Wśród danych jakie należy ujawnić w raporcie ESG, są informacje dotyczące różnorodności i dbałości o pracowników w zakładzie pracy oraz kwestie związane ze zgodnością regulacyjną w obszarze prawa pracy. Obszar prawa pracy będzie mieścić się w elemencie „S” czyli czynnikach społecznych. Jest to element, który powinien zawierać opis tego w jaki sposób dane przedsiębiorstwo wpływa nie tylko na klientów, dostawców i społeczności lokalne, ale przede wszystkim na pracowników oraz tego w jaki sposób pracownicy wpływają na przedsiębiorstwo.
W kontekście prawa pracy kluczowe znaczenie będą miały dwa standardy tematyczne, chodzi o ESRS S1 – Właśni pracownicy oraz ESRS S2 – Pracownicy w łańcuchu dostaw. W tej publikacji poruszamy najistotniejsze kwestie dotyczące standardu ESRS S1.
Zgodnie z wytycznymi ESRS S1, jest to standard, którego celem jest określenie wymogów dotyczących ujawniania informacji, które umożliwią zrozumienie istotnych oddziaływań jednostki (danego podmiotu) na jej własnych pracowników, jak również powiązanych istotnych ryzyk i możliwości. Celem tego standardu jest określenie w jaki sposób podmiot wpływa na własnych pracowników pod względem działań jakie są wobec nich podejmowane (zarówno tych pozytywnych jak i negatywnych), ale również określenie działań, jakie taki podmiot powinien podjąć by przeciwdziałać negatywnemu oddziaływaniu na pracowników. Dodatkowo na podstawie raportowania w tym standardzie podmioty będą mogły określić wynikające z niego skutki finansowe w perspektywie krótko, średnio i długoterminowej. W praktyce więc standard ESRS S1 ma umożliwić podmiotom (a więc też pracodawcom) weryfikację stosowanych przez nich praktyk oraz ocenę wpływu tych praktyk na pracowników.
Jednakże przy raportowaniu ESG, w tym kwestii związanych z prawem pracy, należy zwrócić uwagę na zasadę podwójnej istotności (ang. double materiality). Zasada ta wiąże się z obowiązkiem raportowania tylko tych informacji, które są ważne z perspektywy finansowej raportującego podmiotu (istotność finansowa/ financial materiality) oraz z perspektywy wpływu prowadzonej działalności na otoczenie, z uwzględnieniem skali, zakresu oraz nieodwracalnego charakteru działalności na środowisko i społeczność (istotność wpływu / impact materiality). Analiza podwójnej istotności jest zatem decydująca dla ustalenia zakresu informacji jakie będą ujawnione w raporcie niefinansowym
W pierwszej kolejności, warto skupić się na podstawowych zagadnieniach jakie powinny zostać zweryfikowane przez przedsiębiorców w kontekście przygotowania raportu ESG w kwestiach pracowniczych. Przedsiębiorcy będą zobowiązani nie tylko do zgromadzenia danych w zakresie warunków pracy, równego traktowania i równych szans oraz innych praw związanych z pracą ale również do ich analizy i podjęcia odpowiednich działań naprawczych w tych obszarach. Wykaz szczególnych zagadnień objętych raportowaniem można znaleźć w naszej publikacji „Raportowanie ESG obejmuje zagadnienia z obszaru prawa pracy”.
Poniżej przedstawiamy przykładowe kwestie z zakresu prawa pracy, które będą podlegać analizie. Chcemy przy tym zwrócić uwagę, że standard ESRS S1 dotyczy nie tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z wytycznymi przez pojęcie „własnych pracowników” należy rozumieć także osoby niebędące pracownikami, a więc osoby związane z danym podmiotem umowami dotyczącymi świadczenia usług.
Przykładowe kwestie podlegające raportowaniu w obszarze prawa pracy
Polityki związane z własną siłą roboczą oraz kanały zgłaszania problemów przez własnych pracowników
Współpraca z własnymi pracownikami i przedstawicielami pracowników oraz zakres rokowań zbiorowych i dialogu społecznego
Charakterystyka pracowników oraz wskaźniki różnorodności
Odpowiednie płace oraz luka płacowa
Ochrona socjalna oraz zapewnienie szkoleń i rozwoju
Work-life balance
Polityki związane z własną siłą roboczą oraz kanały zgłaszania problemów przez własnych pracowników
Przedsiębiorca zobowiązany do przygotowania raportu ESG będzie musiał w nim wskazać jakie polityki w danym zakładzie pracy (przedsiębiorstwie) zostały przyjęte w celu zarządzania istotnymi oddziaływaniami na własnych pracowników, a także związanymi z nimi istotnym ryzykiem i istotnymi możliwościami. Na potrzeby raportowania kluczowe znaczenie będą miały polityki jakie są przyjęte w zakładach pracy w zakresie przeciwdziałania dyskryminacji czy też promowania równości. Przypominamy, że zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawcy są zobowiązani do przeciwdziałania dyskryminacji oraz mobbingowi. Często pracodawcy przyjmują w swoich zakładach pracy wewnętrzne procedury przeciwdziałania mobbingowi oraz dyskryminacji, które właśnie będą podlegać weryfikacji w kontekście raportu ESG. Warto zatem już teraz zwrócić uwagę czy takie regulacje wewnątrzzakładowe są zgodne z obowiązującymi aktualnie przepisami prawa .
