1.09.2023 weszła w życie istotna nowelizacja § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2023 r. poz. 728). Nowelizacja, obok podwyższenia miesięcznego zwolnionego z „oskładkowania” limitu na jednego pracownika do 450 zł, w sposób korzystny dla pracodawców rozstrzyga część dotychczasowych wątpliwości związanych z używaniem posiłkowych kart przedpłaconych i może być podstawą do szerszego korzystania przez pracodawców z tej formy zapewniania posiłków pracownikom.
Wyższe limity i możliwość płacenia w placówkach handlowych
Zgodnie z nowymi przepisami:
- podwyższony został limit wartości posiłków finansowanych przez pracodawcę wolnych od składek na ubezpieczenia społeczne - do kwoty 450 zł miesięcznie na jednego pracownika;
- potwierdzona została wprost możliwość przekazywania wartości zwolnionej z „oskładkowania” na kartach przedpłaconych;
- potwierdzona została wprost możliwość używania takich kart zarówno w placówkach gastronomicznych jak i placówkach handlowych.
Prawodawca wyszedł naprzeciw postulatom organizacji pracodawców zgłaszanym w trakcie procesu legislacyjnego, jak również przez ZUS, rozstrzygając wprost w/w kwestie.
Ograniczenie rodzajów zakupów do posiłków w regulaminie używania kart
Treść znowelizowanego przepisu, dostarcza także argumentów na potwierdzenie, iż:
- ograniczenie kart do nabywania wyłącznie posiłków oznacza ograniczenie prawne, nie faktyczne. Pracodawca może zatem określić w regulaminie używania karty, z którym zapoznaje pracownika, uprawnienie pracownika do używania karty tylko do zakupu posiłków. W takim wypadku jest możliwe przekazanie pracownikom w ramach limitu ustawowego - karty przedpłaconej (np. funkcjonującej w systemie Visa czy Mastercard), która technicznie może służyć także do zakupu towarów innych niż posiłki. Wskazuje na to brzmienie przepisu, które wprost dopuszcza możliwość używania karty w placówkach handlowych (a więc posiadających szeroki asortyment towarów) oraz uwagi zgłaszane w trakcie procesu legislacyjnego. Obecne funkcjonalności używanych powszechnie kart nie umożliwiają ich ograniczenia do zakupu konkretnych produktów, a jedynie do zakupów w poszczególnych kategoriach sklepów (przy pomocy tzw. kodów MCC). Jak się wydaje celem ustawodawcy nie było stworzenie ram prawnych do tworzenia nieznanych jeszcze produktów (uzasadnienie projektu na to nie wskazuje), ale regulacja produktów już funkcjonujących.
- pojęcie “posiłków” może być interpretowane szerzej, jako zarówno przetworzone posiłki gotowe do spożycia jak też produkty i półprodukty spożywcze, które mogą samodzielnie stanowić posiłki jak też służyć do przygotowania posiłków.
Prawodawca w przepisie nie wskazał także, że pracodawcy mają obowiązek uzyskiwania od pracowników paragonów potwierdzających rodzaj wykonywanych zakupów (co mogłoby być bardzo kontrowersyjne uwzględniając obowiązki wynikające z RODO).
Ocena nowelizacji
Wprowadzone zmiany prawne należy ocenić pozytywnie. Możliwość przekazywania pracownikom wartości zwolnionych z “oskładkowania” jest z góry ograniczona limitem 450 złotych miesięcznie na jednego pracownika. Stąd też możliwość nadużywania tego rozwiązania przez pracodawców i pracowników też jest relatywnie niewielka, tym bardziej że pracodawca ma możliwość stosowania wobec pracowników kar porządkowych czy też innego rodzaju sankcji.
Nowelizacja uwzględnia postulaty zgłaszane w trakcie procesu legislacyjnego. Jednocześnie trzeba mieć na względzie że omawiany przepis ma charakter wyjątku – jakkolwiek jest on z góry ograniczony kwotowo, to jego zakresu nie należy interpretować rozszerzająco. Dobrze by było poznać stanowisko Zakładu Ubezpieczeń Społecznych co do rozumienia nowych przepisów, prawdopodobnie jednak trzeba będzie poczekać na pierwszą decyzję wydaną po wejściu w życie nowelizacji.
