Rikkumisest teavitamise kanal ehk vihjeliin

Igal ettevõttel ja asutusel on võimalik teavituskanalit ehk vihjeliini sisse seada kas omal käel või lasta seda teha välisel osapoolel. Ükskõik kumma variandi kasuks otsustate, peate olema kindel, et nii rikkumisteate esitamine teavituskanali kaudu kui ka järgnev menetlus tagaksid kahtlusest teatanud isikule konfidentsiaalsuse ja turvalisuse. Mida tõsisem on juhtum, millest teatada soovitakse, seda veendunum soovib olla teate esitaja enda kaitstuses ja seda kasulikum on organisatsioonil juhtumiga aega kaotamata tegeleda, et kahju suurust vähendada. Ühtlasi võib toimiva vihjeliini olemasolu avada Teile uksi uute ärisuheteni koostööpartneritega, kes hindavad seaduskuulekust ja eetilisust.  

Kui otsustate tellida teavituskanali teenused KPMG-lt, aitame Teil luua oma töötajate ja partnerite silmis usaldusväärse vihjeliini süsteemi. Me pakume turvalist ja konfidentsiaalset teavituskanalit ning viime menetlusi läbi kiirelt, erapooletult ja professionaalselt. Nii aitame Teil keskenduda oma ettevõtte või asutuse põhitegevusele ja suurendame võimalust, et organisatsioon tervikuna saab teavituskanalist kasu. 

Teavituskanali sisseseadmine ja ülevalhoidmine

• Pakume veebipõhist teavituskanalit, mis on usaldusväärne, turvaline ja kasutajasõbralik viis Teie töötajatele ja koostööpartneritele anda teada oma kahtlustest.
• Teavituskanal vastab vajalikele küberturbe ja andmekaitse reeglitele, võimaldades muuhulgas krüpteeritud sõnumivahetust teavitajaga ja dokumentide edastamist.
• Rikkumisteateid on võimalik esitada 24/7 nii konfidentsiaalselt kui ka anonüümselt ning vajadusel erinevates keeltes.  

Esmane rikkumisteate menetlemine

• Pakume sõltumatut rikkumisteate esmast menetlemist, sealhulgas teavitaja poolt esitatud asjaolude kontrollimist ja täpsustamist.
• Kogutud teabe alusel koostame esmase kokkuvõtte, mille alusel saavad Teie organisatsiooni vastutavad isikud otsustada, kuidas edasi tegutseda.
•  Saadame teate esmase kättesaamise kinnituse rikkumisest teavitanud isikule vastavalt õigusaktide nõuetele.  

Rikkumisteate täiemahuline uurimine

• Vajadusel viime läbi sõltumatu rikkumisteate uurimise, mille käigus kogume dokumentaalseid tõendeid erinevatest andmeallikatest ja andmebaasidest, samuti viime läbi intervjuusid teavet omavate ja omada võivate isikutega.
• Saame alustada rikkumisteate uurimisega 48h jooksul alates vastavasisulise otsuse vastuvõtmisest Teie organisatsiooni juhtorgani poolt.
• Vajadusel kaasame menetluse läbiviimisse KPMG erinevate valdkondade professionaale, kes oskavad koguda ja uurida IT-tõendeid, tunnevad põhjalikult finants- või maksusüsteemi või omavad muid spetsiifilisi oskusi, teadmisi ja kogemusi.
• Menetluse lõppedes koostame põhjaliku  uurimisaruande, milles esitame selgelt ja arusaadavalt oma tähelepanekud, sealhulgas esitame ülevaate olulisemate tõenditest.
• Saadame rikkumisest teavitanud isikule tagasiside teate alusel kohaldatud järelmeetmete kohta vastavalt õigusaktide nõuetele. 

Muud teavituskanali sisseseadmisega seotud lisateenused

• Aitame teid rikkumisest teavitamise sisesereeglistiku koostamisel, sealhulgas vajadusel koostame lühitutvustuse kõige olulisematest põhimõtetest ja reeglitest teavitamise kohta.
• Pakume teie organisatsiooni töötajate koolitamist, mille käigus räägime teavituskanali vajalikkusest ja kasutamise põhimõtetest, samuti selgitame teavitusprotsessi erinevaid etappe ja rikkumisest teavitanud isiku kaitse tagamist.

Kliendid on meie teenuste kohta öelnud*

1. Vihje andmine ja menetlus näivad töötajatele läbipaistvamad ja objektiivsemad.
2. Teadete vastuvõtmise ja menetlemise protsess on selgemini paigas ning ei tehta isiku- või sündmusepõhiseid erandeid.
3. Väline osapool viib menetlust läbi ja teeb ettepanekuid objektiivsemalt, haarab kergemini tervikpilti ning ei ole mõjutatud ettevõttesisestest isiklikest- ega tabuteemadest.
4. Menetluse läbiviimisel kasutatakse ühtset metoodikat, lähtutakse probleemi olulisusest ning antakse hinnang selle kohta, kas protsess toimib või mitte.
5. Menetluse läbiviimisel ja ettepanekute tegemisel keskendutakse ettevõtte riskidele, samuti analüüsitakse ja hinnatakse materjale ettevõtte kasutegurit ja efektiivsust silmas pidades.
6. Välise osapoole intervjuudel on töötajatel lihtsam ennast avada stiilis: „Räägin ausalt ära, kuna see menetlus tundub ettevõtteväline“.
7. Välise osapoole hinnangud on ettevõtte juhtkonnale teise kaaluga ja neid võetakse tõsisemalt kui majasisese töötaja või osakonna hinnangut.

*Klientide andmed on konfidentsiaalsed.