W kontekście polskich przepisów, znaczenie będą miały nie tylko procedury w zakresie przeciwdziałania np. mobbingowi i dyskrymiancji, ale również w bliskiej przyszłości wewnętrzne procedury w zakresie zgłaszania naruszeń prawa i ochrony sygnalistów. Dodatkowe informacje na temat nowych obowiązków w zakresie sygnalistów dostępne są w naszej publikacji „Ustawa o ochronie sygnalistów – nowe obowiązki dla pracodawców coraz bliżej”, a informacje dotyczące najnowszego projektu ustawy „Prace nad projektem przepisów dotyczących sygnalistów zmierzają ku końcowi”.
Oprócz kwestii związanych z dyskryminacją, wytyczne w sposób ogólny zobowiązują również do poinformowania czy w danym przedsiębiorstwie zostały wprowadzone polityki zapobiegania wypadkom przy pracy lub system zarządzania nimi.
Współpraca z własnymi pracownikami i przedstawicielami pracowników oraz zakres rokowań zbiorowych i dialogu społecznego
Zgodnie z wytycznymi, przedsiębiorcy będą również zobowiązani do wskazania jakie procedury współpracy z pracownikami czy ich przedstawicielami obowiązują w zakładzie pracy. Wymóg raportowania w tym obszarze ma przede wszystkim na celu weryfikację czy dany przedsiębiorca współpracuje z pracownikami bądź ich przedstawicielami w zakresie obszarów, które na nich wpływają lub potencjalnie mogą wpłynąć. W tej kwestii należy zaraportować m.in. (i) czy współpraca odbywa się bezpośrednio z pracownikami, czy z ich przedstawicielami (polskie przepisy przewidują takie formy współpracy jak współpraca z przedstawicielami pracowników jako organem stałym lub tymczasowym - np. do danego zagadnienia, współpraca ze związkami zawodowymi, współpraca z radą pracowników, itp.), (ii) kiedy odbywa się ta współpraca, w jakich obszarach i z jaką częstotliwością, czy (iii) kto w danym przedsiębiorstwie odpowiada za zapewnienie takiej współpracy, ale też (iv) czy współpraca z organami reprezentacji pracowników jest skuteczna.
Charakterystyka pracowników oraz osób niebędących pracownikami stanowiących własnych pracowników oraz wskaźniki różnorodności
Standard ESRS S1 przewiduje również konieczność przekazania takich informacji jak m.in. liczba pracowników ogółem oraz w podziale na płeć i państwo, liczba osób niebędących pracownikami, liczbę osób zatrudnionych z podziałem na pracowników stałych, tymczasowych oraz pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy (wraz z podziałem na płeć), jak i informacje dotyczące rotacji
Nie można również zapominać, że wytyczne zobowiązują do ujawnienia informacji na temat rozkładu płci w kadrze kierowniczej najwyższego szczebla (w ujęciu liczbowym i procentowym) oraz struktury wiekowej pracowników (z podziałem na pracowników w wieku poniżej 30 lat, w wieku 30-50 lat oraz w wieku powyżej 50 lat). W tym kontekście zwracamy również uwagę na nadchodzące przepisy wynikające z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2381 z dnia 23 listopada 2022 r. w sprawie poprawy równowagi płci wśród dyrektorów spółek giełdowych oraz powiązanych środków. Dyrektywa będzie nakładała obowiązek zapewnienia różnorodności względem płci w organach zarządczych oraz nadzorczych w spółkach giełdowych. Więcej informacji w tym zakresie mogą Państwo znaleźć w naszej publikacji „Women on boards, czyli równowaga płci na stanowiskach dyrektorskich”.
Odpowiednie płace oraz luka płacowa
Jednym z elementów standardu ESRS S1 są odpowiednie płace. Zgodnie z wytycznymi, podmioty zobowiązane do przygotowania raportu ESG będą w nim musiały ujawnić, czy pracownicy otrzymują adekwatne płace. Co więcej raport ESG powinien zawierać także informacje co do dysproporcji płacowej pomiędzy płcią żeńską i męską oraz stosunek wynagrodzenia najlepiej zarabiającej osoby do mediany wynagrodzeń pracowników.
Przy okazji warto mieć na uwadze nadchodzące zmiany w zakresie równości i przejrzystości wynagrodzeń, które wynikają z Dyrektywy w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania. Dyrektywa zobowiązuje państwa członkowskie do podjęcia działań umożliwiających pracodawcom dysponowanie strukturami wynagrodzeń zapewniającymi równą płacę za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Na jej podstawie pracodawcy będą zobowiązani do określania wysokości i poziomów wynagrodzeń pod względem obiektywnym i neutralnym jak również do zapewniania dostępu do tych danych swoim pracownikom. Szerzej na ten temat pisaliśmy w naszej publikacji „Gender pay gap pod kontrolą – zmiany w zakresie równości i przejrzystości wynagrodzeń”.
