KPMG in Deutschland: Global Payroll Manager

Bei international tätigen Unternehmen steht die Lohnbuchhaltung oftmals vor besonderen Herausforderungen. Gibt es beispielsweise Expatriates, Grenzgänger oder Mitarbeitende, die vorübergehend im in- oder ausländischen Homeoffice arbeiten, ist die Koordination und Umsetzung der Gehaltsabrechnung komplex. Alle relevanten Gehaltsbestandteile müssen steuer- und sozialversicherungsrechtlich nach lokalem Recht korrekt beurteilt werden. Darüber hinaus sind Heimat- und Gastland-Payroll zu synchronisieren. So müssen die Daten eines Landes ins jeweils andere Land gemeldet und dort verarbeitet werden können. Dabei sind immer auch die lokalen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Zusätzlich ergeben sich Herausforderungen beispielsweise aus der Kostenweiterbelastung bei grenzüberschreitenden Sachverhalten. 

KPMG verfügt seit vielen Jahren über eine marktführende Lösung, den Global Payroll Manager. Da das deutsche Lohnsteuerrecht besondere Anforderungen an deutsche Unternehmen stellt, haben wir speziell für den deutschen Markt eine Version entwickelt, mit der Unternehmen die globalen Gehaltsabrechnungsprozesse für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende steuern und überwachen können. Im neuen Design wurde ein vollständiger Workflow zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit für alle Stakeholder integriert, ohne auf die Funktionalitäten der bestehenden Technologie zu verzichten.

Zur Datengenerierung greift die Softwarelösung auf die relevanten Daten- und Zahlungsquellen zurück, zum Beispiel aus dem ERP-System. In einem standardisierten Datenverarbeitungsprozess findet eine steuer- und sozialversicherungsrechtliche Würdigung der Gehaltsbestandteile (sogenannter Länder Tax Grid) statt – unter Berücksichtigung der Steuermerkmale der Mitarbeitenden. Bei Redundanzen oder fehlenden Daten informiert eine Systemfehlermeldung die Anwender:innen und bei Bedarf auch die lokal Verantwortlichen. Nach vollständig automatisierter Prüfung der Daten überführt der Global Payroll Manager diese in eine zentrale Gehaltsdatenbank. Darauf basierend erstellt die Software monatliche und jährliche Gehaltsinformationen für die Mitarbeitenden sowie das umfangreiche Reporting.

• Aufbereitung der Gehaltsabrechnung: Automatisierte Aufbereitung der Gehaltsdaten aus allen Zahlungsquellen der KPMG-Mandant:innen
• Überprüfung der Daten: Konfiguration mandantenspezifischer Prüflogiken zur Sicherstellung der Datenqualität und Datenvollständigkeit
• Systemimmanente Kommunikation und Fehlerbehebung: Kommunikation zu Datenabnormalitäten und Fehlerbehebung mit Mandantenansprechpartner:innen innerhalb einer geschlossenen Umgebung
• Steuerliche Würdigung der Gehaltsbestandteile: Verknüpfung der Gehaltsbestandteile mit steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Würdigung pro Land
• Payroll Instructions: Erstellung von (Global) Payroll Instructions zur Instruktion der lokalen Mandanten-Payrolls zur Sicherstellung der Payroll Compliance auf globalem Level (vollständiges Reporting der Daten in die relevanten Payrolls)
• Reconciliation: Durchführung einer automatisierten Prüfung, ob die in der Payroll prozessierten Werte / Lohnarten denen der Payroll Instruction entsprechen
• Reporting: Erstellung der Gehaltsnachweise für die Mitarbeitenden und für alle relevanten steuerlichen Prozesse (z. B. „Year-end Compensation Accumulation Overview“)
• Verrechnung: Mandantenspezifische Automatisierung des Kostenweiterbelastungsprozesses im Zusammenhang mit internationalen Mitarbeiterentsendungen zwischen den relevanten Kostenstellen (z. B. zwischen der entsendenden und aufnehmenden Gesellschaft / Kostenstelle)
• User Dashboard: Kostenübersichten des Entsendungsprogramms sowie pro Mitarbeitenden auf Basis von Echtzeitdaten

• Flexible IT-basierte Payroll-Management-Lösung, die schnell und kosteneffizient implementiert werden kann
• Erfüllung der lokalen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen durch Anwendung einer flexiblen Beurteilungslogik auf Mitarbeitenden- und Lohnartenebene
• Einfache und bedarfsgerechte Konfiguration von Reports ermöglicht den schnellen Datenaustausch
• Mandanten- und länderspezifische Konfigurationen sind jederzeit möglich
• Einfache Integration relevanter (interner und auch externer) Zahlungs- und Informationsquellen
• Automatisierung von Prüfschritten bei Datenverarbeitung und Reporting
• Einfache Bedienung und nachvollziehbare Arbeitsschritte für ein einfaches Onboarding lokaler Kontaktpersonen (Global Mobility und Payroll)