SAP S/4HANA: Mit der Einführung mutig vorangehen und die Resilienz erhöhen

Die Zeit rennt, und das Jahr 2027 rückt näher – das Jahr, in dem SAP den kostenfreien Support für seine aktuelle ERP-Generationen R/3 und SAP ERP ECC beenden will. Nur gegen Aufpreis soll es noch eine darüber hinaus gehende Wartung des Systems bis Ende 2030 geben.

Unternehmen, die derzeit R/3 und ECC für ihr Enterprise Resource Planning (ERP) nutzen, sollten nicht noch lange warten, ehe sie die Implementierung des Nachfolgers SAP S/4HANA angehen. Mancher wird einwenden: „Warum sollten wir nicht bis wenigstens Ende 2027 noch mit R/3 arbeiten? Der Wechsel zu SAP S/4HANA ist doch ohnehin nur ein Kostenfaktor und hat keinen Business Case.“

Dieser Einwand beruht auf einer falschen Sichtweise. Kostenfaktor hin oder her – die Einführung von SAP S/4HANA wird angestoßen durch den von SAP angekündigten Support-Stopp und muss früher oder später angegangen werden. Insofern ist die Implementierung des Systems zumindest vordergründig eine Infrastruktur-Investition, die nicht Business-Case-getrieben ist und nicht auf unmittelbare finanzielle Vorteile für das Unternehmen zielt.

Aber: Die Transformation des ERP-Systems ist weitaus mehr als ein bloßes IT-Projekt und kann, wenn sie richtig umgesetzt wird, große Chancen und unter dem Strich sehr wohl finanzielle Vorteile bieten sowie auf die immer wichtiger gewordene unternehmerische Resilienz einzahlen.

Erstens: Die Einführung von SAP S/4HANA bietet Unternehmen die Möglichkeit, gewachsene Strukturen und Prozesse zu bereinigen und weitere Aufräumarbeiten durchzuführen. Hierzu zählen insbesondere:

• Prozesse im Unternehmen zu standardisieren,
• Systeme zur Stilllegung zu identifizieren,
• Strukturelle Maßnahmen wie die Bündelung von Services, Prozessen und Mitarbeitern umzusetzen,
• Maßnahmen zu ergreifen, die die Resilienz, Agilität und Skalierbarkeit der Organisation verbessern.

Damit lassen sich die Datenqualität verbessern – eine „Conditio sine qua non”, also eine notwendige Bedingung, für die erfolgreiche Digitalisierung – und effektive Governance-Strukturen schaffen. Als Folge dieser Aufräumarbeiten können die strukturellen Kosten des Unternehmens um bis zu 30 Prozent sinken (ein mögliches Mittel zur Refinanzierung der SAP S/4HANA-Transformation). Je früher man somit die Umstellung auf die neue Lösung angeht, desto eher lassen sich diese Vorteile, also die Früchte der Arbeit ernten.

Zweitens: Es ist in der Regel nicht sinnvoll, digitale Applikationen wie zum Beispiel die Abbildung neuer Geschäftsmodelle, Prozessautomatisierung oder Analytics erst ins Altsystem zu integrieren und später noch einmal in das neue System. Um solche Doppelinvestitionen zu vermeiden, lohnt es sich, schon jetzt die SAP S/4HANA-Transformation aufzunehmen.

Drittens: Ein System mit standardisierten Prozessen bietet als einheitliches „Digital Backbone“ die langfristige Basis für die digitale Unternehmenstransformation: Die einmal entwickelten Anwendungen lassen sich später über alle lokalen Einheiten ausrollen.

Diese Punkte zeigen, dass es sinnvoll ist, bereits jetzt zu SAP /4HANA zu wechseln. Die Lösung selbst ist dabei ein weiteres wichtiges Argument für die umgehende Einführung:

• Ein wichtiges Asset ist SAP HANA, die In-Memory-Technologie, auf der SAP S/4HANA aufbaut. Dadurch verspricht das neue ERP-System eine höhere Leistungsfähigkeit, Echtzeit-Analysen und die Möglichkeit, Machine Learning und KI einzusetzen. Damit stellt der Wechsel zu SAP S/4HANA einen wichtigen Baustein der digitalen Transformation dar.
• Hinzu kommt die neue Benutzeroberfläche SAP Fiori. Ihr Vorteil: Sie soll die Nutzung von SAP-Lösungen deutlich vereinfachen und den Nutzenden ein intuitives Arbeiten ermöglichen. Das Design ähnelt Apps, die man aus dem Alltag kennt. Außerdem lässt sich von allen Endgeräten auf SAP Fiori zugreifen, auch mobil.

Aus unserer Beratungspraxis wissen wir, dass die Transformation des ERP-Systems eine der komplexesten Aufgaben ist, denen sich Unternehmen in den nächsten Jahren zu stellen haben. Denn ERP-Systeme betreffen nahezu alle Bereiche in einem Unternehmen, von der Steuerfunktion über Vertrieb, Beschaffung, Finance und HR bis zur Corporate Governance. Dadurch wirkt sich die Umstellung in jeder Ecke des Unternehmens aus. Und natürlich soll das tägliche Geschäft während der gesamten Transformation störungs- und fehlerfrei weiterlaufen.

Der gesamte Prozess dauert in der Regel zwischen 1,5 und drei Jahren. Unsere Studien zur SAP S/4HANA-Einführung haben gezeigt, dass viele Unternehmen die Komplexität und den Aufwand unterschätzt haben.

Für den Umstieg auf SAP S/4HANA werden viel Zeit und Ressourcen aufgewendet – daher sollte die Chance nicht verschenkt werden, zugleich Strukturen und Prozesse zu standardisieren und Mehrwerte zu realisieren. Dies erfordert eine solide Planung mit konkreten, transparenten Zielen und Meilensteinen.

Auch dies spricht für eine frühzeitige Einführung in Unternehmen. Entscheidend ist dabei, die Transformation richtig und mit Weitblick anzugehen. Denn unterlaufen bei der Einführung Fehler, können sich diese in vielen Betriebsprozessen auswirken.

Es wäre aber kontraproduktiv, aus Angst davor die Transformation des Systems unnötig in die ferne Zukunft zu verschieben und Möglichkeiten für zügige Prozess- und Strukturoptimierungen sowie eine frühzeitige Nutzung von SAP HANA und SAP Fiori zu verschenken.