2025.gada 26.septembrī stājās spēkā grozījumi Ministru kabineta noteikumos Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”, kuros noteikts, ka strukturēto rēķinu atsevišķos gadījumos (piemēram, avansa rēķinu) var uzskatīt par attaisnojuma dokumentu. Tāpat šajos grozījumos teikts – ja attaisnojuma dokuments noformēts kā strukturēts elektronisks rēķins, tad šādu rēķinu datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā attēlo cilvēklasāmā formātā un nodrošina iespēju veidot atvasinājumu papīra formā (izdrukas). Jautājums – kurš formāts strukturēto rēķinu gadījumā tiek uzskatīts par dokumenta oriģinālu – XML vai cilvēklasāmais, piemēram, PDF? Kurš formāts un kādā veidā būtu jāiesniedz tiesā kā pierādījums?
Kas ir dokumenta oriģināls?
Grāmatvedības likuma (GL) 1.panta 9.punkts nosaka, ka strukturēts elektroniskais rēķins (e-rēķins) ir rēķins, kas izstrādāts tādā formātā, kas ļauj to automātiski apstrādāt atbilstoši Eiropas Savienības noteiktajiem standartiem. Šāda veida rēķini tiek sagatavoti XML formātā, kas ir universāls datu formāts, īpaši piemērots elektroniskai apstrādei un integrācijai dažādās grāmatvedības un finanšu sistēmās.
XML formāts nodrošina, ka rēķina informācija tiek precīzi un konsekventi nolasīta, apstrādāta un integrēta. Tādējādi par e-rēķina oriģinālu uzskata XML formātu, bet tikai tādiem darījumiem, kur to kā obligātu paredz likums.
GL nosaka, ka no 2025.gada 1.janvāra e-rēķina lietošana Latvijā ir obligāta darījumos starp budžeta iestādēm (valsts pārvaldi), kā arī starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem un budžeta iestādēm. Līdz ar to minētajos darījumos par e-rēķina oriģinālu uzskatāms XML formāts.
Sākot no 2028.gada 1.janvāra, e-rēķini būs obligāti jāizmanto arī norēķinos starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem. Tādējādi par e-rēķina oriģinālu šādos darījumos uzskatīs XML formātu tikai no 2028.gada 1.janvāra.
Jau šobrīd GL neaizliedz divām pusēm vienoties par rēķinu izrakstīšanu XML formātā. Ja ir šāda vienošanās, tad arī šādos darījumos rēķins XML formātā uzskatāms par attaisnojuma dokumenta oriģinālu.
Papildus tam GL un MK noteikumu Nr.877 grozījumi paredz, ka e-rēķini ir jānodrošina cilvēklasāmā formātā. Tas nozīmē, ka gan izsniedzējam, gan saņēmējam ir jābūt iespējai e-rēķinu apskatīt uz ekrāna un izdrukāt. Šī prasība ir būtiska, lai nodrošinātu, ka visi procesa dalībnieki var vizuāli piekļūt rēķina informācijai, kas ir īpaši svarīgi, ja grāmatvedība tiek kārtota elektroniski. Tādējādi cilvēklasāmais formāts (piemēram, PDF) kalpo kā vizuāls attēlojums, kas ļauj ērti pārskatīt un izdrukāt rēķinu.
Kādā formātā jāiesniedz tiesā?
XML formāts satur visu nepieciešamo strukturēto informāciju, kas ļauj to automātiski elektroniski apstrādāt un integrēt dažādās grāmatvedības un finanšu sistēmās. Tiesību praksē tas nozīmē, ka XML fails nodrošina pilnīgu un precīzu datu atspoguļojumu, iekļaujot gan rēķina numuru, datumu un partnera identifikāciju, gan preču vai pakalpojumu aprakstu un vērtību. Šāda informācijas pilnība ir būtiska, lai tiesa varētu uzticami pārbaudīt darījuma faktisko norisi, identificēt atbildīgās personas un noteikt finanšu saistību apjomu.
Turklāt XML formāts nodrošina datnes nemainīgumu un izsekojamību. Tā kā katrs XML fails ir strukturēts un standartizēts, tiek saglabāts informācijas autentiskums, kas samazina iespēju manipulācijām ar rēķinu datiem. Tas ir īpaši svarīgi gadījumos, kad tiek vērtēti strīdi par maksājumiem, pievienotās vērtības nodokļa atskaitēm vai preču un pakalpojumu saņemšanu.
Savukārt tiesa var pieprasīt cilvēklasāmu formātu (piemēram, PDF), lai nodrošinātu vizuālu pārbaudi, taču juridiski oriģināls joprojām ir XML fails, jo tas satur strukturēto datu pamatu un atbilst normatīvo aktu prasībām.
Tādējādi, iesniedzot e-rēķinus kā pierādījumus tiesā, XML formāts nodrošina gan juridisko spēku, gan tehnisko pilnību, kas ļauj tiesai un iesaistītajām pusēm veikt precīzu, pārskatāmu un izsekojamu grāmatvedības datu analīzi. Turklāt, attīstoties XML formātam, parādīsies arī risinājumi, kas ļaus visām iesaistītajām pusēm, tostarp tiesai, nolasīt XML failus cilvēklasāmā formā. Šie risinājumi ne tikai uzlabos datu pieejamību un interpretāciju, bet arī veicinās ātrāku un precīzāku lēmumu pieņemšanu tiesvedības procesos.
Raksta autori:
Viktorija Dudkina, Nodokļu konsultāciju nodaļas vecākā konsultante
Ivars Žīgurs, Nodokļu konsultāciju nodaļas jaunākais projektu vadītājs
Raksts pārpublicēts no interneta žurnāla iFinanses.lv.