Bedrijven hebben vaak aanzienlijke liquide middelen vastzitten in werkkapitaal, waaronder debiteuren, crediteuren, voorraden en niet-handelsgerelateerde posten. Door cash uit het werkkapitaal vrij te maken, hebben bedrijven meer geld beschikbaar voor groei, transformatie, fusies en overnames, schuldafbouw of dividenden.

Naast het verbeteren van de financiële positie zorgt werkkapitaaloptimalisatie ervoor dat bedrijfsprocessen efficiënter en effectiever worden. Dit stimuleert operationele verbetering, resulteert mogelijk in kostenbesparingen en verbetert het serviceniveau van de organisatie.

Een duurzame relatie met stakeholders moet centraal staan in elk programma voor de optimalisatie van het werkkapitaal. Veelvoorkomende valkuilen zijn onder meer een overmatig gebruik van tactische betalingsvoorwaarden voor kortetermijnwinst ten koste van partners in de toeleveringsketen, het beperken van werkkapitaaloptimalisatieprogramma’s tot de financiële afdelingen, en een focus op het aanpakken van symptomen in plaats van de hoofdoorzaken.

Werkkapitaal regelgeving

Regelgeving rond werkkapitaalbeheer evolueert voortdurend. Er is wetgeving ingevoerd om de balans in de waardeketen te bevorderen en om buitensporig lange betalingstermijnen en late betalingen te voorkomen. Dit is voornamelijk ter bescherming van kleinere leveranciers van wie de kasstromen mogelijk meer onder druk staan.

Richtlijn 2011/7/EU betreffende "bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties" regelt de betalingsvoorwaarden voor transacties met particulieren, bedrijven en overheden in de Europese Unie. Sinds de invoering ervan moeten Europese landen deze richtlijn lokaal toepassen, hoewel ze ook andere wet- en regelgeving kunnen blijven toepassen die gunstiger is voor de schuldeiser dan de bepalingen van Richtlijn 2011/7/EU.

In Nederland zijn de standaard betalingstermijnen voor business-to-businesstransacties of B2B-transacties 30 dagen na ontvangst van de factuur, tenzij door beide partijen een andere betalingstermijn is overeengekomen, waarbij betalingstermijnen van maximaal 60 dagen zijn toegestaan. Betalingstermijnen langer dan 60 dagen kunnen alleen worden overeengekomen als kan worden aangetoond dat de langere betalingstermijnen geen nadelige gevolgen hebben voor koper of verkoper.

Er zijn drie uitzonderingen:

Betalingen aan middelgrote en kleine bedrijven (‘mkb-bedrijven’). Voor deze transacties mogen de betalingstermijnen niet langer zijn dan 30 dagen.
De schuldenaar is een overheidsinstantie. Overheidsinstanties moeten binnen 30 dagen betalen. In bijzondere omstandigheden kan dit worden verlengd tot 60 dagen.
De schuldenaar is een natuurlijke persoon. Bedrijven mogen in hun contracten of algemene voorwaarden passende betalingstermijnen kiezen voor individuele consumenten, op voorwaarde dat de betalingstermijnen redelijk zijn.

In geval van niet-naleving kunnen schuldeisers boetes opleggen, schadevergoeding eisen en rente in rekening brengen voor te late betalingen.

Vaststellen van betalingsvoorwaarden voor klanten en leveranciers

Het is belangrijk voor bedrijven om werkkapitaal te beheren, zodat er voldoende liquiditeit en gestroomlijnde processen aanwezig zijn, terwijl de naleving van de regelgeving en een eerlijke behandeling van de waardeketen worden gewaarborgd. Dit omvat het vaststellen van betalingsvoorwaarden voor klanten en leveranciers die in overeenstemming zijn met regelgeving en de normen die gelden binnen de industrie, het opzetten van robuuste facturerings-, incasso- en betalingsprocessen en het beheren van voorraden om het serviceniveau van klanten te beschermen zonder buitensporig hoge buffervoorraden op te bouwen. Werkkapitaalbeheer is vaak een functieoverschrijdende inspanning, waarbij belanghebbenden betrokken zijn vanuit financiën, verkoop, operatie, inkoop, juridische zaken en IT.

Optimaliseren van werkkapitaal

KPMG biedt een fris perspectief op het optimaliseren van werkkapitaal. We hebben inzicht in de meest recente regelgeving, een hypothesedatabase met innovatieve initiatieven voor werkkapitaalverbetering en een toonaangevende, op technologie gebaseerde aanpak. Wil je graag weten hoe we jouw organisatie kunnen helpen om het werkkapitaalbeheer naar een hoger niveau te tillen? Neem dan contact op met een van onze specialisten.

