De hoogste tijd voor datakwaliteit

Datakwaliteit is een van de onderwerpen waar veel aandacht aan is besteed in de aanloop naar de definitieve Wet toekomst pensioenen (Wtp). Het is cruciaal om de juistheid en volledigheid van pensioenaanspraken en pensioenrechten vast te stellen en vervolgens over te zetten naar individuele pensioenvermogens. Deze bijdrage biedt een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen ten aanzien van het veelzijdige en complexe onderwerp datakwaliteit, binnen de context van de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. 

Pensioenfondsen moeten kunnen aantonen dat de datakwaliteit voor, tijdens en na de transitie geborgd is. Zij dienen de beheersing van de datakwaliteit gedurende de transitie te documenteren in het implementatieplan (artikel 46 van het concept Besluit toekomst pensioenen). De wetgever refereert hierbij aan een aantal belangrijke waarborgen.

Dit begint met een risicoanalyse. De handvatten hiervoor zijn uitgewerkt in het Kader datakwaliteit dat de Pensioenfederatie in oktober 2022 heeft gepubliceerd. Daarnaast wordt op twee momenten in het transitieproces een belangrijke rol toegekend aan de accountant (of IT-auditor) van pensioenfondsen. Het eerste toetsmoment voor de accountant betreft het verrichten van werkzaamheden voorafgaand aan de transitie. Deze werkzaamheden leiden tot een rapport van feitelijke bevindingen. Mede op basis van dit rapport besluiten pensioenfondsen over de kwaliteit van hun data en het al dan niet klaar zijn voor invaren. Het rapport van de accountant en de reactie van het fonds worden opgenomen in het implementatieplan en toegezonden aan DNB.

De Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA) benadrukte ten tijde van het consultatieproces van de Wtp overigens al het belang van realistische verwachtingen. Een rapportage van de accountant dat de datakwaliteit van een pensioenfonds 100% betrouwbaar is, is niet haalbaar. Wel kan de accountant (of IT-auditor) pensioenfondsen ondersteunen in het uitvoeren van overeengekomen specifieke werkzaamheden. Uiteindelijk is dit ook de wijze waarop het is vormgegeven in de regelgeving. Vanuit de markt wordt gezamenlijk gewerkt aan een set van gestandaardiseerde werkzaamheden, om zo consistentie in de sector te bevorderen.

Als onderdeel van het tweede toetsmoment wordt van de accountant of IT-auditor  een oordeel gevraagd over de juistheid en volledigheid van de transitie. Dit omvat ten minste de berekeningen die ten grondslag liggen aan de verdeling van vermogens en, indien van toepassing, het compensatiedepot, de solidariteitsreserve of de risicodelingsreserve bij invaren. Onzes inziens is het opportuun hier aansluiting te zoeken met de reguliere jaarwerkprocessen en hier waar nodig specialisten op het gebied van actuariële berekeningen en IT bij te betrekken. 

Hoe kunnen pensioenfondsen aan de slag met het in kaart brengen en waar nodig verbeteren van de datakwaliteit? Het Kader datakwaliteit van de Pensioenfederatie biedt hiervoor concrete handvatten. Het kader is tot stand gekomen in overleg met verschillende partijen in de sector, waaronder de NBA en toezichthouder DNB.

Het kader richt zich primair op het vaststellen van datakwaliteit op het ‘eerste toetsmoment’ als voorbereiding op het invaren. Het kader onderkent zes fases:

1. Opzet datakwaliteit
2. Risico-inventarisatie en -beoordeling
3. Data-analyses en deelwaarnemingen
4. Rapportage en beoordeling
5. Overeengekomen specifieke werkzaamheden accountant of IT-auditor
6. Besluit over datakwaliteit voor invaren

Het kader biedt een generiek model dat zowel voor grote als kleinere pensioenfondsen hanteerbaar moet zijn. Op basis van het ‘comply or explain’-principe kan worden onderbouwd waarom bepaalde stappen eventueel niet of niet volledig van toepassing zijn. Bijzonderheden en/of complexiteiten in de pensioenregelingen van het specifieke fonds kunnen ook om aanvullende werkzaamheden ten opzichte van het kader vragen.

Toezichthouder DNB beschouwt het kader als ‘een good practice’ waarmee fondsen hun datakwaliteit kunnen verbeteren. ‘Het is een stappenplan dat richting en sturing geeft aan het vaststellen, meten en verbeteren van de datakwaliteit die nodig is voor het invaren’ (Pensioen Pro, 21 oktober 2022).

Er is de afgelopen periode veel gebeurd en er is veel documentatie beschikbaar. Onze ervaring leert dat pensioenfondsen worstelen met de vraag: hoe nu verder? Wij adviseren om na te gaan waar de organisatie nu staat op het gebied van datamanagement, en een routekaart op te stellen met de acties om het gewenste volwassenheidsniveau te realiseren. Vanuit de geplande transitiedatum kan worden teruggerekend en kunnen belangrijkste deadlines en mijlpalen worden geplot in de tijd. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar het bijgaande artikel.  

Pensioenfondsen die 1 januari 2027 willen overgaan naar het nieuwe stelsel moeten het implementatieplan uiterlijk 1 juli 2025 aan DNB toezenden. Dit betekent dat de verschillende fases van het Kader datakwaliteit, waaronder de werkzaamheden van de accountant of IT-auditor, (ruim) voor dat moment moeten zijn afgerond. Wij adviseren dan ook om nu al met uw accountant of IT-auditor in overleg te treden.

Het is wel duidelijk dat de tijd van afwachten voorbij is. Pensioenfondsen en hun uitvoerders moeten aan de slag. U weet nu hoe laat het is: de hoogste tijd, voor datakwaliteit.

Wilt u meer weten over onze aanpak rondom datakwaliteit neem dan contact op met Wilfred Kevelam of David van Walraven.

Wij houden je op de hoogte per e-mail. Geef hier je voorkeuren door.