Powered Government

Efficiëntie en daadkracht realiseren door slimme processen en middelen in te zetten.

01 October 2024

We zien de overheid van de toekomst niet alleen als geconnecteerd, maar ook als efficiënt en slagkrachtig in het uitvoeren van haar kernopdrachten waardoor het burgers, verenigingen en ondernemingen op een gepaste, snelle en gebruiksvriendelijke manier kan bedienen. Wij noemen dit Powered Government.

Centralisatie en inzet van moderne technologieën kunnen de efficiëntie, slagkracht en dienstverlening van de overheid aanzienlijk verbeteren

Om te beginnen beweegt de overheid sinds enkele jaren naar meer centralisatie en het overkoepelend organiseren, met de inzet van moderne tools, van de verschillende ondersteunende diensten waardoor meer capaciteit werd vrijgemaakt voor de kerndiensten. Daarbij ging er echter niet altijd evenveel aandacht naar de inrichting van die kerntaken of diensten zelf en dus bijgevolg naar de manier waarop middelen in hun totaliteit worden aangewend. Performante technologische oplossingen, zowel om processen te standaardiseren en te automatiseren als om data beveiligd en vlot te laten doorstromen en delen, kunnen een sleutelrol spelen in het versneld bereiken van de beoogde resultaten op vlak van efficiëntie en slagkracht, zowel in de back-office- als in de front-office-processen.

Concrete toepassingsgebieden kunnen er als volgt uitzien:

Geert Criel

Partner, Head of Public Sector | Advisory

KPMG in België

Profiel | | Phone

Technologie en gekoppelde data
Cloudcomputing
ERP-technologie
Digitale, gedeelde gebruikersplatformen

Technologie en gekoppelde data

Vandaag blijft een groot deel van de dienstverleningsprocessen nog steeds arbeidsintensief, manueel en dus tijdrovend en vatbaar voor fouten. Technologie om workflows te creëren binnen ‘case management systemen’ bovenop geconnecteerde databronnen kunnen ingezet worden om medewerkers te ondersteunen en zo tijd vrij te maken voor werk met een grotere toegevoegde waarde en finaal een betere dienstverlening. Door de inzet van AI-toepassingen zal die dienstverlening bovendien nog veel efficiënter, maatgerichter en meer proactief kunnen worden.

Cloudcomputing

Een blik op het huidige landschap aan applicaties en systemen binnen de overheid leert dat er nog een groot potentieel is aan verbetering en rationalisering. Het gedurende jaren verder bouwen op en aan systemen heeft geleid tot performantie- en integratieproblemen, tot moeilijkheden om verder ‘op te schalen’ en tot het onvoldoende in staat zijn om tegemoet te komen aan de wijzigende en toenemende behoeften van de gebruikers. Steeds vaker vertrouwen overheidsinstanties op cloud-technologieën om hun oude ‘legacy’-systemen te vervangen. Cloud computing biedt dan ook een scala aan voordelen voor de overheid op vlak van kostenbesparing, schaalbaarheid, snellere toegang tot informatie en verbeterde samenwerking tussen departementen. Verwacht wordt dat dit in de toekomst alleen maar zal toenemen met steeds geavanceerdere mogelijkheden. De veiligheid en privacy van overheidsgegevens dient daarbij blijvend te worden benadrukt als essentiële aandachtspunten.

ERP-technologie

Specifiek voor wat betreft ondersteunende diensten zoals HR of personeelszaken, aankoop, financiën en begroting zijn er in het verleden organisatorisch en qua systeemondersteuning al heel wat stappen gezet om deze te professionaliseren. Intussen is de ERP-technologie evenwel dermate verder ontwikkeld, matuur en beschikbaar dat verdere investeringen om op grotere schaal, overheen beleidsdomeinen, departementen en agentschappen, processen te stroomlijnen een directe en substantiële opbrengst zullen genereren. Het werk is dus nog niet af, zeker omdat ook hier oude ‘legacy’-systemen in de komende jaren vervangen moeten worden.

