De ti lønbud for en velfungerende lønfunktion

Oplever din virksomhed, at I mangler personale, som har konkret ekspertise inden for lønkørsel? Er lønprocessen uoverskuelig, og mangler I gennemsigtighed? Så er I ikke de eneste!

Hos KPMG støder vi tit på virksomheder, som ikke har de nødvendige kompetencer, der kræves for en velfungerende lønfunktion. I Danmark findes der bl.a. ikke en uddannelse specifikt rettet mod løn – og derfor bliver det for mange virksomheder ofte ”learning by doing”, hvilket skaber udfordringer.

For mindre virksomheder gælder det ofte også, at de ikke har behov for en fuldtidsansat til at udarbejde løn – og derfor er det som regel en medarbejder i regnskabsafdelingen, der står for den del. Udfordringen er, at der her kan gå vigtig viden tabt om lovregulering, overenskomster, refusioner mm.

Dette kan vise sig at være en stor udfordring for virksomhederne. Hvis data, der skal bruges til lønudbetaling, såsom grundløn, bonus, nyansættelser, f.eks. ikke er korrekte eller kommer for sent, kan det skabe flere manuelle opgaver, som i sidste ende stiller endnu større krav til medarbejderne.

På baggrund af vores iagttagelser har vi udviklet de 10 lønbud for en velfungerende lønfunktion. Disse kan ses som guide til, hvad din virksomhed skal være opmærksom på i forbindelse med løn. Lønbuddene er inddelt i tre områder, som er centrale for nutidens lønfunktion: 

• Digitalisering
• Processer, compliance og kontroller
• Kompetencer.

Du kan læse mere om hvert lønbud nedenfor. 

4. Information skal udveksles mellem HR og Finans i digitale processer med klare kontroller, roller og ansvar
Information skal udveksles mellem HR og Finans i strømlinede digitale processer med klare kontroller, tydeligt definerede roller og en gennemskuelig ansvarsfordeling. Dette eliminerer ikke kun risikoen for tab af vigtige data, men det sikrer også en mere effektiv og sammenhængende lønproces.

5. Lønprocessen er regelbaseret og skal kunne automatiseres i alle virksomheder
Mange lønbogholdere bruger betydelig tid på navigation mellem systemer, manuel indtastning og overførsel af data. Med digitale løsninger kan I reducere tiden, der bruges på manuel dataoverførsel. En korrekt automatiseret lønproces minimerer også risikoen for fejl og sikrer, at alle regler og beregninger anvendes ensartet og nøjagtigt.

6. Jeres lønsystem skal matche jeres virksomheds behov
Dette er med til at sikre effektiv lønadministration og præcise udbetalinger til jeres medarbejdere. Manglende tilpasning af systemet kan medføre en overvægt af manuelle handlinger og derved fejl, unødvendigt tidsforbrug og manglende overholdelse af deadlines.

7. I skal kunne dokumentere resultater af kontroller i løbet af året
Det at indføre en kontrol er ikke kompliceret - men at få en proces op omkring kontroller, så de bliver gennemført, når de skal og at få dem dokumenteret, så de kan bruges i forhold til revision og eventuelle myndigheder, kan være svært for mange virksomheder.

8. Jeres lønkørsel skal følge en standardproces i overensstemmelse med god praksis
I en travl hverdag på et område, der konstant er i forandring, kan en veldokumenteret lønproces gøre det overkommeligt hele tiden at teste processen mod best practice på området.

9. I skal kunne dokumentere, at ingen har unødvendig adgang til personlig data
Overholder jeres lønprocesser GDPR, og kan I dokumentere dette? Lønprocessen er et vigtigt GDPR-område, da det indeholder mange sensitive private oplysninger om medarbejdere.

10. I skal dokumentere overholdelse af god praksis for funktionsadskillelse
Har dine lønmedarbejdere mulighed for at ændre i deres egne lønoplysninger? Er der dokumentation for, at funktionsadskillelse finder sted?  Funktionsadskillelse er et centralt punkt for næsten alt, men inden for løn er det en proces, der primært skal sikre imod dyre fejl og bedrageri.