Meldepflicht für Aktionärsdaten ab 2025

Börsennotierte Unternehmen mit Sitz in Deutschland sind nach dem Abzugsteuerentlastungsmodernisierungsgesetz verpflichtet, ab 2025 erstmalig Informationen über die Identität ihrer Aktionäre an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu melden. Dazu gehören unter anderem Angaben zu Namen, Adresse, Geburtsdatum, Steuernummer, Mailadresse, Stückzahl der gehaltenen Anteile sowie Beginn der Beteiligung. 

Die Meldung muss zum Zeitpunkt des Gewinnverteilungsbeschlusses, in der Regel die Hauptversammlung, unverzüglich erfolgen. Die Aktionäre müssen über die Meldung informiert werden. Bei Verletzung der Meldepflicht sind aktuell (Stand März 2024) noch keine Bußgelder vorgesehen, diese sind aber in Planung. Unternehmen drohen zudem Reputationsschäden.

Vor kurzem hat das BZSt ein Kommunikationshandbuch mit detaillierten Informationen zur Umsetzung veröffentlicht. Damit können Unternehmen nun Maßnahmen ergreifen, um die Meldepflicht umzusetzen. Eine entsprechende Testumgebung ist für Juni 2024 angekündigt. 

Zwar hatten Unternehmen auch bisher bereits die Möglichkeit, Aktionärsdaten bei den weit über 1.000 Zentralverwahrern oder Banken (sogenannten „Intermediären“) einzuholen. Nur die Wenigsten haben in der Praxis von dieser Möglichkeit allerdings Gebrauch gemacht, da die Aktionärsdaten bislang nur auf freiwilliger Basis und für außersteuerliche Gründe nach dem Aktiengesetz erhoben werden konnten. 

Durch die steuerliche Meldeverpflichtung wird nun aus dieser freiwilligen Datenerhebung eine Pflicht, auf die die wenigsten Unternehmen vorbereitet sein werden. In den meisten Fällen müssen die erforderlichen Prozesse und Schnittstellen zunächst eingerichtet werden. Auch die für die anschließende Meldung an das BZSt notwendige XML-Massendatenschnittstelle ist bei vielen Unternehmen noch nicht vorhanden. Und schließlich sollte auch die Kommunikation mit den Aktionären durch die Implementierung geeigneter Prozesse sichergestellt werden.

Mit der neuen Meldepflicht will das BZSt Steuergestaltungen rund um den Dividendenstichtag wie im Fall der Cum-cum/Cum-ex-Geschäfte frühzeitig erkennen und vermeiden. Dazu werden die von den Unternehmen übermittelten Aktionärsdaten mit den Informationen abgeglichen, die im Rahmen der elektronischen Übermittlung von Steuerbescheinigungsdaten von inländischen Banken zur Verfügung gestellten werden. So soll der wirtschaftlich Berechtigte der Dividende (wirtschaftlicher Eigentümer im Zeitpunkt des Gewinnverteilungsbeschlusses) konkret festgestellt werden. 

Unsere Expert:innen unterstützen Sie mit fachlichem Know-how und passgenauen technologischen Lösungen dabei, den Meldepflichten nachzukommen. Wir begleiten Sie von der Vorbereitung bis zur Umsetzung erforderlicher Maßnahmen.

Fachliche Unterstützung:

• Erstellung eines fachlichen Rahmenkonzepts zur Erhebung, Validierung und Weiterverarbeitung der Daten sowie zur Bearbeitung weiterer Fragen wie der Umsetzung der Mitteilungspflicht gegenüber den Aktionär:innen
• Prozessimplementierung und Dokumentation sowohl für die Datenbeschaffung nach § 67d AktG als auch für die Meldung an das BZSt nach § 45b IX EStG

Technische Unterstützung:

• Schnittstellenaufbau zu Intermediären zur Erlangung der Daten nach § 67d AktG
• Ausarbeitung der XML-Datei und Übermittlung an das BZSt (via Exceltemplate-Befüllung oder im Rahmen eines Datentransformationsprojektes) oder Unterstützung bei der Implementierung einer eigenen Schnittstelle inklusive Testmeldungen, Storno und Korrekturmeldungen.