Nowe zasady obliczania stażu pracy

1 stycznia 2026 r. w życie wejdą przepisy wprowadzające nowe zasady obliczania stażu pracy. Od tego dnia do okresu zatrudnienia wliczać należy nie tylko okresy wykonywania pracy na podstawie stosunku pracy, ale także okresy zatrudnienia na innych podstawach prawnych.

O nadchodzących zmianach informowaliśmy już w maju 2025 r.: Zmiany w zasadach obliczania stażu pracy - KPMG Poland. Dziś znamy już ostateczny kształt ustawy. 21 października 2025 r. ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw i tym samym – rozpoczęło się finalne odliczanie do jej wejścia w życie. 

Długość stażu pracy wpływa na liczne uprawnienia pracownicze, m. in.:

1. wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
2. możliwość przejścia na wcześniejszą emeryturę,
3. prawo do zasiłku chorobowego,
4. prawo do urlopu wychowawczego,
5. prawo do zasiłku dla bezrobotnych,
6. prawo do świadczenia przedemerytalnego,

a w przypadku zakładowego stażu pracy:

1. długość okresu wypowiedzenia,
2. wysokość odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę lub odprawy pośmiertnej,
3. dodatki stażowe,
4. nagrody jubileuszowe. 

Zmiany w obliczaniu stażu pracy oznaczają nie tylko obowiązek uwzględniania dodatkowych okresów w dokumentacji pracowniczej. To także (jako że nowe przepisy wejdą w życie już za kilka miesięcy) konieczność:

1. weryfikacji i aktualizacji wewnątrzzakładowych regulacji dot. pracy i wynagradzania,
2. przeszkolenia zespołów kadrowych,
3. zagospodarowania dodatkowych środków finansowych – dłuższy staż pracy pracowników to wzrost kosztów świadczeń im przysługujących,
4. ustalenie i wprowadzenie zasad postępowania z dokumentami i zaświadczeniami – zarówno po stronie pracowników, jak i stronie kadrowej.

Do stażu pracy, od którego zależeć będą uprawnienia pracownicze, wliczać się będą m. in. okresy:

1. prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej
2. współpracy z osobą fizyczną prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą (dotyczy m. in. bliskich osób przedsiębiorcy)
3. zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem
4. wykonywania umów cywilnoprawnych (z wyłączeniem umowy o dzieło), w tym umowy zlecenia i innych umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, umowy agencyjnej, oraz współpracy z osobą wykonującą ww. umowy,
5. pozostawania członkiem spółdzielni produkcyjnych lub kółek rolniczych,
6. udokumentowanego zatrudnienia pozapracowniczego za granicą.

Zaliczeniu podlegać będą wszystkie udowodnione okresy (tj. nie tylko okresy po wejściu w życie ustawy). 

Pracodawca będą doliczał niepracownicze okresy zatrudnienia (na podstawie przedłożonego zaświadczenia z ZUS) od dnia:

1. 1 stycznia 2026 r. – w przypadku pracodawców z sektora finansów publicznych; lub
2. pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy – w przypadku pracodawców spoza sektora finansów publicznych – czyli od 1 maja 2026 r. 

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy będzie miał 24 miesiące (licząc od dnia rozpoczęcia stosowania wobec jego pracodawcy przepisów ustawy, tj. odpowiednio od 1 stycznia 2026 r. lub od 1 maja 2026 r.), na przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających okresy, które chciałby zaliczyć do stażu pracy. Termin ten upłynie odpowiednio 1 stycznia 2028 r. lub 1 maja 2028 r.

Jeśli pracownik nie przedstawi takich dokumentów w ciągu 24 miesięcy, to pracodawca nie zaliczy tych okresów do stażu pracy.

Większość okresów będzie potwierdzać stosowne zaświadczenie wydane przez ZUS na wniosek pracownika. Jednakże okresy, w których pracownik nie podlegał ubezpieczeniom społecznym, będą zaliczane na podstawie dowodów zatrudnienia przedstawionych pracodawcy bezpośrednio przez pracownika. Zasada ta będzie miała zastosowanie również do okresów wykonywania pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.

Pracodawcy powinni przygotować się na zmiany w polityce kadrowej, aktualizację regulacji wewnętrznych, dokumentacji i systemów kadrowo-płacowych, a także na prawdopodobny wzrost kosztów pracowniczych. Istotne będzie odpowiednie przeszkolenie zespołów kadrowych w związku z nowymi regulacjami.