Latvijas grāmatvedības vide pastāvīgi attīstās, pielāgojoties jaunām tehnoloģijām un administratīvā sloga mazināšanas vajadzībām. Ministru kabineta noteikumi Nr. 877 "Grāmatvedības kārtošanas noteikumi" (turpmāk – Noteikumi) tiek pilnveidoti, lai uzlabotu grāmatvedības praksi, īpaši attiecībā uz e-rēķiniem un gada beigu inventarizācijas procedūrām. Š.g. 23. septembrī pieņemtie grozījumi Noteikumos paredz skaidrākus nosacījumus un vienkāršāku piemērošanu, lai atvieglotu uzņēmumu darbu un veicinātu digitālo risinājumu ieviešanu.
1. Kāds ir strukturēto elektronisko rēķinu (e-rēķinu) skaidrojums un pielietojums?
E-rēķina definīcijas precizēšana un cilvēklasāms formāts
Līdz šim Grāmatvedības likums un Noteikumu 31. punkts saturēja identisku "strukturēta elektroniskā rēķina" skaidrojumu, radot nevajadzīgu dublēšanos. Lai gan Grāmatvedības likums jau noteica pienākumu e-rēķinus pārvērst cilvēklasāmā formātā un nodrošināt izdrukas iespēju, praksē uzņēmumi šo prasību ne vienmēr attiecināja uz e-rēķiniem.
Galvenais grozījumu mērķis ir novērst normatīvo aktu dublēšanos un skaidri noteikt e-rēķinu attēlošanas prasības cilvēklasāmā formātā, nodrošinot vienotu izpratni un vieglāku piemērošanu.
Grozījumi svītro Noteikumu 31. punktu, kas dublēja e-rēķina definīciju. Tāpat noteikumi tiek papildināti ar jaunu 31.1 punktu, kas nepārprotami noteiks, ka strukturēts elektroniskais rēķins jānodrošina cilvēklasāmā formātā datora vai citas elektroniskās ierīces ekrānā un jānodrošina izdrukas iespēja.
Koriģējošā rēķina ieviešana un skaidrojums
Līdz šim Latvijas standarts paredzēja tādus rēķinu veidus kā koriģējošie rēķini. Tomēr tie nebija skaidri definēti ne grāmatvedības, ne nodokļu normatīvajos aktos. Praksē tika lietots termins kredītrēķins, ko izmantoja, lai samazinātu darījuma cenu vai anulētu pirkumu, un PVN likums paredzēja iespēju grozīt sākotnējo PVN rēķinu, norādot sākotnējā rēķina datus.
Grozījumu mērķis ir skaidrot korigējošā rēķina definīciju un tā pielietojumu, lai novērstu neskaidrības un veicinātu vienotu izpratni grāmatvedības praksē.
Ar grozījumiem Noteikumos tiek ieviests jauns 25.1 punkts, kas definēs koriģējošo rēķinu kā strukturētu elektronisku rēķinu, ko izmanto, lai labotu vai anulētu iepriekš izsniegtu rēķinu (piemēram, darījuma atcelšanas vai kļūdas dēļ). Koriģējošajā rēķinā būs obligāti jānorāda atsauce uz labojamā vai anulējamā rēķina numuru.
Avansa rēķina (priekšapmaksas rēķina) definīcija un gala rēķina atcelšanas iespēja
Līdz šim avansa rēķins pēc būtības tika uzskatīts par informatīvu dokumentu vai maksājuma pieprasījumu, kas pats par sevi nebija darījumu apliecinošs dokuments, jo tas nepierādīja preču piegādi vai pakalpojumu saņemšanu. Līdz ar to pēc avansa maksājuma saņemšanas bija nepieciešams sagatavot atsevišķu gala rēķinu, lai apliecinātu darījuma noslēgšanu.
Noteikumu grozījumu mērķis ir precizēt avansa rēķina statusu un samazināt administratīvo slogu uzņēmumiem, atļaujot nesagatavot papildu gala rēķinu noteiktos gadījumos, ja avansa rēķins ir noformēts kā strukturēts e-rēķins un pilnībā apmaksāts. Tas tiek panākts, iekļaujot Noteikumos jaunu 34.1 punktu, kas definēs avansa rēķinu kā informatīvu dokumentu (maksājuma pieprasījumu) par vēl nepiegādātām precēm vai nesniegtiem pakalpojumiem. Ja avansa rēķins ir pilnībā apmaksāts, tad papildu gala rēķinu varēs nesagatavot. Preču vai pakalpojumu saņemšanu šādā gadījumā apliecinās preču piegādes dokuments vai cits darījumu apliecinošs dokuments, kas skaidri identificē pilnu apmaksu saskaņā ar avansa rēķinu. Darījumos starp uzņēmumiem (B2B) šis atvieglojums būs piemērojams tikai tad, ja sākotnējais avansa rēķins tika sagatavots kā strukturēts elektronisks rēķins.
