Digitales IKS

Das Interne Kontrollsystem (IKS) gilt als wesentliches Element der Corporate Governance und hilft Unternehmen, Transparenz und Sicherheit in Prozessen und Systemen sicherzustellen. Häufig sind interne Kontrollen jedoch durch eine hohe Anzahl an manuellen Tätigkeiten geprägt. Durch immer neue regulatorische Anforderungen sowie eine zunehmende Anzahl von Geschäftsvorfällen wird es insbesondere für das IKS anspruchsvoller, die notwendige Sicherheit und Überwachung von Geschäftsprozessen zu gewährleisten.

Die fortschreitende Digitalisierung und Automatisierung können vor diesem Hintergrund eine erfolgsversprechende Chance darstellen, um mithilfe digitaler Lösungen manuelle Tätigkeiten/Kontrollen abzulösen bzw. zu optimieren. Durch angemessene Nutzung der existierenden IT-Systeme, Echtzeitauswertungen, Einsatz von Robotics für repetitive Prozess- und Kontrollschritte, etc., können unsere Kunden heute Veränderungen aktiv begleiten und dadurch einen substanziellen Beitrag zur Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens leisten.

KPMG unterstützt Sie auf dem Weg zu einer digitalen und zukunftsfähigen Governance Funktion mit folgenden Dienstleistungen:

1. IKS-Effizienz-Analyse 

Der jährliche IKS-Regelkreislauf wie auch die Kontrollaktivitäten in ausgewählten Geschäftsprozessen werden in unserer IKS-Effizienz-Analyse einer auf Interviews und Datenanalysetechniken beruhenden Auswertung unterzogen. Ziel ist es, Tätigkeiten zu identifizieren, die hochgradig manuell, zeitaufwändig sowie fehleranfällig sind, um diese mit geeigneten Digitalisierungslösungen zu optimieren. Unter Berücksichtigung von Kosten-Nutzen-Potenzialen erarbeiten wir eine auf das IKS ausgerichtete digitale Roadmap, die hilft, das IKS moderner auszurichten und dieses in existierende Transformationsprojekte des Unternehmens einzubetten. Dabei werden sowohl kurzfristige (Quick-Wins) als auch langfristige Maßnahmen bestimmt.

2. Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der in unserer IKS-Effizienz-Analyse identifizierten Optimierungspotenziale. Dies betrifft zum einen Aktivitäten, die den IKS-Regelkreislauf selbst betreffen (wie z. B. Testing, Risk Assessments, Prozessdokumentation). Zum anderen unterstützen wir bei der Kontrolloptimierung selbst (Automatisierung/Digitalisierung manueller Kontrollaktivitäten). 

Optimierung definieren wir dabei möglichst breit, wobei unsere möglichen Ansätze flexibel und lösungsorientiert einsetzbar sind. Zur Realisierung der Optimierungspotenziale empfehlen wir eine ganzheitliche Betrachtung der Prozesse und Tätigkeiten. Die verfügbaren Technologien sind so aufeinander abzustimmen, dass sie der individuellen Situation Ihres Unternehmens bzw. des jeweils betrachteten Prozesses entsprechen. Folgende Stoßrichtungen haben sich bei der Optimierung bewährt:

• Re-Design der zu optimierenden Tätigkeiten = Harmonisierung/Standardisierung von Prozessteilen oder Kontrollaktivitäten, um den Gesamtaufwand für die Einführung neuer Technologien zu reduzieren. 
• Nutzungsgrad der bestehenden ERP-Systeme = Optimierter Einsatz von Customizing-Einstellungen und IT Application Controls wie z. B. der automatische „Drei-Wege-Abgleich“, die „doppelte Rechnungsprüfung“ oder „Workflow-gesteuerte Freigabeprozesse“. Neben Sicherheit steht hierbei insbesondere die Effizienz in den Prozessschritten im Vordergrund.
• Continuous Control Monitoring (CCM) = Tools und/oder Analysen zur KPI-gesteuerten Überwachung fehleranfälliger Aktivitäten und Transaktionen. Manuelle Kontrollaktivitäten erfolgen bei Abweichungen von definierten Schwellwerten. 
• Workflow Management Lösungen und Decision Modelling = ERP oder individuelle Applikationen helfen, Richtlinien zu digitalisieren, IKS-Standard-Prozesse schnell zu durchlaufen und Freigaben in Prozessen deutlich zu beschleunigen. 
• Robotic Process Automation (RPA) = Automatisierung von repetitiven, manuellen Kontroll- und IKS-bezogenen Tätigkeiten.
• Künstliche Intelligenz (KI) = Kontinuierliche Verbesserung von automatisierten Tätigkeiten durch selbstlernende Systeme sowie Gewinnung von Erkenntnissen zur aktiven Unterstützung von Entscheidungsprozessen.

Die digitale Transformation ist eine Chance, auch für das IKS. Denn durch vielfältige Optimierungen und Automatisierungen kann die IKS-Funktion Veränderungen aktiv begleiten und als Prozessexperte und agiler Change-Berater mögliche Ansatzpunkte für eine erfolgreiche, bereichsübergreifende Digitalisierungsstrategie liefern.

Unsere Spezialisten von KPMG Corporate Governance Services unterstützen Sie gerne bei der Weiterentwicklung Ihrer Geschäftsprozesse und eines auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation angepassten Kontrollsystems.