Efektivní systém oznamování dokáže chránit pověst vaší společnosti a zabránit finančním, právním i reputačním dopadům. Jeho účelem je umožnit nejen vašim zaměstnancům, ale i dalším osobám důvěrně oznámit případná protiprávní jednání, která poškozují nebo ohrožují veřejný zájem. Jde například o podvody, úplatkářství a podobná pochybení.
V návaznosti na uplynutí transpoziční lhůty evropské směrnice o ochraně oznamovatelů v prosinci 2021 by se měly všechny dotčené organizace, ať už jsou mezinárodní korporací nebo lokálním podnikem, zřízením vhodného interního oznamovacího systému zabývat.
Mimořádný dopad bude mít nová regulace na nadnárodní společnosti, které vzhledem k mezinárodnímu prostředí a kulturním rozdílům čelí výzvám v systému řízení a dodržování předpisů.
Kontakt
Interní oznamovací systém vám dává nejen příležitost účinně chránit oznamovatele a splnit související zákonné požadavky, ale zároveň také zlepšit kulturu vaší společnosti a zvýšit její důvěryhodnost. Získáte kontrolu nad situací od vzniku incidentu a můžete účinně předcházet trestní odpovědnosti právnických osob.
Čeho se nová politika na ochranu oznamovatelů týká?
Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, ukládá většině soukromých společností (zaměstnavatelům s 50 a více zaměstnanci) a také veřejnoprávním subjektům povinnost zřídit kanály a postupy pro interní oznamování a pro přijímání následných opatření. Proces ohlašování musí zajistit spolehlivý monitoring přijetí a vyřízení oznámení. Je také nutné pro tyto účely určit odpovědnou osobu.
Směrnice se měla transponovat do vnitrostátního práva do 17. prosince 2021. Pro soukromé společnosti s méně než 250 zaměstnanci musí členské státy uvést v účinnost pravidla na zavedení interních oznamovacích kanálů a postupů nejpozději do 17. prosince 2023. Tato odložená účinnost neplatí pro společnosti s více než 250 zaměstnanci, ani pro veřejný sektor.
Na koho se politika ochrany oznamovatelů vztahuje?
Soukromé společnosti s více než 50 zaměstnanci jsou povinny zřídit interní oznamovací systém.
Kromě toho musí tuto povinnost dodržovat i společnosti v určitých sektorech (např. ve finančním) bez ohledu na velikost.
Povinnost se vztahuje i na veřejnoprávní subjekty, jako jsou státní orgány, státem zřízené nebo ovládané právnické osoby nebo územně samosprávné celky (s výjimkou obcí do 10 000 obyvatel).
Jaké požadavky vyplývají z nové politiky ochrany oznamovatelů?
Zřízení transparentních kanálů a postupů pro interní oznamování
Společnosti a další organizace musí zavést interní oznamovací systém, který dává zaměstnancům i některým třetím osobám možnost anonymně oznamovat případná protiprávní jednání, a který zároveň umožňuje přijmout následná opatření. Interní oznamovací systém musí dovolovat podávat oznámení jak ústně, tak písemně, a na žádost oznamovatele i osobně. Musí být také zajištěn monitoring oznámení od jeho přijetí až po vyřízení a určena příslušná osoba, která bude oznámení přijímat. Informace o procesu přijímání a vyřízení oznámení, a také o přijetí následných opatření musí být poskytovány transparentním a snadno přístupným způsobem.
Víceúrovňový systém oznamování
Zavedením bezpečného, důvěrného a spolehlivého interního oznamovacího systému organizace předchází tomu, že oznamovatelé budou ohlašovat případná protiprávní jednání jiným způsobem (externě). Oznamovatelé by totiž předně měli používat právě interní oznamovací systém, pokud je zaveden. Nevyřeší-li se oznámení interně ve stanovených lhůtách, mohou oznamovatelé využít externí oznamovací systém provozovaný příslušným státem určeným orgánem. Oznamovatelé se také mohou za určitých okolností obrátit na externí oznamovací systém přímo nebo mohou oznámení zveřejnit (pokud nejsou přijata žádná vhodná opatření v návaznosti na provedené oznámení nebo pokud existuje bezprostřední nebo zjevné ohrožení veřejného zájmu jako například riziko nenapravitelné újmy).
Povinnost informovat v přiměřené lhůtě
Oznamovatel musí být zpravidla informován jak o přijetí oznámení ve stanovené lhůtě (sedm dnů od přijetí oznámení), tak i o vyřízení oznámení (tři měsíce od potvrzení přijetí, resp. od uplynutí sedmidenní lhůty pro potvrzení přijetí).
Ochranné mechanismy k zamezení odvetných opatření
Cílem ochrany oznamovatelů je, jak název napovídá, chránit oznamovatele. Pokud oznamovatel učiní oznámení v souladu se stanovenými zákonnými pravidly, má nárok na ochranu před odvetnými opatřeními. Sem spadají nejen zjevná odvetná opatření, jako jsou propuštění, nepovýšení, diskriminace či obtěžování na pracovišti, ale například i změna pracovní doby, místa výkonu práce, neobnovení pracovní smlouvy na dobu určitou a další. Směrnice neuvádí konečný výčet a odvetná opatření tak mohou mít řadu podob.
Kromě ochrany před odvetnými opatřeními slouží k ochraně oznamovatele také obrácené důkazní břemeno. To se uplatní při soudním řízení zahájeném v důsledku tvrzené újmy, kterou utrpěl oznamovatel v souvislosti s odvetným opatřením. V takových případech musí zaměstnavatel, který domnělé odvetné opatření přijal, prokázat, že opatření nemá souvislost s oznámením oznamovatele, ale že se zakládá na jiných legitimních důvodech.
Ochrana před odvetnými opatřeními se navíc vztahuje nejen na oznamovatele, ale například i na prostředníky, kolegy nebo příbuzné, které by mohla odvetná opatření v pracovním kontextu postihnout.
Hrozba sankcí
Pokud zaměstnavatel poruší své povinnosti a bude například bránit oznámením, přijme odvetná opatření nebo nezajistí anonymitu oznamovatelů, musí počítat se sankcemi, jejichž podoba závisí na výsledné implementaci směrnice v konkrétním členském státě EU.
