Systèmes d’information de gestion de projet (SIGP)

Plus surveillés que jamais, les programmes d’investissement d’envergure sont non seulement de plus en plus complexes, ils font aussi l’objet d’une visibilité accrue. Les gouvernements et les propriétaires d’infrastructures subissent des pressions croissantes pour accélérer la prestation, contrôler les coûts, gérer les risques et démontrer la rentabilité tout en assurant la coordination entre les multiples parties prenantes, les modèles de financement et les environnements réglementaires.

KPMG aide les organisations à définir les exigences en matière de système d’information de gestion de projet (SIGP) et à s’y retrouver parmi les options sur le marché, à mettre en place le modèle d’exploitation et la gouvernance nécessaires à la prestation, à mobiliser les canaux de transformation, en plus de contribuer à mettre en œuvre et à maintenir le SIGP en tant que capacité d’exécution de base plutôt que simple système administratif. De l’élaboration de la stratégie et de la planification jusqu’à la réalisation de valeur à long terme, en passant par l’activation, le déploiement et l’adoption de la technologie, KPMG appuie les clients durant tout le cycle de vie du SIGP et à chaque étape de leur parcours d’investissement.

Avec la hausse des dépenses d’investissement dans l’ensemble du pays, la pression augmente pour les dirigeants, qui doivent produire des programmes d’infrastructures complexes aux échéances raccourcies en surveillant plus les coûts, les échéanciers et les responsabilités. Le sondage de KPMG et de l’Association canadienne de la construction sur la maturité numérique de ce secteur a dévoilé que 73 % des dirigeants du domaine s’attendent à une montée de la difficulté à répondre à la demande dans les 5 à 10 prochaines années. Cela intensifie le besoin de soutien en matière de visibilité, de coordination et de prise de décisions dans d’importants programmes.

Un SIGP joue un rôle crucial pour relever ce défi : il offre à la fois la visibilité, le contrôle et l’aide à la décision dont les dirigeants ont besoin pour gérer la complexité, renforcer la supervision et obtenir les résultats escomptés en toute confiance.

Malgré l’ampleur des programmes d’investissement d’aujourd’hui, de nombreuses organisations s’appuient toujours sur des outils peu intégrés, des données disparates, des renseignements incomplets et des processus désuets. Elles font ainsi face à de nombreux défis :

• Peu d’interconnexion entre les systèmes utilisés pour gérer les programmes et ceux des organismes et des différents partenaires.
• Dépendance à l’égard des travaux manuels et des feuilles de calcul pour la production de rapports.
• Manque d’uniformité dans la présentation de l’information, ce qui limite l’efficacité de la surveillance exercée par la haute direction.
• Capacité limitée à prévoir les coûts et les risques et à établir un échéancier pour l’ensemble des programmes.
• Données peu fiables pour éclairer la prise de décisions.
• Information qui n’est pas fournie à temps pour favoriser l’intervention hâtive.

Sans source fiable, les dirigeants sont souvent forcés de prendre des décisions qui reposent sur des renseignements incomplets, peu cohérents et en retard. Lorsque les problèmes surviennent, la gestion des risques ou encore la modification des coûts ou de l’échéancier peut ne plus être possible.

Les organisations de premier plan considèrent un SIGP comme une capacité de prestation stratégique qui sous-tend la façon dont les programmes d’investissement sont régis et intégrés à grande échelle.

Lorsqu’il est conçu et mis en œuvre efficacement, un SIGP permet d’harmoniser la stratégie du portefeuille avec l’exécution du programme et du projet; de regrouper des données sur la portée, l’échéancier, les coûts et la performance du projet pour en faire une source d’information fiable; et de cerner les facteurs de hausse des coûts, de retard et de risques liés à la prestation dans l’ensemble du portefeuille.

Un SIGP n’est pas un simple système qui génère un rapport une fois le projet terminé. Il est conçu pour que les dirigeants disposent de la prévisibilité, de la confiance et du contrôle nécessaires pour composer avec les compromis, encourager la gestion rigoureuse du changement et prendre des décisions éclairées et opportunes malgré la complexité des portefeuilles d’investissement.