Umsatzsteuerbefreiung für Postdienstleistungen nach aktueller Gesetzeslage

Wer große Postmengen versenden will, beauftragt in der Regel einen Dienstleister. Dabei kommt es seit der Neuregelung des Postmodernisierungsgesetzes im Juli 2024 immer wieder vor, dass Postdienstleister bei Ausschreibungsverfahren uneinheitliche Angebote abgeben, was die Umsatzsteuerfreiheit bzw. -pflicht der angebotenen Leistungen betrifft.

Es bestehen also Unsicherheiten, welche Leistungen umsatzsteuerbefreit sind und welche nicht. Einige Angebote berücksichtigen die Umsatzsteuer, andere nicht. Dies erschwert für die Ausschreibenden nicht nur die Vergleichbarkeit, sondern wirft auch Fragen zu möglichen Umsatzsteuer-Nachforderungen auf. Wir erläutern die wichtigsten Aspekte.

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Steuerfreie Post-Universaldienstleistungen

Zu den steuerfreien sogenannten Universaldienstleistungen zählen in der Regel:

Dienste im Zusammenhang mit dem Abholen, dem Sortieren, dem Transport und dem Zustellen von Postsendungen.
Das Befördern von Briefen, Paket- und Warensendungen und das förmliche Zustellen von Schriftstücken zur Sendungsverfolgung, solange diese nicht als Zusatzleistung zu werten sind.

Eine Universaldienstleistung liegt demnach vor, wenn

Laufzeitvorgaben für die Zustellung von mindestens 95 Prozent am dritten Werktag (E+3) sowie 99 Prozent am vierten Werktag (E+4) im Jahresdurchschnitt bestehen und
das Erbringen der Postdienstleistung zum erschwinglichen Preis erfolgt und somit eine flächendeckende Versorgung mit Postdienstleistungen gewährleistet wird. Ein erschwinglicher Preis liegt laut der Finanzverwaltung vor, wenn er der durchschnittlichen Leistungsfähigkeit eines Privathaushalts bei durchschnittlicher Nachfrage entspricht.

Als formale Voraussetzung für die Steuerbefreiung kommt hinzu, dass sich der Postdienstleister gegenüber dem Bundeszentralamt für Steuern verpflichtet, im gesamten Gebiet der Bundesrepublik Deutschland Postdienstleistungen (Universaldienstleistungen) anzubieten und in diesem Zuge eine Bescheinigung beantragt, von der Umsatzsteuer befreit zu werden.

Steuerpflichtige Leistungen

Leistungen, die der Zielsetzung einer flächendeckenden Versorgung mit Postdienstleistungen zu erschwinglichem Preis nicht entsprechen, sind grundsätzlich steuerpflichtig.

Beispiele dafür sind Briefsendungen, die

nach höheren Qualitätsvorgaben befördert werden, beispielsweise besonders schnelle Lieferung für höheres Entgelt,
Paketsendungen, die zu abweichenden Entgelten für spezielle Gruppen (z.B. Geschäftskunden, Massenversender) befördert werden und • Sendungen, die zu individuell vereinbarten Bedingungen befördert werden.

Herausforderungen bei der Abgrenzung

Die Einordnung in steuerpflichtige oder steuerfreie Leistungen erfordert vor allem eine klare Abgrenzung von Teilleistungen, also einzelnen Bestandteilen der Beförderung wie Abholung, Transport oder Bereitstellung, und Zusatzleistungen zu Universaldienstleistungen. Gehen diese Zusatz- bzw. Teilleistungen über das oben genannte Niveau der Universaldienstleistung hinaus, besteht in der Regel Umsatzsteuerpflicht für die gesamten Postdienstleistungen.

Der Umgang mit den bestehenden Beurteilungsunsicherheiten wird insbesondere für ausschreibende Unternehmen dadurch erschwert, dass nur die Postdienstleister die nach § 4 Nr. 11b S. 2 UStG erforderliche Bescheinigung (Bescheinigung der Steuerbefreiung der Postdienstleister) beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen können. Die ausschreibenden Unternehmen haben somit zunächst keinen Einfluss darauf, ob die angebotenen Postdienstleistungen steuerbefreit und die Angebote der Postdienstleister vergleichbar sind.

Was Unternehmen tun können

Unternehmen, die große Postmengen versenden oder ausschreiben, sollten jede angebotene Leistung einzeln prüfen. Dies kann unter anderem dadurch erfolgen, dass die ausgeschriebene Leistungsbeschreibung präzisiert wird, im Verfahren Nachweise zur Umsatzsteuerbefreiung der bietenden Unternehmen gefordert werden oder vertragliche Vereinbarungen zur steuerlichen Einordnung der angebotenen Postdienstleistungen getroffen werden. So stellen Sie sicher, dass Ausschreibung und Verwaltung der Postdienstleistungen rechtssicher erfolgen. Wir unterstützen Sie gerne dabei.