Een SAP-carve-out-strategie en waarom je die anders zou moeten benaderen

Het afsplitsen van een SAP-systeem is een strategische beslissing die organisaties om verschillende redenen nemen. De belangrijkste daarvan is een bedrijfsherstructurering als gevolg van een fusie, overname of desinvestering. Bedrijfsherstructureringen hebben gevolgen voor IT-landschappen, resulterend in het ingewikkelde proces van het afsplitsen van IT-systemen waar SAP deel van uitmaakt. 

Het afsplitsen van een SAP-systeem is geen doorsnee implementatieproject. De strategie vereist een snelle mobilisatie met de juiste expertise, een duidelijke en pragmatische aanpak die rekening houdt met de transactierandvoorwaarden en levering binnen de TSA (Transactional Services Agreement)-tijdslijnen. Het proces zelf vereist zorgvuldige planning met geselecteerde belangrijke stakeholders, een nauwgezette uitvoering en een grondig inzicht in zowel de zakelijke als de technische eisen.

Welke strategieën kunnen worden toegepast om de afgesproken tijdslijnen te halen, om de uitdagingen die gepaard gaan met het afsplitsen van een deel van het IT-landschap effectief aan te pakken?

Een afsplitsing stelt bedrijven in staat om verstrengelde SAP-processen, -gegevens en -systemen, die zijn overgenomen van bestaande entiteiten (RemainCo), te ontwarren en zelfstandig te opereren met eigen SAP-systemen (NewCo). Meestal is het de bedoeling om een zelfstandige operationele SAP-instance te realiseren door zich te richten op de benodigde veranderingen in het bedrijfsmodel op het gebied van mensen, processen, gegevens, activa en contracten. Daarnaast zijn er gevallen waarin de koper alleen de data nodig heeft om te integreren in zijn ERP-systeem. In beide gevallen heeft KPMG de ervaring, kennis en hulpmiddelen in huis om snel de gewenste resultaten te bereiken.

Qua voorbereiding begint de afsplitsing meestal voordat het externe transactieproces van start gaat en wordt in fasen gewerkt aan het ontwerp, de planning en de implementatie van de afgescheiden SAP-instance (afhankelijk van de bedrijfsbehoeften kan dit een logische scheiding of een fysieke scheiding zijn). Het management van de organisatie ondersteunt het programma, zodat robuuste scheidingsplannen zo snel mogelijk kunnen worden ontworpen en uitgevoerd, waarbij de waarde van de deal wordt gemaximaliseerd en de impact op het achterblijvende bedrijf (RemainCo) wordt geminimaliseerd. De scheiding moet de mogelijkheden evalueren om een gestroomlijnd en efficiënt proces te creëren dat geschikt is voor het doelbedrijf, om de waarde van de deal te maximaliseren.

Bij de eerste stappen van het afsplitsingsproject draait het allemaal om ‘readiness’ en welke informatie we nodig hebben voordat we aan de afsplitsing beginnen. De belangrijkste onderwerpen daarbij zijn hieronder genoemd.

• Wat zijn de tijdslijnen? Meestal geldt er vanuit de transactiekant een vaste datum voor Dag 1 (de dag waarop de bedrijven zelfstandig gaan opereren). Het SAP-team moet in omgekeerde volgorde werken aan een pragmatische aanpak om die tijdslijnen te halen, want elke vertraging vanaf Dag 1 zal leiden tot aanzienlijke financiële en operationele problemen. Daarom moeten alle betrokken teams zich bewust zijn van Dag 1 en de implicaties daarvan.
• Is onze organisatie er klaar voor? Hoewel het initiatief van afsplitsing als een verrassing kan komen voor de verschillende teams, is het belangrijk voor de organisatie om de zakelijke leads en belangrijkste gebruikers die cruciaal zijn voor de scheiding, te identificeren. Om de oplossing effectief te kunnen testen, moeten de belangrijkste bedrijfsonderdelen met de meeste en de minste impact worden geïdentificeerd.
• Wat hebben we nodig van het technische team? De bedrijfsvoering heeft prioriteit; daarna komt de technische voorbereiding. Deze omvat de systeemvoorzieningen voor de sandbox, het voldoen aan de eisen voor het scheiden van de infrastructuur (zoals licenties en autorisaties) en het inventariseren van het IT-landschap om de perimeter van de technische componenten te bepalen die nodig zijn voor de splitsing.
• Is er een concurrentiebeding? Er kan een concurrentiebeding zijn dat van invloed is op de IT-scheidingen. Denk na over een aanpak voor het omgaan met vertrouwelijke gegevens tussen koper en verkoper voor de periode van ondertekening tot het sluiten van de deal. Dit moet worden besproken met de juridische afdeling, de financiële afdeling, R&D, andere zakelijke werkstromen en IT.
• Hebben we betrouwbare adviseurs? Niet alle organisaties en bedrijven zijn bekend met de wereld van afsplitsingen. Het is daarom belangrijk om ervaren SAP-carve-out-specialisten in te zetten die advies kunnen geven en oplossingen kunnen aandragen om de doelstellingen binnen de tijdslijnen te realiseren.

