Do Parlamentu został skierowany projekt ustawy o ochronie sygnalistów, co w praktyce oznacza rozpoczęcie procesu legislacyjnego na poziomie Sejmu. Na chwilę obecną nie ustalono jeszcze daty posiedzenia, na którym odbędzie się I czytanie projektu. 22 maja 2024 roku na posiedzeniu Sejmu, Komisja Polityki Społecznej i Rodziny prawdopodobnie przedstawi swoje sprawozdanie o rządowym projekcie ustawy o ochronie sygnalistów.
Rozpoczęcie procesu legislacyjnego na poziomie Sejmu oznacza, że już teraz należy zacząć przygotowywać swoją organizację na nowe obowiązki związane z ochroną sygnalistów. Projekt ustawy określa, które podmioty będą zobowiązane do posiadania wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Przyjęcie wewnątrzzakładowych regulacji może stanowić wyzwanie, zwłaszcza w przypadku grup kapitałowych, gdzie obecnie obowiązujące przepisy ograniczają możliwość ustalania wspólnych procedur.
Podmioty zobowiązane do posiadania procedury zgłoszeń
Obligatoryjne wdrożenie
Fakultatywne wdrożenie
Podmiot, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób*
Podmiot, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób*
Podmiot wykonujący działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska - niezależnie od ilości osób wykonujących lub świadczących pracę
Jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców
* Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Każdy z podmiotów, który wprowadza w swojej organizacji kanały zgłoszeń wewnętrznych, tym samym umożliwiając dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych (obowiązkowo lub fakultatywnie), powinien pamiętać o obowiązkach jakie będą na nim spoczywały w związku z tym faktem. Szczegółowo o obowiązkach podmiotów wprowadzających procedurę zgłoszeń wewnętrznych, można przeczytać w naszej publikacji „Legal Alert: Przygotuj swoją organizację na nowe regulacje dotyczące sygnalistów”.
Sygnaliści w grupie kapitałowej
Przedsiębiorstwa międzynarodowe, tzw. grupy spółek, bardzo często wprowadzają w całej organizacji jednolite zasady bądź procedury regulujące określone kwestie. Dotyczy to również procedur związanych ze zgłaszaniem nieprawidłowości. Obecnie wielu pracodawców zastanawia się, czy będą mogły u nich funkcjonować regulacje przyjęte np. przez spółkę matkę. Projekt ustawy o ochronie sygnalistów, który został skierowany do Sejmu, przewiduje, iż:
„Podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób, mogą na podstawie umowy ustalić wspólne zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą. Przepis art. 23 ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.”
Art. 28 § 3 projektu ustawy o sygnalistach
Analizując brzmienie powyższego przepisu, można zauważyć, iż ze wspólnych procedur będą mogły skorzystać jedynie podmioty zatrudniające pomiędzy 50 a 249 osób. Oznacza to, że największe przedsiębiorstwa będą musiały przyjąć własne zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
Należy podkreślić, że nawet jeśli podmioty zatrudniające pomiędzy 50 a 249 osób zdecydują się na wspólne kanały zgłoszeń wewnętrznych, to zgodnie z projektowanymi przepisami, nadal indywidualnie będą ponosić odpowiedzialność za przestrzeganie ustawy, w szczególności w zakresie zachowania poufności, udzielenia sygnalistom informacji zwrotnej oraz podjęcia działań następczych. W przypadku skorzystania z możliwości uzgodnienia wspólnych kanałów zgłoszeń wewnętrznych konieczne będzie zawarcie dodatkowych umów między spółkami (np. w ramach grupy kapitałowej).
Warto również zwrócić uwagę na stanowisko wydane przez Komisję Europejską w czerwcu 2021 r., w którym Komisja podkreśla, że jeśli istnieje wspólna procedura dla różnych podmiotów prawnych sygnalista powinien mieć wybór na jakim poziomie będzie rozpatrywane jego zgłoszenie, w szczególności czy jego zgłoszenie będzie rozpatrywane na poziomie grupy czy powinno być rozpatrywane lokalnie.