2. Ārvalstu darījumu partneru izsniegto rēķinu pieņemšana bez papildu iekšējiem dokumentiem
Līdz šim ārvalstu darījumu partneru izsniegtie rēķini bieži vien neatbilda visām Latvijas normatīvajos aktos (piemēram, Grāmatvedības likuma 11. panta piektā daļa) noteiktajām formālajām prasībām, piemēram, trūka dokumenta veida nosaukuma, reģistrācijas numura vai atbildīgās personas paraksta. Tas lika Latvijas uzņēmumiem veikt dubultu darbu, sagatavojot papildu iekšējos attaisnojuma dokumentus, lai papildinātu trūkstošo informāciju un formāli izpildītu likuma prasības. Šāda pieeja radīja lieku administratīvo slogu, kas nesniedza pievienoto vērtību grāmatvedības kvalitātei.
Grozījumu mērķis ir samazināt administratīvo slogu uzņēmumiem, vienkāršojot ārvalstu rēķinu uzskaiti grāmatvedībā, vienlaikus nodrošinot pietiekamu informāciju darījuma identifikācijai. Noteikumos tiks pievienots jauns 33.1 punkts, kas noteiks, ka par attaisnojuma dokumentu var uzskatīt arī ārvalsts saimnieciskā darījuma dalībnieka izsniegtu rēķinu, pat ja tajā nav visu Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā noteikto rekvizītu un informācijas, ja vien tajā ir norādīta vismaz šāda būtiskā informācija:
• ziņas par saimnieciskā darījuma dalībniekiem (uzņēmuma nosaukums vai fiziskās personas vārds, uzvārds),
• darījuma datums,
• saimnieciskā darījuma (preces vai pakalpojuma) apraksts,
• saimnieciskā darījuma novērtējums naudas izteiksmē un valūta, kā arī
• rēķina numurs vai cits unikāls identifikators.
3. Kā tiks pilnveidotas inventarizācijas procedūras un samazināts administratīvais slogs?
Preču piegādes dokumentu papīra kopiju nepieciešamības atcelšana
Noteikumu 53. punkts paredzēja obligātu pienākumu pievienot preču piegādes dokumentu papīra formā pie saņemto preču piegādes dokumentu un pārvadājumu dokumentu reģistra, pat ja preču piegādes dokuments ir elektroniski. Šāda prasība drukāt dokumentus radīja lieku administratīvo slogu uzņēmumiem.
Grozījumu mērķis ir samazināt administratīvo slogu un birokrātiju, atceļot prasību par papīra kopiju pievienošanu elektroniski sagatavotiem dokumentiem, tādējādi veicinot pilnīgu digitālo dokumentu apriti. Noteikumos tiek pievienots jauns 53.1 punkts, kas atļaus nepievienot papīra kopijas elektroniski sagatavotiem preču piegādes vai pārvadājumu dokumentiem pie reģistra, ja tiek nodrošināta šo dokumentu attēlošana cilvēklasāmā formātā datora vai citas elektroniskās ierīces ekrānā un, ja nepieciešams, arī izdruku iespēja.
Prasījumu un saistību salīdzināšana, izmantojot digitālos risinājumus
Praksē gada pārskata sagatavošanas laikā radās interpretācijas par prasījumu un saistību salīdzināšanas tehnisko risinājumu. Bieži vien uzskatīja, ka dati nav salīdzināti, ja darījuma partneris nebija sniedzis tiešu atbildi par atlikumu atbilstību, kas prasīja papildu laika patēriņu saziņai. Tāpat pastāvēja atšķirīgi viedokļi par pašapkalpošanās portālu izmantošanu šim mērķim.
Grozījumu mērķis ir efektivizēt un modernizēt prasījumu un saistību inventarizācijas procesu, skaidri atļaujot mūsdienu digitālo risinājumu izmantošanu un vienkāršojot procedūras gadījumos, kad darījuma partneris nesniedz atbildi. Noteikumu 68. punkts tiek izteikts jaunā redakcijā, papildinot, ka prasību un saistību inventarizāciju var veikt, izmantojot pašapkalpošanās portālu risinājumus vai citus savstarpēji saskaņotus elektroniskos datu apmaiņas kanālus. Turklāt, ja darījuma partneris līdz inventarizācijas termiņa beigām nesniedz atbildi par atšķirībām, dati tiks uzskatīti par salīdzinātiem.
