Effizienz & Sicherheit durch die smarte Gestaltung & Steuerung von Prozessen & Kontrollen
Die Anforderungen an die Prozess- und Kontrolllandschaft für Sie als Finanzdienstleister unterliegen stetiger Veränderungen
Diese Verändungen ergeben sich im Wesentlichen durch sich ändernde Rahmenbedingungen aufgrund regulatorischer Neuerungen und dem Druck, die Effizienz zu steigern.
Dabei kämpfen Finanzdienstleister mit teilweise in Silos verharrenden Prozessen, veralteten Legacy-Systemen und historisch gewachsenem Anweisungswesen sowie Risiko- und Kontrollinventaren. Die Nachvollziehbarkeit durch Dritte (sowohl Prüfer als auch eigene Mitarbeitende) ist daher oftmals nicht gewährleistet. Ein Überblick über die wesentlichen Prozessabläufe in Ihrem Haus, der zur Strukturierung der Aufgaben der Kontrollfunktionen genutzt werden könnte, ist nicht vorhanden.
Gleichwohl resultiert aus den stetigen Veränderungen ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis der Leitungs- und Aufsichtsorgane, welches sich nicht nur in der Ausgestaltung einzelner Kontrollen, sondern auch in deren Überwachung durch die einzelnen Kontrollfunktionen widerspiegelt.
In diesem Spannungsverhältnis betont ein wachsender Kostendruck zudem die Notwendigkeit einer effizienten Ausgestaltung der dafür erforderlichen Strukturen und den smarten Einsatz von digitalen Lösungen zur Erhebung/Dokumentation, Nutzung, Steuerung und Überwachung von Prozessen, Risiken und Kontrollen.
Worauf es ankommt
Neben der Erfüllung regulatorischer Anforderungen und der Begegnung gesteigerter Sicherheitsbedürfnisse sollen bei der Ausgestaltung der Prozess- und Kontrolllandschaft insbesondere auch Wirtschaftlichkeit und Effizienz in Prozessen gesteigert, Synergien erzeugt und Redundanzen sowie unnötige Komplexität vermieden werden – dies gilt gleichermaßen für die Geschäftsprozesse in den operativen Einheiten, wie auch für die Abläufe der einzelnen Kontrollfunktionen bis hin zur Anwenderfreundlichkeit des Anweisungswesens.
Konsistente und verständliche Ende-zu-Ende-Prozessdokumentation sowie Kontrollstrukturen
Wesentliche Bedeutung kommt dabei der Transparenz über die relevanten Prozesse sowie prozessinhärenten Risiken und Kontrollen als „single source of truth“ zu, die gleichermaßen durch die operativen Einheiten und die überwachenden Funktionen für unterschiedliche Weiterentwicklungen (bspw. IKS, sfO, Prozessoptimierung) genutzt werden können.
Eine Ende-zu-Ende-Sicht auf Prozesse, deren Standardisierung und richtige Datenerfassung – gleichermaßen für kundenbezogene Prozesse wie auch für Steuerungs- und Unterstützungsprozesse – stellt die Voraussetzung für den Zugriff auf mögliche Weiterentwicklungen dar. Im Zielbild steigern Sie die Qualität und Konsistenz von Aussagen zu Prozessabläufen und Risikosituation in Ihrem Haus, ermöglichen durch die gemeinsame Nutzung einer einheitlichen Struktur Effizienzsteigerungen bei den Kontrollfunktionen und schaffen die Grundlage für Optimierungs- und Workflowunterstützungsbestrebungen.
Verzahnte Zusammenarbeit bei der Steuerung von Prozessen, IKS und Anweisungswesen
Durch die fokussierte Abstimmung und Zusammenarbeit der unterschiedlichen Kontrollfunktionen (bspw. durch den Einsatz sog. Governance-Risk-Compliance (GRC)-Lösungen) wird zudem die Beurteilung der Aktualität des Anweisungswesen sowie der Angemessenheit und Wirksamkeit des IKS verbessert und die Bereitstellung konsistenter Reportinginformationen an Vorstand und Aufsichts-/Verwaltungsrat ermöglicht.