Drie aandachtsgebieden bij het uitvoeren van een afsplitsingsproject:

Deze projecten vormen een belasting voor zowel het projectteam als alle betrokken medewerkers. Het identificeren van en luisteren naar de voornaamste stakeholders tijdens het project is belangrijk voor succes. De belangrijkste maatregelen die tijdens een afsplitsingsproject moeten worden genomen, zijn:

• een SteerCo die kan vergaderen en snel beslissingen kan nemen tijdens de veeleisende tijdslijnen;
• krachtig programma- en projectmanagement met goed gedefinieerde en duidelijk geformuleerde rollen en verantwoordelijkheden;
• een sterk verandermanagementteam dat de impact van de afsplitsing vermindert, de belangrijkste stakeholders ondersteunt met duidelijke en tijdige communicatie en daarmee een stabiele overgang naar de eindtoestand bevordert;
• werkstroom- en integratieleiders die goed op de hoogte zijn van de afscheidingsprincipes en -activiteiten van de financiële, HR-, belasting-, juridische, R&D-, productie-, toeleverings- en IT-functies;
• identificeren en aanvullen van de benodigde middelen door organisaties vanwege de tijdsgevoelige aard van een splitsing, zodat dagelijkse activiteiten niet worden belemmerd en de focus op het afsplitsingsprogramma blijft;
• vertrouwde adviseurs die schouder aan schouder werken en ‘best practices’ en een externe kijk op mensen en processen meebrengen.
  
  

• Snelheid en nauwkeurigheid gaan hand in hand tijdens de carve-out. Snelheid wordt bepaald door de gevolgen van Dag 1, waardoor de veranderingen op het gebied van mensen, processen en technologie worden versneld. Nauwkeurigheid is belangrijk vanwege de aard van de deal (concurrerende en vertrouwelijke gegevens, controle-eisen, et cetera). Hieronder volgt een aantal belangrijke stappen die ervoor zorgen dat we een afsplitsing binnen de tijd en met een goede datakwaliteit kunnen uitvoeren.
• Stel de belangrijkste richtlijnen op voor de carve-out vanuit zowel zakelijk als technisch perspectief. De richtlijnen moeten de werkstromen helpen om eerstelijnsbeslissingen te nemen. Ze moeten de toekomstige bedrijfsstructuur en producten, klanten en leveranciers in scope beschrijven; wat dit betekent voor de autorisaties, of er wel of geen historische gegevens in scope zijn, enzovoort. Het is ook goed om deze tijdens het project opnieuw te bekijken en te bevestigen.
• Hoewel de essentie van de carve-out een snelle uitvoering is, is nauwkeurigheid bij het afsplitsen van de juiste gegevens belangrijk. Bescherming van je IP's, GDRP-eisen en duidelijke afspraken over historische gegevens zijn slechts een paar voorbeelden van de zaken die je niet moet vergeten.
• De scheiding moet chirurgisch zijn. Niet te weinig en niet te veel. Precies de juiste hoeveelheid data die nodig is om de zelfstandige organisatie operationeel te laten zijn.
• Als we het over SAP hebben, is het belangrijk om ook de aandacht te vestigen op satellietsystemen. Deze kunnen zakelijke en operationele gegevens bevatten die belangrijk zijn voor de afsplitsing. De selectiecriteria moeten uniform zijn voor alle satellietsystemen om problemen met gegevens en bedrijfsvoering te voorkomen.
• Tooling en versnellers kunnen een groot verschil maken bij carve-outs. Afhankelijk van de aard van de gegevens (gestructureerd of ongestructureerd) moeten verschillende hulpmiddelen worden overwogen. Een geautomatiseerde tool vermindert menselijke fouten en moet geautomatiseerde/ voorgeconfigureerde reconciliaties en outputs kunnen leveren, waardoor de onderneming het eerste vertrouwen krijgt.
• Testen, testen en nog eens testen. Voor SAP-carve-outs moet het principe zijn ‘wat je vandaag doet, doe je morgen ook’ (tenzij ook een bedrijfsverandering wordt doorgevoerd). Alleen effectief testen (en negatief testen) kan ervoor zorgen dat de carve-out met chirurgische precisie gebeurt.

