Die Betriebsprüfung verändert sich spürbar. Statt einzelne Belege nachzuvollziehen, analysiert die Finanzverwaltung Prozesse, Systeme und Datenströme.
Für die Behörden ist das effizienter. Für Unternehmen bedeutet es jedoch: Prüfungen werden schneller, datengetriebener – und potenziell konfliktträchtiger.
Ein typisches Szenario aus der Praxis: Der Datenzugriff funktioniert nicht oder eine Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) liegt nicht vor. Schnell steht dann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen im Raum. Dabei ist eine Hinzuschätzung rechtlich keineswegs in jedem Fall gerechtfertigt.
Genau hier geraten Unternehmen unter Druck. Nicht selten werden pragmatische Abkürzungen akzeptiert, die die Betriebsprüfung vorschlägt – obwohl sie fachlich nicht zwingend erforderlich sind. Umso wichtiger ist es, die eigenen Prozesse zu kennen, Klarheit einzufordern und souverän zu bleiben.
1. Frühzeitig prüfen – nicht erst im Prüfungsfall reagieren
Viele spätere Streitpunkte lassen sich im Vorfeld entschärfen. Dazu zählen insbesondere:
2. Unternehmensdaten konsequent aus Prüfersicht testen
Ein Testeinlesen zentraler Unternehmensinformationen in eine Prüfsoftware zeigt frühzeitig, ob technische Hürden, Inkonsistenzen oder Auswertungsprobleme bestehen. Das schafft Transparenz und verhindert unangenehme Überraschungen, wenn die Betriebsprüfung bereits läuft.
3. Verfahrensdokumentation als Absicherung verstehen
Eine aktuelle und nachvollziehbare GoBD‑Verfahrensdokumentation ist mehr als eine formale Pflicht. Sie ist ein zentrales Instrument zur Absicherung gegenüber der Finanzverwaltung. Sie dokumentiert, dass Prozesse konsistent, nachvollziehbar und prüfbar ausgestaltet sind – und reduziert damit das Risiko, dass formale Mängel zu Schätzungen führen.
Die Betriebsprüfung wird digitaler, schneller und methodisch anspruchsvoller. Besonders betroffen sind hier vor allem Unternehmen, die anschlussgeprüft sind. Gleichzeitig zeigt die Praxis, dass sich viele Unternehmen erst im akuten Prüfungsfall mit technischen oder organisatorischen Lücken auseinandersetzen.
Unternehmen, die Datenflüsse, Systeme und Dokumentationen kennen, können der Betriebsprüfung mit deutlich mehr Selbstbewusstsein entgegentreten – und schaffen so die Grundlage dafür, dass Schätzungen gar nicht erst zum Thema werden.
Für Betroffene bedeutet das: Digitale Betriebsprüfungen lassen sich nicht mehr „abarbeiten“. Sie erfordern aktives Management von Daten, Prozessen und Dokumentation – lange bevor die Prüferinnen und Prüfer aktiv werden.
Die genannten Branchen sind zum einen nicht das Kernkundespektrum der KPMG und zum anderen sind alle Unternehmen davon betroffen. Ich habe mal den Vorschlag anschlussgeprüft genommen. Gern könnt Ihr auch einen anderen Vorschlag machen, der bisher Branchenfokus auf bargeldintensive Branchen ist nicht zutreffend
Eine Schätzung ist rechtlich nur zulässig, wenn steuerlich relevante Sachverhalte nicht ermittelt oder nachvollzogen werden können. Technische Probleme oder fehlende Unterlagen allein reichen dafür nicht automatisch aus.
Digitale Prüfungsansätze setzen voraus, dass steuerrelevante Daten vollständig, strukturiert und prüfbar bereitgestellt werden können. Funktioniert das nicht, entsteht schnell Misstrauen – unabhängig von der tatsächlichen Steuerlage.
Nein. Unternehmen sind nicht verpflichtet, pragmatische Lösungen zu akzeptieren, wenn diese fachlich oder rechtlich nicht geboten sind. Voraussetzung ist allerdings, die eigenen Prozesse und Daten souverän erklären zu können.
Transparenz. Wer weiß, wie Daten entstehen, verarbeitet und dokumentiert werden, kann Prüfungsfragen sachlich einordnen – und Diskussionen über Schätzungen oft vermeiden, bevor sie entstehen.
