Veranderend consumentengedrag is van alle tijden, maar het is uitzonderlijk hoe snel en ingrijpend voorkeuren zich momenteel kunnen ontwikkelen. Consumer Goods & Retail-ondernemingen willen daar passend op reageren, in ieder geval om hun winstgevendheid op peil te houden. Waar kunnen ze ingrijpen? Met het strak organiseren van de backoffice kunnen grote stappen worden gezet.
Aan enthousiasme geen gebrek, wanneer het ondernemers voor de wind gaat. Immers, niets menselijks is hun vreemd. Plannen, nieuwe producten en uitbreidingen schieten als paddenstoelen uit de grond. De business groeit en van ondersteunende functies wordt verwacht die groei maximaal te faciliteren, wat meestal betekent: zo snel mogelijk. Er is dan vaak weinig oog voor de vraag hoe efficiënt en effectief een oplossing is op de langere termijn. Immers, de backoffice kan ook niet alles tegelijk.
Als de groei vervolgens hapert, komt de vraag naar voren of we het allemaal wel zo handig en doelmatig hebben georganiseerd, niet zelden veroorzaakt door de noodzaak om naar de kosten te kijken. Is onze 'overhead' niet erg hoog? Hebben we al die mensen en functies in de ondersteunende afdelingen wel nodig? Daarbij kan ook de medewerkerstevredenheid van werknemers een motief zijn om (opnieuw) naar de organisatie te kijken. Worden onze collega’s wel in staat gesteld hun potentieel te benutten? Kan het werk niet aantrekkelijker worden ingericht?
Dit is de fase waarin veel ondernemingen in de Consumer Goods & Retail nu verkeren. De valkuil hierbij is weer om voor 'zo snel mogelijk' oplossingen te kiezen. Eerder leek dat een goed idee, omdat zo (extra) waardecreatie door de business mogelijk werd gemaakt, maar nu zou dat een tegengesteld effect hebben – zo zien wij om ons heen. Door snel en ad hoc te snijden in ondersteunende functies, laat u namelijk de kans liggen om middels het herzien van deze functies juist waarde te creëren.
Deze revisie betreft de organisatiestructuur van functies zoals HR, Inkoop en Finance. De 'winst' wordt behaald door de onderdelen van deze processen in samenhang met elkaar te beoordelen, om vervolgens waar mogelijk die onderdelen te harmoniseren en centraliseren. Daarin schuilt de extra waarde: de kosten kunnen omlaag, terwijl tegelijkertijd de kwaliteit van de processen hoger wordt.
Hoe? Startpunt is een grondige analyse langs de lijnen van KPMG's Target Operating Model (TOM), dat bestaat uit een zestal lagen.
Het Service Delivery Model beschrijft hoe en waar de diensten van de functie moeten worden geleverd. Bijvoorbeeld in een concept met outsourcing of met een Shared Service Center of met een of meer Centers of Excellence.
Het aspect Mensen beschrijft hoe de medewerkers georganiseerd zijn ten opzichte van elkaar en ten opzichte van de activiteiten, aan de hand van rapportagelijnen en (hiërarchische) structuren. Het bevat tevens een beschrijving van vaardigheden, rollen, verantwoordelijkheden en ondersteunende activiteiten.
In het Functioneel Proces wordt beschreven hoe processtappen verbonden zijn aan functies of afdelingen en welk beleid of welke procedures gevolgd moeten worden bij het nemen van die stappen.
De laag Ondersteunende Technologie betreft de toepassingen die gebruikt worden om de processen, het voldoen aan voorschriften, interne beheersmaatregelen en het genereren van rapportages mogelijk te maken.
Onder het kopje Data & Rapportage wordt beschreven wat de informatievereisten zijn om tot betere besluitvorming te komen, inclusief de rapportagebehoeften van de verschillende stakeholders.
De laag Governance & Controls brengt in kaart wat de specifieke beheersmaatregelen zijn om de ondernemingsrisico's te mitigeren.
Het TOM vormt zo de integrale leidraad om het desbetreffende proces te herzien. Of het nu gaat om de allocatie van Finance-medewerkers, de vraag waar activiteiten het beste gevestigd kunnen worden of om het internationaal standaardiseren van processen: op grond van de standaarden die in het TOM worden beschreven, wordt duidelijk wat de beste keuzes zijn met het oog op deze vraagstukken. ‘One size fits all’ is daarbij niet aan de orde: het zullen keuzes zijn die specifiek in uw organisatie zowel de kosten van het proces beperken als de kwaliteit ervan verhogen. Dat zijn de voordelen van een strak georganiseerde backoffice.
Wilt u meer weten over het strakker organiseren van ondersteunende afdelingen?
Lees meer
Contact
Wil je op de hoogte blijven?
Wij houden je op de hoogte per e-mail. Geef hier je voorkeuren door.