Projektowane zmiany w zakresie podpisywania sprawozdań Projektowane zmiany w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych

W Rządowym Centrum Legislacyjnym ukazał się projekt ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw, który przewiduje modyfikację przepisów odnoszących się do zasad podpisywania sprawozdań finansowych.

Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 roku o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw wprowadziła reformę cyfrową polegającą na stopniowym wprowadzaniu elektronicznych rozwiązań z zakresu Krajowego Rejestru Sądowego.

Digitalizacja Krajowego Rejestru Sądowego co do zasady składa się z trzech etapów. Etapy te zostały przez nas omówione w publikacji „Digitalizacja postępowania rejestrowego już w tym roku”.

Pierwszy etap polegał na wprowadzeniu obowiązku zgłaszania sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego w formie elektronicznej. W początkowej fazie tego etapu (do 1 października 2018 roku) było możliwe składanie sprawozdań finansowych w formie skanu. Obecnie (od 1 października 2018 roku) podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego mają obowiązek składania sprawozdań finansowych w strukturze logicznej, a co więcej e-sprawozdania muszą być opatrzone podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym ePUAP lub podpisem osobistym. Zgodnie z obowiązującymi przepisami (ustawą o rachunkowości), sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
W praktyce oznacza to, iż jeśli zarząd składa się z kilku lub kilkunastu osób obowiązek złożenia podpisu na sprawozdaniu ma każdy członek zarządu. Obowiązek ten w szczególności uciążliwy jest dla członków zarządu, którzy są obcokrajowcami, a co więcej nie posiadają podpisów elektronicznych. Zorganizowanie podpisania takiego dokumentu często jest nie tylko dość czasochłonne, ale również powoduje problemy techniczne jak i organizacyjne.

W Rządowym Centrum Legislacyjnym ukazał się projekt ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw, który przewiduje modyfikację przepisów odnoszących się do zasad podpisywania sprawozdań finansowych. Intencją ustawodawcy, zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy, przy nowelizacji przepisów dotyczących podpisywania sprawozdań finansowych jest wprowadzenie ułatwień dla jednostek kierowanych przez organ wieloosobowy.
 

Projekt ustawy przewiduje, iż sprawozdanie finansowe ma być podpisywane przez (podając zarazem datę podpisu):

• osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz
  
  
• kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu albo jedną osobę wchodząca w skład tego organu, w sposób opisany poniżej, a odmowa podpisu będzie wymagała pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, zgodnie z projektowanymi przepisami, sprawozdanie finansowe będzie mogła podpisać jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Odmowa złożenia oświadczenia będzie równoważna z odmową podpisu i wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Odmowa podpisu sprawozdania finansowego, jak i oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, a także odmowa złożenia takiego oświadczenia powinna być sporządzone:

1. w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo
   
   
2. w postaci papierowej oraz opatrzone własnoręcznym podpisem.

Jeżeli powyższe dokumenty zostały sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem – osoba podpisująca sprawozdanie finansowe będzie zobowiązana do odwzorowania cyfrowego tych dokumentów, a następnie potwierdzenia ich autentyczności przez opatrzenie sporządzonych odwzorowań cyfrowych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Zgodnie z projektowanymi przepisami, podpisanie sprawozdania finansowego przez jedną osobę, przy zachowaniu opisanych wyżej wymogów, ma stanowić potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie.

Warto również wspomnieć, iż konsekwencją powyższych zmian będzie modyfikacja przepisów odnoszących się do składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego.

Zgodnie z projektowanymi zmianami, kierownik jednostki będzie zobowiązany nie tylko do złożenia we właściwym rejestrze sądowym:

1. rocznego sprawozdania finansowego,
   
   
2. sprawozdania z badania przez audytora, jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu,
   
   
3. odpisu uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
   
   
4. sprawozdania z działalności (w określonych przypadkach),
   ale również
   
   
5. odmowę podpisu sprawozdania finansowego
   
   
6. oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie,
   
   
7. odmowę złożenia oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie,

o ile będą dotyczyły, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

W uzasadnieniu do nowelizacji ustawodawca wskazał, że odmowa złożenia oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie (o którym mowa w punkcie 7) powyżej) będzie traktowana jako równoważna z odmową podpisu sprawozdania finansowego (o której mowa w punkcie 5) powyżej).
 

Projekt ustawy przewiduje również, że szczegółowe wymagania techniczne w zakresie trybu i sposobu opatrywania sprawozdania finansowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym mają być udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Zgodnie z projektem ustawy, powyższe przepisy mają wejść w życie w ciągu 7 dni od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw. Należy jednak zauważyć, iż są to projektowane przepisy i będą one podlegały obowiązkowym uzgodnieniem, konsultacją publicznym i opiniowaniu. W związku z powyższym wersja ostateczna projektowanych przepisów może się różnić od przedstawionych przepisów w projekcie ustawy z dnia 14 grudnia 2020 roku.

Będziemy Państwa informować o pracach nad ww. projektem ustawy.