Überprüfung der Umsatzsteuer Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal für EU-Unternehmer im Bereich der Umsatzsteuer. Sie wird immer dann relevant, wenn es um die Abwicklung von innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Leistungen geht. Ohne gültige USt-IdNr. sind diese nicht steuerfrei möglich. 

Die Bedeutung der korrekten USt-IdNr. gewinnt im Jahr 2022 weiter an Bedeutung, denn seit Januar 2022 muss die USt-IdNr. eines Geschäftspartners auch bei der Anmeldung zur Außenhandelsstatistik (Intrastat) verpflichtend eingetragen werden. 

In der Vergangenheit war eine korrekte USt-IdNr. lediglich eine formell-rechtliche Voraussetzung. In der Praxis haben viele Unternehmen diese Nummern bei der Kundenanlage erfragt, geprüft und abgespeichert, aber nie wieder überprüft. Vor dem Hintergrund der seit Januar 2020 (Quick Fixes) gültigen Regelungen riskieren diese Unternehmen die Steuerfreiheit ihrer innergemeinschaftlichen Lieferungen und Bußgelder. Zum einen wegen der nicht korrekten Aufzeichnung und Dokumentation für steuerliche Zwecke, seit Januar 2022 auch wegen der nicht korrekten Aufzeichnung und Dokumentation für Intrastat-Zwecke.

Fällt eine falsche USt-IdNr. erst nach Jahren auf, drohen entsprechende Umsatzsteuernachzahlungen, Reputationsverluste, Zinszuschläge und die zuvor genannten Bußgelder. An der regelmäßigen Überprüfung und Dokumentation der USt-IdNr. von Geschäftspartnern sollte also bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen kein Weg mehr vorbeiführen.

Zur rechtssicheren Überprüfung von USt-IdNr. der ausländischen Geschäftspartner stellt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) drei Alternativen zur Verfügung. Die telefonische Einzelanfrage und die Einzelanfrage über das Webportal des BZSt sind für kleine Fallzahlen konzipiert. Für die meisten Unternehmen wird jedoch die Abfrage über die Massendatenschnittstelle (sog. XML-RPC-Schnittstelle) des BZSt der gängige Weg sein. Wichtig ist bei allen drei Varianten nicht nur die Validierung der jeweiligen USt-IdNr., sondern auch die Dokumentation. 

Durch die geänderten Anforderungen der Intrastat-Meldungen seit dem 1. Januar 2022 bekommt die Korrektheit der USt-IdNr. zusätzliche Bedeutung, da inkorrekte Angaben in der Intrastat mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 EUR pro Erklärung geahndet werden können.

Um dies zu vermeiden, ist eine regelmäßige Überprüfung und Dokumentation der USt-IdNr. des Kundenstamms unerlässlich.

Die geänderten Anforderungen stellen Unternehmen vor administrative Herausforderungen und führen zu Anpassungsbedarf in den entsprechenden Prozessen. Insbesondere sollte sichergestellt werden, dass abgespeicherte Dokumente, Screenshots oder Datensätze jederzeit einfach auffindbar sind und der Finanzverwaltung im Falle einer Prüfung vorgelegt werden können. 

Neben der korrekten USt-IdNr. müssen auch die zugehörigen Adressdaten eines Geschäftspartners stimmen. Auch hier kann es schnell zu Unstimmigkeiten kommen, schon ein Umzug kann ausreichen. Aus den Daten des BZSt lässt sich im Regelfall nur ablesen, ob die Adressdaten falsch oder richtig sind. Lautet das Ergebnis „falsch“, bedeutet dies zusätzlichen Rechercheaufwand und damit Zeitbedarf beim Unternehmen für die Ermittlung der korrekten Registrierungs- und Adressdaten des Kunden. 

Insgesamt erfordern die Änderungen im Umfeld der USt-IdNr. bei Unternehmen mit innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen eine Reihe von Anpassungen. Softwarelösungen können helfen, die Aufgaben und Validierungen einfach und automatisiert zu bewältigen.