5 praktische tips om het mobiliteitsbudget te implementeren

Op 9 januari 2026 heeft de Ministerraad een ontwerp van wet besproken en goedgekeurd dat de federale regels rond het mobiliteitsbudget actualiseert. Volgens de voorgestelde wet zullen alle werkgevers die gedurende meer dan 36 maanden bedrijfswagens ter beschikking stellen, verplicht zijn om vanaf 1 januari 2027 een mobiliteitsbudget aan te bieden.

Voor werkgevers met 15 tot 50 werknemers gaat deze verplichting in vanaf 1 januari 2028.

Hoewel deze verplichting in principe algemeen geldt, zijn er een beperkt aantal uitzonderingen van toepassing:

• werkgevers die betrokken zijn bij een collectieve ontslagprocedure
• ondernemingen die als “in moeilijkheden” worden beschouwd
• kleine ondernemingen met een gemiddeld personeelsbestand van minder dan 15 werknemers tijdens de referteperiode

De nieuwe vereisten zijn voorzien om in werking te treden op 1 januari 2027. Het ontwerp van wet zal nu voor advies worden voorgelegd aan de Raad van State, de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven en de Nationale Arbeidsraad. Dit vormt de volgende stap in het wetgevingsproces.

De toekomstige verplichting betekent echter niet dat de werknemer onmiddellijk zal kunnen instappen. Het is immers nog steeds de werkgever die de spelregels bepaalt aan de hand van een policy. Aan de andere kant moet het mobiliteitsbudget wel worden aangeboden, maar deelname is voor werknemers niet verplicht, aangezien zij vrijwillig kunnen kiezen om eraan deel te nemen.

Als werkgever is het van groot belang om zorgvuldig voorbereid te zijn op de implementatie van het mobiliteitsbudget. Dit budget moet niet op zichzelf staan, maar juist geïntegreerd worden in een breder mobiliteitsbeleid en naadloos aansluiten bij de bestaande processen voor de keuze van bedrijfswagens. Het goede nieuws is dat de wetgeving rondom het mobiliteitsbudget veel flexibiliteit biedt, waardoor werkgevers een scala aan mogelijkheden hebben om het budget naar eigen inzicht vorm te geven.

Toch is het cruciaal om weloverwogen beslissingen te nemen, aangezien er vele aandachtspunten zijn die de effectiviteit van het mobiliteitsbudget kunnen beïnvloeden.

Op basis van onze jarenlange ervaring met de implementatie van het mobiliteitsbudget, delen we in dit artikel graag vijf aandachtspunten die kunnen bijdragen aan een succesvolle integratie in uw organisatie.

De verplichting tot het invoeren van het mobiliteitsbudget biedt nog steeds veel flexibiliteit binnen het beleid van de werkgever. Het belang van een duidelijk en goed doordachte policy is daarom niet te onderschatten. Het biedt de werkgever namelijk de mogelijkheid om de spelregels duidelijk te kaderen en communiceren naar werknemers toe.

Zo kan de werkgever nog steeds de instapvoorwaarden bepalen door in de policy op te nemen dat werknemers bijvoorbeeld enkel kunnen instappen op het moment dat hun huidige lease afloopt. Daarbij is het belangrijk om nu al even stil te staan bij de aankomende verplichting. Werknemers waarvan de huidige wagenlease afloopt, en die in aanmerking komen om een nieuwe bedrijfswagen te kiezen, zouden het namelijk wel interessant kunnen vinden om hun huidige leasing te verlengen totdat zij over de mogelijkheid beschikken om in te stappen in het mobiliteitsbudget.

Werkgevers dienen ook zorgvuldig te beoordelen of het noodzakelijk is om bepaalde functies te verplichten een pijler 1-wagen te blijven kiezen. In de ontwerpwetgeving is bepaald dat werkgevers bepaalde werknemers kunnen verplichten om voor een pijler 1-wagen te kiezen. Een dergelijke verplichting moet gebaseerd zijn op objectieve, niet-discriminerende en proportionele criteria die rechtstreeks verband houden met de functie en met legitieme bedrijfsbelangen.

Zo kunnen werknemers zoals vertegenwoordigers of technici, die in het kader van hun functie regelmatig klanten moeten bezoeken, verplicht worden om te kiezen voor een bedrijfswagen, zelfs wanneer zij deelnemen aan het mobiliteitsbudget.

Zodra alles duidelijk is vastgelegd, kan eenvoudig een bijlage aan de arbeidsovereenkomst worden toegevoegd, met vermelding van de vereiste wettelijke referenties, de ingangsdatum en het toegekende budget.

Naast de concrete aandachtspunten die voorzien moeten worden in de policy, is het uiteraard ook van belang om na te denken over de berekening van het mobiliteitsbudget. Zijn er reeds bepaalde categorieën van bedrijfswagens vastgelegd volgens de functieprofielen binnen de onderneming?  Vermeldt de car policy leasingbedragen of TCO-bedragen? Enzovoort.

Omdat er verschillende manieren zijn om het budget te bepalen, is het belangrijk om grondig over na te denken over de beste aanpak voor uw onderneming, en de impact voor de werknemer.  

