Dienstwagen privat nutzen: Das gilt bei Urlaubsreisen

Viele Menschen brechen bald in den Urlaub auf. Dabei ist das Auto eines der beliebtesten Verkehrsmittel. Handelt es sich um einen auch privat genutzten Dienstwagen, empfiehlt es sich, sich vorab auch mit steuerlichen Fragestellungen zu beschäftigen. 

Aus steuerlicher Sicht ist die Nutzung des Dienstwagens im Urlaub in der Regel unbedenklich, da der sich hieraus ergebende geldwerte Vorteil von der typischerweise angewandten 1-Prozent-Regelung abgedeckt ist. Danach müssen Arbeitnehmer ein Prozent des Bruttolistenpreises des Firmenwagens je Monat versteuern. Hinzu kommen 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises je Kilometer der Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz. Obwohl der Dienstwagen während des Urlaubs nicht für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird, darf der geldwerte Vorteil nach der 0,03-Prozent-Regelung für diese Fahrten nicht gekürzt werden. Dies gilt selbst dann, wenn es sich um einen längeren Urlaub handelt, der volle Kalendermonate umfasst. 

Funktioniert im Ausland die Tankkarte des Arbeitgebers nicht, besteht steuerlich die Möglichkeit, sich die Tankkosten im Nachgang vom Arbeitgeber als Auslagenersatz erstatten zu lassen. Da die Kosten für den Treibstoff von der 1-Prozent-Regelung umfasst sind, ergibt sich hieraus kein zusätzlicher geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer. Werden die Treibstoffkosten nicht vom Arbeitgeber erstattet, können sie als Zuzahlung des Arbeitnehmers auf den geldwerten Vorteil nach der 1-Prozent-Regelung angerechnet werden. Dies hat der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 30. November 2016 (VI R 2/15) zugunsten der Steuerzahler entschieden. Die Finanzverwaltung folgt dieser Rechtsprechung, setzt aber voraus, dass die Kostenübernahme arbeitsvertraglich vereinbart ist oder auf einer arbeitsrechtlichen Vereinbarung beruht. 

Dies gilt allerdings nicht für weitere Kosten der Urlaubsreise wie Fährkosten, Vignetten, Mautgebühren, Parkgebühren oder Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder. Diese können nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Ebenso ist eine Anrechnung dieser Kosten auf den geldwerten Vorteil der Dienstwagennutzung nicht möglich. Kommt es im Urlaub zu einem Unfall mit dem Dienstwagen, können weitere Ausgaben wie Abschlepp- und Reparaturkosten anfallen. Hierbei handelt es sich steuerlich um außergewöhnliche Kosten, die nicht von der 1-Prozent-Regelung umfasst sind und daher gesondert zu behandeln sind.

Die Finanzverwaltung hat in der Lohnsteuerrichtlinie hierfür die folgende Vereinfachungsregelung vorgesehen. Betragen die Unfallkosten (gegebenenfalls nach Erstattung durch die Versicherung) nicht mehr als 1000 Euro zuzüglich Umsatzsteuer, wird es nicht beanstandet, wenn diese als Reparaturkosten in die Gesamtkosten einbezogen werden. Diese Regelung führt dazu, dass vom Arbeitgeber getragenen Unfallkosten bis zu 1000 Euro zuzüglich Umsatzsteuer je Schaden nicht als gesonderter geldwerter Vorteil anzusetzen sind.

Kann der Dienstwagen infolge des Unfalls nicht mehr genutzt werden und wird daher vor Ort ein Mietwagen genutzt, handelt es sich steuerlich nicht um Unfallkosten, sondern um eine Fahrzeugüberlassung. Die Finanzverwaltung geht dann von einem Fahrzeugwechsel aus. Wird der Mietwagen innerhalb eines Kalendermonats überwiegend genutzt, muss der Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der 1-Prozent-Regelung der Bruttolistenpreis des Mietwagens zugrunde gelegt werden.