E-umowy o pracę dostępne dla każdego pracodawcy

System teleinformatyczny do obsługi niektórych umów ma stanowić realne wsparcie dla określonej grupy pracodawców i zleceniodawców (jest on regulowany przepisami ustawy z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów). Obecnie obowiązujące przepisy przewidują, że będą mogły korzystać z niego osoby fizyczne, rolnicy, ale również mikroprzedsiębiorcy oraz inne podmioty zatrudniające maksymalnie 9 osób. System ten umożliwiać ma obsługę umów cywilnoprawnych (w szczególności umów zlecenia) oraz umów o pracę – począwszy od ich zawarcia, przez zmiany i rozwiązanie, aż po prowadzenie pełnej dokumentacji pracowniczej. Dostępne funkcjonalności mają obejmować m.in. obliczanie urlopu wypoczynkowego, generowanie świadectw pracy, prowadzenie i przechowywanie akt osobowych, a także obsługę należności.

Dotychczasowy model korzystania z systemu teleinformatycznego do obsługi umów był ograniczony wyłącznie do osób fizycznych, rolników, mikroprzedsiębiorców oraz podmiotów zatrudniających nie więcej niż 9 osób. Propozycja nowelizacji zakłada zniesienie dotychczasowych ograniczeń – po wejściu w życie projektowanych przepisów, z systemu będzie mógł skorzystać każdy zainteresowany podmiot, bez względu na jego status prawny czy wielkość organizacji. 

Projekt nowelizacji ma znacząco rozszerzać katalog umów, które będzie można zawierać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Do tej pory rozwiązanie to koncentrowało się głównie na umowie o pracę oraz umowie zlecenia. Po zmianach system umożliwi również obsługę innych umów związanych z zatrudnieniem – takich jak umowa o zakazie konkurencji, umowa szkoleniowa czy umowa o współodpowiedzialności materialnej. Co więcej, możliwe będzie także zawieranie umów o wolontariacie.

Wszystkie umowy, oprócz podpisu kwalifikowanego, będą mogły być podpisane podpisem zaufanym lub osobistym. 

Planowana nowelizacja ma również przewidywać nie tylko rozszerzenie katalogu umów i podmiotów, które mogą korzystać z systemu, ale również znaczące wzbogacenie jego funkcjonalności. Jednym z nowych rozwiązań ma być możliwość elektronicznego potwierdzania obecności pracownika oraz zgłaszania rozpoczęcia pracy zdalnej.

System ma zostać również wyposażony w narzędzia wspierające pracodawców w realizacji obowiązków związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Pracodawcy będą mogli dołączać do systemu m.in. wykazy prac lub pracowników, oświadczenia o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego i instrukcjami stanowiskowymi, a także zaświadczenia o odbyciu obowiązkowych szkoleń BHP – zarówno ogólnych, jak i specjalistycznych, wymaganych w konkretnych branżach.

Jednym z istotnych zmian jest umożliwienie wykorzystania tego systemu także w procesie zatrudniania cudzoziemców. Projekt nowelizacji ustawy zakładać ma wprowadzenie funkcjonalności, które pozwolą na przetwarzanie danych obcokrajowców, pod warunkiem, że będą oni posiadać możliwość uwierzytelnienia się za pomocą profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego z numerem PNO. W ramach systemu ma być możliwe nie tylko podpisanie umowy z cudzoziemcem, ale również przekazanie informacji o zawartych umowach do właściwych organów – takich jak Komenda Główna Straży Granicznej czy Państwowa Inspekcja Pracy.

* * *

Przedstawione informacje stanowią założenia do projektu ustawy jaki ma zostać wypracowany przez MRPiPS, co oznacza, że propozycje w zakresie zmian w prawie mogą jeszcze ulec zmianom. Będziemy na bieżąco informować o wszelkich zmianach i postępach w procesie legislacyjnym.