Bezskaidras naudas atlikumu inventarizācijas kārtība
Līdz šim Noteikumu 68. punkts noteica vispārīgu pienākumu veikt nemateriālo ieguldījumu, prasījumu un saistību inventarizāciju, taču tiem trūka skaidras kārtības, kādā veicama bezskaidras naudas atlikumu inventarizācija un šo atlikumu saskaņošana starp uzņēmumu un maksājumu pakalpojumu sniedzēju (piemēram, banku).
Grozījumu mērķis ir precizēt un skaidrot bezskaidras naudas atlikumu inventarizācijas kārtību, nodrošinot efektīvāku un vienkāršāku saskaņošanas procesu. Noteikumos tiek pievienots jauns 68.1 punkts, kas nosaka, ka bezskaidras naudas atlikumu inventarizācija tiek veikta, pamatojoties uz maksājumu pakalpojumu sniedzēja nodrošināto informāciju par klientam sniegtu finanšu pakalpojumu (konta pārskatā norādītās summas).
Muzeju krājumu inventarizācijas kārtība
Līdz šim Noteikumu 71. punkts paredzēja specifisku kārtību bibliotēku krājumu inventarizācijai, bet nebija paredzēti nosacījumi muzeju krājumu inventarizācijas veikšanai, lai gan Ministru kabineta noteikumos Nr. 956 "Noteikumi par Nacionālo muzeju krājumu" tāda bija noteikta. Tas radīja normatīvā regulējuma nepilnību.
Grozījumu mērķis ir nodrošināt normatīvajos aktos paredzēto darbību samērīgumu un efektivitāti, pilnveidojot inventarizācijas kārtību, lai tā atbilstu muzeju krājumu specifikai. Tas tiks panākts, papildinot Noteikumu 71. punktu, paredzot, ka muzeju krājumu inventarizācija tiks veikta atbilstoši normatīvajiem aktiem muzeju krājumu jomā noteiktajā kārtībā un termiņos.
Budžeta iestāžu naudas darījumu salīdzināšanas atcelšana
Saskaņā ar iepriekšējo Noteikumu 72. punkta redakciju, budžeta iestādēm bija jāveic kontu atlikumu un darījumu salīdzināšana ar vispārējās valdības sektora struktūrām, kas ietvēra arī naudas darījumu salīdzināšanu. Laika gaitā, digitalizējot inventarizācijas procesu un pilnveidojot datu kvalitāti, naudas darījumu salīdzināšana tika uzskatīta par nevajadzīgu un papildu administratīvo slogu radošu prasību.
Izmaiņu mērķis ir mazināt administratīvo slogu budžeta iestādēm un pilnveidot gada slēguma inventarizācijas procesu, izslēdzot naudas darījumu salīdzināšanu, kas vairs nav nepieciešama datu precizitātes nodrošināšanai. Noteikumu 72. punkts tiks izteikts jaunā redakcijā, nosakot, ka budžeta iestādes pārskata gada slēguma inventarizācijā veic tikai prasījumu, saistību un darījumu bez atlīdzības salīdzināšanu ar vispārējās valdības sektora struktūrām, tādējādi atceļot prasību salīdzināt naudas darījumus.
Valsts kases klientu kontu atlikumu saskaņošana
Līdz šim uzņēmumi, kuriem ir atvērti konti Valsts kasē, veic konta atlikuma salīdzināšanu ar Valsts kasi saskaņā ar MK noteikumiem Nr. 778 “Kārtība, kādā Valsts kase nodrošina maksājumu pakalpojumu sniegšanu”. Tomēr šī norma nebija tieši iekļauta šajos Noteikumos, radot sasaistes trūkumu starp abiem normatīvajiem aktiem attiecībā uz inventarizācijas kārtību.
Grozījumi nodrošinās skaidru sasaisti un vienotu regulējumu, precizējot Valsts kases klientu kontu atlikumu inventarizācijas kārtību arī Noteikumos, kuros tiks pievienots jauns 72.1 punkts, kas skaidri noteiks, ka Valsts kases klientiem jāsalīdzina Valsts kasē atvērto kontu atlikumi, ievērojot kārtību, kāda noteikta normatīvajos aktos par Valsts kases maksājumu pakalpojumu sniegšanu.