Ontdek hoe KPMG kan helpen:

Onze diagnostische beoordeling is de basis van elke succesvolle werkkapitaaltransformatie. In slechts enkele weken leveren we een datagedreven en door technologie ondersteunde analyse van jouw debiteuren-, crediteuren- en voorraadcycli. Met behulp van KPMG's eigen Elevate Analytical Building Blocks ('ABB’s') kunnen we miljoenen rijen transactiegegevens verwerken om inefficiënties te identificeren, prestaties te benchmarken en kansen voor kasvrijgave te kwantificeren. We vullen dit aan met gerichte interviews met stakeholders om de oorzaken te achterhalen en de volwassenheid te beoordelen ten opzichte van toonaangevende standaarden. Kansen worden gesegmenteerd in quick wins en strategische initiatieven, wat zorgt voor een duidelijke, uitvoerbare routekaart. Onze werkkapitaaldiagnose is niet alleen een analyse – het is een katalysator voor verandering, waardoor organisaties met vertrouwen en snelheid kunnen handelen in de dynamische omgeving van vandaag.

De implementatieplanning transformeert inzicht in actie. Na de werkkapitaaldiagnose ontwikkelen we samen een op maat gemaakte routekaart die geïdentificeerde kansen vertaalt in uitvoerbare initiatieven. Elk plan is gebaseerd op gegevens, afgestemd op bedrijfsprioriteiten en gestructureerd voor impact – met duidelijke eigenaren, tijdlijnen en mijlpalen. We segmenteren initiatieven op complexiteit en waarde, waarbij we quick wins versnellen en tegelijkertijd de basis leggen voor langetermijntransformatie. Het planningsproces is collaboratief en pragmatisch, waardoor afstemming tussen financiën, operatie, inkoop en IT wordt gewaarborgd. We integreren vanaf het begin governancestructuren en mechanismen voor het volgen van resultaten, wat zorgt voor transparantie en verantwoordelijkheid. Implementatieplanning is waar ambitie en planning samenkomen – via de omzetting van werkkapitaalpotentieel in uitvoerbare plannen.

We ontwerpen niet alleen de routekaart; we lopen samen door de stappen. Onze implementatieondersteuning zorgt ervoor dat werkkapitaalinitiatieven van plan naar prestatie gaan. We werken zij aan zij met jouw teams om verbeteringen in debiteuren, crediteuren en voorraden uit te voeren, waarbij we praktische begeleiding, technische expertise en verandermanagementondersteuning bieden. Van het verminderen van achterstallige betalingen en het harmoniseren van betalingstermijnen tot het rationaliseren van voorraden en supplychainfinanciering, we helpen om verbeteringen in de dagelijkse operaties te verankeren. We helpen bij het verfijnen van businesscases, het bijwerken van beleidslijnen, het voorbereiden van onderhandelingsmateriaal en het opzetten van governancestructuren. We bieden ook boekhoudkundig advies en boekhoudkundige standpunten met betrekking tot financiële oplossingen zoals factoring en supplychainfinanciering (reverse factoring). Onze aanpak is collaboratief en pragmatisch, waardoor initiatieven niet alleen worden geïmplementeerd, maar ook worden behouden. Implementatieondersteuning is waar werkkapitaalplannen worden omgezet in tastbare waarde.

Bij KPMG zijn monitoring en dashboarding essentieel voor het behouden van werkkapitaalverbeteringen. We bieden klanten realtime inzicht in belangrijke prestatie-indicatoren via op maat gemaakte dashboards die de voortgang volgen, afwijkingen benadrukken en datagestuurde besluitvorming mogelijk maken. Onze tools integreren naadloos met bestaande systemen, bieden intuïtieve interfaces en bruikbare inzichten. We zetten regelmatige beoordelingscycli en governancekaders op om continue monitoring en tijdige interventies te waarborgen. Dit resulteert in het behouden van momentum, het waarborgen van verantwoordelijkheid en het stimuleren van duurzame prestaties. Monitoring en dashboarding gaan niet alleen over het volgen van statistieken – ze gaan over het in staat stellen van organisaties om succes te behouden en hun werkkapitaal continu te optimaliseren.

Bij KPMG geloven we dat een duurzame werkkapitaalcultuur de hoeksteen is van langdurige werkkapitaaloptimalisatie. We werken samen met klanten om bewustzijn in het DNA van de organisatie te verankeren, waarbij we een mentaliteit bevorderen die liquiditeit en financiële discipline prioriteit geeft. Door middel van trainingsprogramma's, workshops en leiderschapsbetrokkenheid stimuleren we culturele verandering die aansluit bij strategische doelstellingen. We helpen bij het opstellen van beleidslijnen, prikkels en communicatiestrategieën die het belang van kasbeheer op alle niveaus versterken. Een duurzame werkkapitaalcultuur legt de basis voor blijvende financiële gezondheid en operationele uitmuntendheid.

Disclaimer: De Nederlandse en Europese regelgeving rondom werkkapitaal blijft zich ontwikkelen. De regelgeving die op deze webpagina wordt geciteerd, was correct op de datum van publicatie, maar kan worden gewijzigd. Raadpleeg altijd een juridische professional voor de meest recente toepasselijke regelgeving in jouw rechtsgebied.