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      Wie ein internationaler Versicherungskonzern durch die Bündelung zentraler Dienstleistungen signifikante Effizienz‑, Qualitäts‑ und Skaleneffekte realisiert. Der Kunde stand vor der Herausforderung, zentrale Funktionen wie Finance, HR und Einkauf in einem dezentral gewachsenen Setup mit heterogenen Prozessen, Systemen und Reifegraden zu steuern. Begrenzte Skalierbarkeit und fehlende Transparenz erschwerten die Nutzung von Effizienzpotenzialen und eine konsistente Steuerung über Länder und Einheiten hinweg. 

      Gemeinsam mit dem Kunden hat KPMG die Grundlage für eine global einheitliche Dienstleistungsorganisation geschaffen. Als Pilot diente die Finanzfunktion, für die ein standardisiertes Operating Model mit klaren Prozessen, Rollen und integrierter Steuerung entwickelt wurde. Durch Standardisierung, Automatisierung und gezielte Verankerung im Arbeitsalltag entstanden belastbare Entscheidungsgrundlagen und nachhaltige Verbesserungen im laufenden Betrieb. Das Ergebnis: eine skalierbare Grundlage für den weiteren Ausbau einer globalen GBS‑Organisation mit signifikanten Kosten- und FTE‑Potenzialen.

      Branche
      Versicherungen

      Projektziel
      Aufbau zentraler Dienstleistungsstrukturen

      Performance, die zählt. Mehrwert, der bleibt.

      ~10 %

      Kostenreduktion (ca. 600 Mio. €) identifiziert

      ~5 %

      FTE-Einsparpotential durch Standardisierung und Automatisierung identifiziert

      1

      Blueprint für ein skalierbares Operating Model für GBS-Funktionen

      Der Weg der Kundentransformation

      Unser Kunde, ein internationales Versicherungsunternehmen, erbrachte in seinen operativen Einheiten und Länderorganisationen zentrale Supportfunktionen wie Finance, HR und Einkauf bislang weitgehend dezentral. Unterschiedliche nationale Anforderungen, historisch gewachsene Strukturen sowie heterogene Prozesse und IT‑Landschaften führten dabei zu begrenzter Skalierbarkeit und eingeschränkter Transparenz. 

      Um Effizienzpotenziale zu heben und Technologieinvestitionen besser zu nutzen, sollten zentrale Leistungen schrittweise gebündelt werden. 

      Als Pilotprojekt wurde bewusst die Finanzfunktion gewählt – gekennzeichnet durch hohe Komplexität, unterschiedliche Reifegrade, begrenzte Standardisierung sowie hohe regulatorische Anforderungen innerhalb der Versicherungsbranche.

      Unser Beitrag: Einheitliche Strukturen für eine globale Dienstleistungsorganisation

      Wir haben das Unternehmenbei diesem Pilotprojekt unterstützt. Durch die enge Zusammenarbeit mit anderen KPMG-Landesgesellschaften, unsere genaue Kenntnis der Organisationsstrukturen des Unternehmens sowie praxiserprobte GBS‑Zielbilder und Umsetzungsansätze konnte die Grundlage für einen erfolgreichen globalen Roll‑out geschaffen werden.

      Der Projektansatz basierte auf einer klar gegliederten Vorgehensweise: Zunächst wurde ein neues Betriebsmodell für die Finanzfunktion auf Basis einer zukunftsfähigen und wertorientierten Vision entwickelt und eingeführt. Es bildet den fachlichen und organisatorischen Rahmen für eine zentral gesteuerte Dienstleistungsorganisation.

      Wesentliche Elemente des neuen Dienstleistungsmodells

      Zu den Kernaufgaben zählten die Definition eines standardisierten Serviceportfolios, durchgängige Prozessmodelle mit klaren Zuständigkeiten, verbindliche Arbeitsanweisungen sowie geeignete Steuerungs‑ und Kontrollmechanismen. Parallel wurde ein integriertes Steuerungs- und Reportingmodell etabliert, das Transparenz, Performance‑Management und Risikomanagement sicherstellt. Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Schulung von Mitarbeitenden, um das neue Modell dauerhaft im Alltag zu verankern. Zusätzlich wurde eine KI‑basierte Automatisierungslösung identifiziert und eingeführt, die Routineprozesse deutlich schneller und stabiler macht.

      In einer weiteren Business Case-Phase wurde der Ansatz auf die gesamte Dienstleistungsorganisation ausgeweitet. Auf Basis einer qualitativen und quantitativen Bewertung zeigte sich, welches Potenzial in einer einheitlichen, globalen Struktur liegt und welchen Beitrag sie für Effizienz, Qualität und Steuerbarkeit leisten kann.

      Durch das Projekt wurde eine klare strategische und operative Neuausrichtung der Shared Services ermöglicht. Ein standardisiertes Service‑ und Prozessmodell, einheitliche Governance‑ und Steuerungsmechanismen sowie klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten wurden erfolgreich für die Finance-Funktion implementiert und organisatorisch verankert. Diese verfügt damit erstmals über ein transparentes, skalierbares Operating Model als Blaupause für weitere GBS‑Funktionen.

      Nachweisbare Effizienzgewinne und verbesserte Steuerbarkeit

      Der für die gesamte GBS‑Organisation entwickelte Business Case zeigt ein erhebliches Wertschöpfungspotenzial: Durch den Aufbau einer eigenständigen globalen GBS‑Organisation lassen sich die Kosten um rund 10 % (ca. 600 Mio. €) senken. Standardisierung und gezielte Automatisierung ermöglichen zusätzlich FTE‑Einsparungen von rund 5 %. Gleichzeitig erhöhen sich Transparenz und Governance, während KPI‑basierte Steuerung fundiertere Entscheidungen ermöglicht.

      Der Kunde hat mit diesem Projekt einen entscheidenden Schritt in Richtung einer global integrierten GBS Organisation gemacht. Wir sind stolz darauf, diese Transformation durch unsere Erfahrung, unser Branchenverständnis und ein praxiserprobtes Zielbild maßgeblich beschleunigt zu haben – und damit Potenziale im mittleren dreistelligen Millionenbereich sicht- und realisierbar zu machen.
      Jan Richter

      Partner, Enterprise Performance, Performance & Strategy

      KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

      Ihre Ansprechperson

      Jan Richter
      Jan Richter

      Partner, Performance & Strategy, Enterprise Performance

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