Stafrænir ferlar auka afköst og bæta árangur
Hjallastefnan stóð frammi fyrir þeirri áskorun að ráðningar- og dvalarsamningar lifðu á pappír og gerðu starfsfólki erfitt fyrir að hafa yfirsýn. Skjölun var tímafrek og kallaði á mikla handavinnu.
Með vextiHjallastefnunnar jókst þörf þeirra fyrir öfluga miðlæga upplýsingastýringu og sjálfvirkari ferla. Markmið verkefnisins var því að létta álagið á starfsfólki með því að nýta tækni til gera því kleift að einbeita sér betur að fagstarfi í skólunum.
KPMG hefur aðstoðað Hjallastefnuna við að þróa og innleiða heildrænt stjórnkerfi með tæknilegum lausnum frá Microsoft 365. Lausnirnar eru alfarið í eigu Hjallastefnunnar og ekki þurfti að auka á leyfiskostnað; aðeins þurfti að kaupa leyfi fyrir sérfræðing frá KPMG sem annast uppsetninguna og jafna og stöðuga framþróun.
Helstu lausnir sem innleiddar voru:
- Ráðningarsamningar og dvalarsamningar:
Sjálfvirk myndun skjala fyrir rafrænar undirritanir, sjálfvirkt skipulag samningsmappa og lýsigagna ásamt sérsniðnum aðgangsstýringum niður á hvern skóla. - Þjónustu- og rekstrarsamningar: Einföld skráning og miðlægt utanumhald þjónustu- og rekstrarsamninga, þjónustusamninga við sveitarfélög, leigusamninga og verktakasamninga.
- Sérkennslumál: Skipulögð skráning á sérkennslunemendum og málum þeirra, með stofnun almennra svæða fyrir hvern nemanda og sérsvæða fyrir hvert mál. Nálgun sem auðveldar skólastjórnendum yfirsýn og stuðlar að skilvirkara starfi.
- Stjórnborð og gæðakerfi: Uppsetning á miðlægum vettvangi „Sólin – Allt á einum stað“ sem auðveldar starfsfólki að nálgast allar mikilvægar upplýsingar og skjöl.
Árangurinn af þessari stafrænu umbreytingu hefur verið umtalsverð hagræðing, aukin skilvirkni og betri yfirsýn stjórnenda. Mikilvægast er þó að starfsfólkið hefur nú meiri tíma og betri forsendur til að sinna grundvallarmarkmiðum Hjallastefnunnar, sem eru velferð barna og skapandi menntastarf.
Samstarf KPMG og Hjallastefnunnar sýnir hvernig stafrænar lausnir geta gert minni skipulagsheildum kleift að einbeita sér að því sem raunverulega skiptir máli, í tilviki Hjallastefnunnar; menntun barnanna.
