Tax Alert: Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur coraz bliżej

11 kwietnia 2025 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) opublikowano najnowszy projekt ustawy nowelizującej ustawę o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Ustawa KSeF). Jednocześnie Ministerstwo Finansów przedstawiło zaktualizowany plan wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. 

W najnowszym projekcie Ministerstwo Finansów potwierdza wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT) w dwóch głównych etapach, z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem);
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Istotną zmianą zaproponowaną w projekcie jest wprowadzenie na stałe (bezterminowo) trybu „offline24”, tj. wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF i wprowadzania ich do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego. Co istotne, datą wystawienia takiej faktury będzie data wskazana przez podatnika w treści faktury (w polu P_1).

Dodatkowo, ujednolicona została data wystawienia faktur w KSeF - zawsze, bez względu na to czy faktura będzie wystawiona w trybie online, czy w trybie offline24, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę (tj. w polu P_1).

Ponadto projekt zakłada:

• możliwość wystawienia faktur VAT RR dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych w systemie od 1 kwietnia 2026 r.;
• odroczenie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)) do końca 2026 r.;
• odroczenie nakładania kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF do końca 2026 r.;
• utrzymanie możliwości wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca 2026 r.;
• weryfikację progu warunkującego moment wejścia w obowiązkowy KSeF na podstawie sprzedaży z 2024 r. (a nie – jak wcześniej planowano – z 2025 r.);
• uregulowanie zagadnienia dotyczącego faktur konsumenckich przez dopuszczenie możliwości ich wystawiania w KSeF;
• możliwość dodania załącznika do e-faktury (załącznik będzie stanowił integralną część dokumentu sprzedaży, a jego treść będzie ustrukturyzowana i opisana w strukturze logicznej FA(3)).

Jednocześnie Ministerstwo Finansów przedstawiło etapy wdrażania obowiązkowego KSeF:

• czerwiec 2025 r. – udostępnienie informacji dotyczącej nowej wersji systemu, tzw. KSeF 2.0, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r. w postaci: (i) struktury logicznej FA(3), czyli wzoru faktury ustrukturyzowanej (tzw. schemy) oraz (ii) dokumentacji interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania interfejsowego tzw. KSeF 2.0;
• 30 września 2025 r. – możliwość testowania interfejsu programistycznego (API) z KSeF 2.0 (czyli wersji udostępnionej do użytkowania od 1 lutego 2026 r.) w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy;
• listopad 2025 r.:
  • udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Faktury wystawione w środowisku testowym KSeF 2.0 (interfejs API i Aplikacji Podatnika KSeF) nie będą wywoływały skutków prawnych,
  • udostępnienie certyfikatów – przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury. Certyfikaty pozwolą na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24” w okresie obligatoryjnego KSeF;
• 1 lutego 2026 r. – wprowadzenie produkcyjnej wersji systemu pozwalającej na wystawienie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym;
• 1 lutego 2026 r. – wprowadzenie obligatoryjnego KSeF (etap I – duży podatnicy);
• 1 kwietnia 2026 r. – wprowadzenie obligatoryjnego KSeF (etap II – pozostali podatnicy).

Ministerstwo Finansów zachęca przedsiębiorców do zgłaszania uwag i opinii do projektu. Uwagi i opinie mogą być zgłaszane do 25 kwietnia 2025 r. drogą mailową na adres e-mail: sekretariat.PT@mf.gov.pl

Obowiązek wdrożenia KSeF wiąże się z koniecznością wprowadzenia przez podatników szeregu zmian. Pierwszy etap wdrożenia KSeF rozpocznie się już 1 lutego 2026 r., a zatem większość przedsiębiorców powinna jak najszybciej rozpocząć prace wdrożeniowe.

Zespół KPMG może udzielić Państwu wsparcia na każdym etapie wdrożenia – od odpowiedzi na wszelkie pytania i wątpliwości, aż poprzez asystę przy wdrożeniu i doraźne wsparcie już po zakończeniu procedury wdrożeniowej.

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, zachęcamy do kontaktu.