Indien de werknemer bijvoorbeeld recht heeft op een maandelijkse forfaitaire terugbetaling van wagenkosten, valt dit uiteraard weg bij keuze voor het mobiliteitsbudget. Eventueel kan bekeken worden om dit mee te nemen in het mobiliteitsbudget, of er minstens al goed over te communiceren.

Pas van zodra het mobiliteitsbudget wordt vastgesteld, kan de werknemer het ook daadwerkelijk gaan spenderen binnen de verschillende pijlers. 

Bij het samenstellen van het mobiliteitsbudget is het cruciaal om zorgvuldig te overwegen welke elementen worden opgenomen, aangezien elk extra onderdeel invloed kan hebben op de bedrijfsprocessen en mogelijk extra administratieve lasten met zich meebrengt. Een voorbeeld hiervan is de terugbetaling van huisvestingskosten binnen pijler 2. Hoewel dit in principe alleen mogelijk is voor werknemers die binnen 10 kilometer van het werk wonen, bestaat er een optie om dit ook toe te staan voor werknemers die regelmatig thuiswerken (minimum 60% van de arbeidstijd). Veel bedrijven kiezen er echter wel voor deze mogelijkheid uit te sluiten om te voorkomen dat werknemers te veel gestimuleerd worden om thuis te werken.

Voorlopig voorziet de ontwerpwetgeving geen wijzigingen aan de drie bestaande pijlers:

• Pijler 1: de (elektrische) bedrijfswagen
• Pijler 2: alternatieve mobiliteitsoplossingen en huisvestingskosten
• Pijler 3: cash uitbetaling

Het aanbieden van het mobiliteitsbudget betekent niet dat alle drie de pijlers moeten worden opgenomen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om alleen pijler 2 en 3 te kiezen en de opties binnen pijler 2 te beperken. Het is van belang om een weloverwogen keuze te maken die past bij de behoeften van zowel de organisatie als de werknemers.

Indien de onderneming reeds over een cafetariaplan beschikt waarin verschillende mobiliteitsoplossingen worden aangeboden, dient er vooraf grondig te worden nagegaan of deze wel compatibel zijn met wat er wordt aangeboden binnen het mobiliteitsbudget.

Neem nu bijvoorbeeld de fietslease, een populair voordeel binnen het cafetariaplan dat niet volledig compatibel is met het mobiliteitsbudget.  Zodra een werknemer overstapt naar het mobiliteitsbudget, raden we aan om geen leasefiets meer toe te kennen via het cafetariaplan. Vanaf dat moment moet de financiering van een (nieuwe) fiets namelijk in principe verlopen via het mobiliteitsbudget. Alleen op die manier blijft het fiscale voordeel van de fiets behouden — op voorwaarde dat de fiets regelmatig wordt gebruikt voor woon-werkverkeer.

Als een werknemer die opteert voor het mobiliteitsbudget toch een leasefiets kiest via het cafetariaplan (bijvoorbeeld met de eindejaarspremie), dan verliest deze fiets zijn voordelig statuut. De volledige waarde ervan wordt dan onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen. Met andere woorden: het belastingvoordeel gaat verloren.

Maar dit principe geldt uiteraard ook in combinatie met een standaard fietsleaseprogramma of andere mobiliteitsvoordelen (zoals de fietsvergoeding).

Dit is slechts één van de vele aandachtspunten die gelden bij de cumul van een cafetariaplan en een mobiliteitsbudget. Zijn deze onoverkomelijk? Uiteraard niet! Maar het is wel belangrijk dat een onderneming zich hiervoor met kennis van zaken laat begeleiden. 

Een van de grote struikelblokken bij het mobiliteitsbudget is de aanzienlijke administratieve impact die het kan hebben. We zien dat na verloop van tijd bepaalde processen niet meer gevolgd worden, wat tot compliance issues leidt.

Wanneer een werknemer bijvoorbeeld de terugbetaling van huisvestingskosten aanvraagt, wordt dat maandelijks terugbetaald. Maar is er gecontroleerd of de werknemer daadwerkelijk de huurder is op het huurcontract? Of wat als de werknemer verhuist en niet meer binnen de 10 kilometer van het werk woont?

Ons eerste advies is om goed na te denken over wat er allemaal in het mobiliteitsbudget wordt opgenomen. Dat kan uiteraard beperkt blijven, wat de processen eenvoudiger maakt. Betrek bij de implementatie alle stakeholders zoals HR, Comp & Ben, recruitment en de fleet of mobility manager, maar ook de finance-afdeling, omdat wij merken dat ook de boekhoudkundige of btw-aspecten relevant kunnen zijn.

En uiteraard: hoe meer alles geautomatiseerd wordt, hoe beter. Er zijn goede mobiliteitsapps op de markt die het keuzeproces in de tweede pijler automatiseren en de werkgever ontzorgen. Voor de gebruikerservaring van de werknemers is dit ook handig, maar nog belangrijker is dat documenten ook gecontroleerd kunnen worden via AI, een consultant, of een combinatie van beide. Zo ben je als werkgever zeker dat het mobiliteitsbudget steeds compliant is.

De verplichte invoering brengt dus enige aandachtspunten met zich mee, zoals een goed doordachte policy, een duidelijke bijlage bij de arbeidsovereenkomst, maar ook de compatibiliteit met het eventuele huidige cafetariaplan.

Een goede voorbereiding is dus uiterst belangrijk voor een vlotte start in 2027!