SAP-Berechtigungs und Lizenzmanagement mit finanzieller Risikoabsicherung

Mit der Umstellung des Lizenzmodells auf S/4HANA werden Unternehmen vermehrt mit einer überraschenden und kostspieligen Erkenntnis konfrontiert: Die Lizenzvergabe basiert nun zusätzlich auf Berechtigungen.

Bereits in den Preis- und Konditionslisten für die Software ERP-Central-Component (ECC) verweist SAP auf die Lizenzierungspflicht eines definierten Nutzers, die SAP Software gemäß seines Berechtigungsumfangs auszuführen. Bislang wurde jedoch in der Praxis die tatsächliche Nutzung als Grundlage für die Lizenzierung herangezogen. Die Lizenzierungspflicht der Nutzer:innen für S/4HANA gilt auch weiterhin gemäß der erteilten Berechtigung. Die Neuerung besteht nun darin, dass mit der Einführung von S/4HANA Trusted Authorization Review (STAR) ein Auswertungs-Tool für die Migration geschaffen worden ist, mit dem die Lizenzzuweisung basierend auf den vergebenen Berechtigungen geprüft wird.

Dieses neue Auswertungs-Tool ermöglicht es, den erforderlichen Lizenztyp für Nutzende und Rollen auf der Basis von Berechtigungsobjekten und Ausprägungen zu ermitteln. Für SAP-Kunden, die noch kein optimiertes Berechtigungskonzept und Lizenzmanagement haben, kann dies zu einem deutlich erhöhten Bedarf an teuren Professional-Lizenzen führen. Für viele Unternehmen bedeutet das ein erhebliches finanzielles Risiko infolge von signifikanten Mehrkosten. Diese lassen sich durch eine effiziente Berechtigungskonzeption unter Anwendung der vereinbarten SAP-Lizenz-/Vertragsbestimmungen aber vermeiden.

Ein aktives SAP-Lizenzmanagement ist entscheidend, da jedem User eine spezifische Lizenz zugewiesen werden muss  - je nach vergebenen Berechtigungen in den unterschiedlichen SAP-Systemen. Eine Analyse der erforderlichen Lizenzzuweisungen trägt bereits maßgeblich zur Transparenz und Compliance bei. Kosteneinsparungen und eine effiziente Lizenzvergabe werden aber insbesondere dadurch erzielt, dass Rollen regelmäßig zusätzlich auch auf ihre Lizenznutzung hin überprüft und optimiert werden. Da sich viele Abteilungsprofile im Laufe der Jahre verändern und damit auch die Vergabe neuer Berechtigungen einhergeht, sind die zugewiesenen Lizenzen kontinuierlich zu überprüfen. Um Kosten zu minimieren, gilt hierbei das bewährte Minimalprinzip „So wenig wie möglich, so viel wie nötig“. Um den aktuellen Status zu ermitteln, ist eine Analyse des Berechtigungskonzepts aus Lizenzsicht notwendig. Nutzungsanalysen und der Vergleich zwischen potenzieller und tatsächlicher Nutzung (Can Do vs. Did Do) sollten in festgelegten Intervallen durchgeführt werden, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Selbst der mit Abstand teuerste Lizenztyp „Developer Access“ erfordert eine kritische Prüfung und tiefes Verständnis der technischen und vertraglichen Rahmenbedingungen.

Mit einem Authorization & Identity Management können Unternehmen ihr Berechtigungskonzept automatisiert administrieren und kosteneffizient gestalten. Damit stellen sie sicher, dass das Rollenkonzept und die Lizenznutzung optimal und im Einklang erfolgen. Hohe Lizenzkosten durch ein zu großzügiges Berechtigungskonzept können so vermieden werden. Ein effizientes SAP-Berechtigungskonzept ermöglicht neben der Lizenzoptimierung auch das Einhalten von Compliance-Anforderungen und vermeidet Zugriffsrisiken. Dadurch ergibt sich eine gesteigerte Sicherheitsstruktur, ein optimiertes Risikomanagement und eine erhöhte Produktivität.

Die Authorization- & Identity-Management-Lösung (AIM) von KPMG enthält datengetriebene Analyseverfahren und ermöglicht eine vollständige Transparenz über die SAP-Systeme. Mithilfe des SAP-Lizenzmanagements von AIM erhalten Sie eine optimierte Lizenzsituation. Hierzu tragen auch die technischen und finanziellen Dashboards bei, mit denen Sie Ihre Lizenz-Compliance und Finanzen kontinuierlich planen, überwachen und steuern können. Um Optimierungspotenziale zu identifizieren, können die datengetriebenen Analysen sowohl basierend auf der tatsächlichen Nutzung als auch basierend auf den vergebenen Berechtigungen erfolgen. Mit der Kostensimulation auf Grundlage der KPMG Pricing Benchmarks und des SAP-Produktportfolios für ECC und S/4HANA können Sie im Zuge Ihrer S/4HANA-Transformation ein passendes Lizenz- und Vertragsmodell ermitteln, planen und umsetzen.