Einsatz von Technologien, die gezielten und vor allem schnellen Nutzen bringen
Entscheidend für den Erfolg der Unternehmen ist es, die geschärften Ende-zu-Ende-Prozesse mit neuen Technologien in Einklang zu setzen und damit die Grundlage für nachhaltige Strukturen zu entwickeln. Der intelligente Einsatz von IT-Lösungen – unabhängig davon, ob es sich um GRC-Lösungen, Workflow-Plattformen, einfache Robotics-Anwendungen oder auch KI-Lösungen handelt – ist Voraussetzung für die Optimierung, Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen und damit Grundlage für „Effizienz & Sicherheit“
Unser Service
Von Bestandsanalyse bis Implementierung: unser Lösungsportfolio
KPMG bietet Ihnen für diese Themen rund um Prozesse und Kontrollen eine unternehmensindividuelle Beratung – von Bestandsanalyse, Zielbildentwicklung und Konzeption über Prüfung und Bescheinigung ausgewählter Sachverhalte bis zu bedarfsorientierter Optimierung, Umsetzung identifizierter Anwendungsfälle und Implementierung.
Unser Lösungsportfolio von Digitized ICS umfasst dabei für Sie die folgenden Themengebiete:
- Einführung bzw. Weiterentwicklung eines effizienten, unternehmensweiten Internen Kontrollsystems (IKS) bis hin zu einem digitalisierten IKS
- Neustrukturierung und Optimierung des Anweisungswesens
- IKS-bezogene Ende-zu-Ende Optimierung von Geschäftsprozessen
Dazu gehören im Einzelnen:
- Analyse des Status Quo des unternehmensweiten IKS, der Prozessdokumentation und/oder der schriftlich fixierten Ordnung und Definition von Weiterentwicklungs- bzw. Effizienzpotenzialen
- Ableitung eines Zielbilds für ein modernes IKS und darauf aufbauend Konzeption zur Erhebung und Dokumentation der prozessinhärenten Risiken und Kontrollen in BPM-Tools
- Ableitung eines Zielbilds für eine optimierte sfO mit der Festlegung einer stringenten Dokumentenhierarchie und der Strukturierung von Dokumenten nach einheitlichem Muster zur Erhöhung der Anwenderfreundlichkeit des Anweisungswesens
- Aufbau einer Prozesslandkarte und Unterstützung bei der Einführung und des Einsatzes von BPMN 2.0 (Business Process Modelling Notation) und DMN (Decision Model and Notation) zur graphischen Abbildung der Prozesse in der erforderlichen Granularität als Single Source of Truth sowie Unterstützung bei der Aufnahme und Dokumentation des prozessorientierten IKS
- Weiterentwicklung der Konzeption und Governance für eine effiziente Steuerung und Überwachung des unternehmensweiten IKS; dabei Fokussierung der Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den 3 Lines bzgl. gemeinsamer Überwachungsstrukturen sowie Reduzierung nicht-finanzieller Risiken und Aufsatz von konsistenten (und ggf. funktionsübergreifenden) Reportings bzgl. Angemessenheit und Wirksamkeit des IKS für Vorstand und Aufsichts- bzw. Verwaltungsrat
- IKS-bezogene End-to-End Optimierung von Geschäftsprozessen u.a. mit Hilfe der Automatisierung / Digitalisierung von Prozessen durch Einsatz moderner Workflow-Technologien und Process Mining
- Begleitung der Auswahl und Implementierung von BPM (Prozessmanagement)- und GRC-Tools
- Digitales Angebot zur Unterstützung der unterschiedlichen Kontrollfunktionen z.B. durch Implementierung eines Workflows für den IKS-Regelkreis, Automatisierung von Kontrollen, Continous Control Monitoring oder „Predictive Analytics“ im Umfeld der Risikosimulation