Wydaje się, że podmioty działające w ramach grupy spółek nie unikną konieczności wdrożenia pewnych rozwiązań na poziomie lokalnym w swojej organizacji czy też dostosowania zagranicznych procedur grupowych do polskich przepisów. Całkowite przeniesienie procedur w tym zakresie i prowadzenie np. postępowań wyjaśniających przez podmiot z grupy, może stanowić potencjalne naruszenie.
Aktualizacja z dnia 22.05.2024
W dniu 22 maja 2024 roku do Sejmu doręczono sprawozdanie Komisji Polityki Społecznej i Rodziny o rządowym projekcie ustawy o ochronie sygnalistów. W wyniku prac w ramach Komisji, w projekcie ustawy o ochronie sygnalistów został umieszczony przepis dopuszczający ustalenie wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych dla podmiotów prywatnych należących do grupy kapitałowej w rozumieniu art. 4 pkt 14 ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów.
Czy prawo pracy będzie miało największy wpływ na procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Europejska dyrektywa o ochronie sygnalistów przewiduje zakres przedmiotowy oraz obszary jakie obligatoryjnie muszą być objęte procedurą zgłoszeń wewnętrznych. Jednakże, przewiduje ona również możliwość rozszerzenia obszarów na mocy przepisów prawa krajowego. Warto zauważyć, że polski ustawodawca skorzystał z tej możliwości m.in. poprzez uznanie, iż prawo pracy będzie również obszarem, który będzie musiał być objęty procedurą zgłoszeń wewnętrznych. Decyzja ta została podjęta na końcowym etapie prac rządowych, przed skierowaniem projektu ustawy do prac parlamentarnych.
Obecnie toczy się dość żywa dyskusja na temat tego, czy zagadnienia z zakresu prawa pracy powinny znaleźć się w obligatoryjnym katalogu obszarów, które mają być objęte procedurą zgłoszeń wewnętrznych. Tak jak w przypadku rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów w grupie kapitałowej, także w tym zakresie skierowano uwagi/propozycje do Sejmu od różnych organizacji odnoszące się do wykreślenia tego obszaru jako obligatoryjnego w projekcie ustawy o ochronie sygnalistów. Na posiedzeniu sejmowej Komisji Polityki Społecznej i Rodziny w dniu 15 maja 2024 roku podnoszono argumenty przemawiające za nieuwzględnieniem aspektów prawa pracy w wewnętrznej procedurze zgłaszania nieprawidłowości, m.in. taki, iż nie wszystkie naruszenia prawa w obszarze prawa pracy są sankcjonowane. Co więcej mogłoby to spowodować zgłaszanie zachowań, które w konsekwencji przeprowadzenia postępowań wyjaśniających mogłyby nie zostać uznane za naruszenia prawa, a jedynym celem zgłoszenia w takim przypadku mógłby być zamiar objęcia sygnalisty ochroną. Co więcej, pojawiają się również praktyczne wątpliwości w zakresie obowiązujących w zakładach pracy różnych innych procedur, np. procedur antymobingowych czy antydyskryminacyjnych. W szczególności, czy w wyniku wdrożenia w zakładzie pracy wewnętrznej procedury zgłaszania nieprawidłowości, inne procedury powinny zostać uchylone czy mogą funkcjonować równolegle.
Główną obawą jest nadużywanie kanału zgłoszeń wewnętrznych przez osoby uprawnione, w celu uzyskania szczególnej ochrony jaka będzie przysługiwać sygnalistom. O ochronie sygnalisty, możecie Państwo przeczytać w publikacji „Ochrona sygnalistów obowiązuje mimo braku polskich przepisów”.
Trwają jeszcze prace nad projektem ustawy o ochronie sygnalistów. Będziemy Państwa informować o postępach prac nad projektem ustawy i przyjętych rozwiązaniach.