Zowel de koper als de verkoper zijn op zoek naar waarde uit een afsplitsing. Deze waarde kan commercieel zijn, een strategische stap om de richting van het bedrijf te veranderen als gevolg van een overname of een desinvestering. De resulterende afsplitsing moet deze waarde leveren en voldoen aan de doelstellingen van zowel koper als verkoper. SAP als ERP speelt een cruciale rol bij het voldoen aan deze doelstellingen op het gebied van waarde en resultaten.

• Het afgesplitste SAP-systeem moet voldoende data van goede kwaliteit bevatten, zodat de organisatie er vanaf Dag 1 mee kan werken. Het doel van alle testcycli moet zijn om te voldoen aan de Dag 1-eisen.
• De ondernemingsstructuur van NewCo (nieuwe bedrijfscodes, bedrijfscodes opheffen en verschuiven of bedrijfscodes klonen en splitsen, of andere organisatorische entiteiten zoals fabrieken) moet voldoen aan de doelstellingen van de carve-out.
• Een duidelijke SAP-architectuur (S/4 RISE, On-prem) is ook een kans voor de NewCo om te beginnen met een schone kern zonder uitgebreide aanpassingen; een kans om nieuwe producten aan te passen en te implementeren (MDG, IBP, BTP) en de toekomst te verkennen (Machine Learning/AI) – een kans om de waarde van de organisatie te verhogen!
• Hou rekening met klantspecifieke, klantdifferentiërende en standaardprocessen wanneer je naar de toekomstige staat kijkt. Deze moeten speciale aandacht krijgen tijdens het testen en trainen. Dit is een van de gebieden waarop een carve-out bedrijfs-/operatievriendelijk kan worden gemaakt en niet alleen een juridische/strategische beslissing is.

Scheidingsprojecten vereisen specifieke SAP-expertise. KPMG-experts hebben hier ruime ervaring mee. We begrijpen SAP-systemen, hoe carve-outs werken en wat de verwachtingen en impact van de transactie zijn aan zowel de kopende als de verkopende kant. Maar nog belangrijker is dat de vertrouwde adviseurs van KPMG prioriteiten kunnen identificeren en begrijpen wat nodig is om een succesvol afsplitsingsproject te managen.

Onze drie onderscheidende pijlers zijn:

1. Een pragmatische, bewezen aanpak – Powered
Powered volgt een 'oplossingsgerichte' transformatiebenadering. Het bestaat uit een combinatie van kant-en-klare oplossingen, leveringsactiva & tools en een leveringsmethode voor een snellere implementatie van de oplossing met een lager risico en de realisatie van voordelen. De tijdslijnen van de carve-out out zijn veel korter in vergelijking met de traditionele aanpak en worden mogelijk gemaakt door onze consultants en specifiek ontworpen tools en versnellers.

2. Onze tools en versnellers
Het team van KPMG NL heeft tijdens een periode van meer dan tien jaar meerdere SAP-integratie- en -separatieprojecten uitgevoerd. Deze kennis en ervaring hebben geresulteerd in onze op maat gemaakte serie tools en versnellers. De KPMG carve-out toolkit bestaat uit vooraf gedefinieerde blauwdrukken (workshops starten met vooraf gedefinieerde blauwdrukken), branchespecifieke selectiecriteria en SAP- objectcriteria en een gedefinieerde automatiseringsaanpak.