rozwiązanie to będzie dostępne wyłącznie po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia do Szefa KAS.

Ponadto ustawa zakłada:

• możliwość wystawienia faktur VAT RR dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych w systemie od 1 kwietnia 2026 r.;
• odroczenie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności - MPP) do końca 2026 r.;
• rozszerzenie katalogu podmiotów, którym można przekazywać faktury poza KSeF – w ww. katalogu znalazły się osoby fizyczne nieprowadzące działalności oraz podmioty nieposiadające numerów identyfikacyjnych;
• odroczenie nakładania kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF do końca 2026 r.;
• utrzymanie możliwości wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca 2026 r.;
• uregulowanie zagadnienia dotyczącego faktur konsumenckich przez dopuszczenie możliwości ich wystawiania w KSeF;
• wprowadzenie uproszczenia rozliczania faktur korygujących wystawianych przez KSeF;
• nowe obowiązki dla nabywców towarów i usług – tzw. samoidentyfikację nabywców (nabywca faktury ustrukturyzowanej będzie zobowiązany do podania numeru VAT – gdy będzie zarejestrowany na potrzeby VAT, numeru NIP – gdy nie będzie zarejestrowany na potrzeby VAT (w tym będzie zwolniony) i jeżeli dokona zakupów na potrzeby działalności gospodarczej i będzie posiadał ten numer).

Chociaż nowy system zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. (duzi podatnicy) i od 1 kwietnia 2026 r. (pozostali podatnicy), to przypominamy, że już zbliżają się etapy wdrażania obowiązkowego KSeF:

• 30 września 2025 r. – możliwość testowania interfejsu programistycznego (API) z KSeF 2.0 (czyli wersji udostępnionej do użytkowania od 1 lutego 2026 r.) w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy;
• listopad 2025 r.: 
  • udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
    Faktury wystawione w środowisku testowym KSeF 2.0 (interfejs API i Aplikacji Podatnika KSeF) nie będą wywoływały skutków prawnych,
  • udostępnienie certyfikatów – przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury. Certyfikaty pozwolą na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24” w okresie obligatoryjnego KSeF;
• 1 stycznia 2026 r. – zgłoszenie o zamiarze korzystania z faktur z załącznikami;
• 1 lutego 2026 r. – wprowadzenie produkcyjnej wersji systemu pozwalającej na wystawienie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym.

Nowelizacja wprowadza rewolucyjne zmiany w fakturowaniu, zobowiązując podatników do zmiany procesu fakturowania, tj. przejścia z dotychczasowych faktur na e-fakturowanie. Obowiązek wdrożenia KSeF wiąże się z koniecznością wprowadzenia przez podatników szeregu zmian – od samego procesu fakturowania, aż po wewnętrzne procedury i zewnętrzne relacje z kontrahentami. Pierwszy etap wdrożenia KSeF rozpocznie się już 1 lutego 2026 r., a zatem większość przedsiębiorców powinna jak najszybciej rozpocząć prace wdrożeniowe, w szczególności przeanalizować dane, zaktualizować procesy wewnętrzne i zewnętrzne oraz opracować harmonogram wdrożenia.

Zespół KPMG może udzielić Państwu wsparcia na każdym etapie wdrożenia: od udzielenia praktycznych wskazówek oraz odpowiedzi na wszelkie pytania i wątpliwości, aż po asystę przy wdrożeniu i doraźne wsparcie już po zakończeniu procedury wdrożeniowej.

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, zachęcamy do kontaktu.