Digitale, gedeelde gebruikersplatformen

In onze complexe overheidsstructuur is het niet vreemd dat, doorheen de jaren, gelijkaardige opdrachten of diensten op meerdere plaatsen zijn terug te vinden. Een voorbeeld hiervan zijn allerhande inspectie- en handhavingsdiensten waarvan de uitvoering vaak op verschillende overheidsniveaus plaatsvindt. Door digitale, gemeenschappelijke gebruikersplatformen te ontwikkelen en alle gebruikers (uitvoerders) hierop aan te sluiten zou men die diensten op een veel efficiëntere manier kunnen organiseren en vlotter kunnen aanbieden en uitvoeren. Ook de grote verspreiding van premies en/of subsidies doorheen verschillende administraties is niet altijd even ‘klantvriendelijk’ en efficiënt. Clustering en digitalisering kan er ook daar voor zorgen dat burgers en verenigingen proactief en automatisch worden bediend met de premies of subsidies waar ze recht op hebben.

Flexibele strategische personeelsplanning, accurate informatie en nieuwe samenwerkingsvormen zoals raamcontracten en managed services zijn cruciaal om de personeelsuitdagingen binnen de overheid effectief aan te pakken

Daarnaast wordt de kwaliteit van een dienstverlening natuurlijk ook in grote mate bepaald door mensen, ook en zelfs nog meer in een toegenomen gestandaardiseerde en digitale context. De arbeidsmarkt is echter duidelijk in verandering en voldoende snel en flexibel beschikken over personeel met de juiste vaardigheden en attitude blijkt meer dan ooit een uitdaging, zowel voor privé-organisaties als voor overheidsorganisaties. Medewerkers moeten zich ook voortdurend bijscholen en stellen hogere en andere verwachtingen aan ‘werken’ op vlak van balans werk-privé, variatie qua job inhoud en levenslang leren. Tot slot is er de evolutie naar een gig-economie met een toenemend aantal zelfstandigen die zich met specifieke expertise liever tijdelijk aanbieden aan organisaties, ook in de overheid, in plaats van te kiezen voor een ‘vaste’ job. Om aan die personeelsuitdagingen het hoofd te bieden is vooreerst inzicht nodig in toekomstige personeelsbehoeften en vervolgens uiteraard ook een directe en vlotte toegang tot de interne en externe arbeidsmarkt zoals we hierna verder toelichten:

Strategische personeelsplanning is een cruciale vaardigheid die overheden zullen moeten ontwikkelen of uitbouwen. Alleen zo zullen ze immers in staat zijn om op elk moment een beeld te hebben over welke vaardigheden en capaciteit men beschikt en inzicht krijgen in wat de toekomstige (kwantitatieve en kwalitatieve) behoeften zijn zodat daar snel en gepast op ingespeeld kan worden om tijdig de juiste profielen aan te trekken en/of skills te kunnen ontwikkelen.

Dit op een succesvolle manier kunnen doen vereist juiste informatie over behoeften en dus transparantie en vertrouwen van alle actoren binnen het ecosysteem om die informatie te delen. Alleen dan kan op een voldoende grote schaal gewerkt worden zodat de interne arbeidsmarkt wordt opengesteld en alle entiteiten toegang hebben tot alle beschikbare expertise. Het gevolg is een grotere mobiliteit van medewerkers, vlottere uitwisseling van profielen en een grotere wendbaarheid van organisaties in het beschikken over de juiste vaardigheden.

Naast inzet en mobiliteit van interne medewerkers doen overheden ook meer en meer een beroep op externe arbeidskrachten om tijdelijk capaciteit in te huren of gespecialiseerd advies in te winnen voor bepaalde projecten of diensten. Deze twee traditionele en gekende manieren om samen te werken met externen worden vandaag meer en meer aangevuld met ‘nieuwe’ of hybride samenwerkingsvormen om meer structureel welbepaalde expertise te kunnen aantrekken en inzetten:

Meerjarige raamcontracten, al dan niet overheidsbreed, voor één of meerdere welbepaalde profielen laten overheidsorganisaties bijvoorbeeld toe om op langere termijn én met garantie op kwaliteit flexibel gebruik te maken van de inzet en expertise van externen.

Managed Services: Een ander voorbeeld zijn zogenaamde ‘managed services’. Dat zijn overeenkomsten waarbij ook op lange termijn diensten met resultaatsverbintenissen worden geleverd, een vorm van ‘outsourcing’ om eerder operationele taken in de handen te leggen van gespecialiseerde, externe organisaties. Ook dit is een kostenefficiënte manier om capaciteit vrij te maken voor de kernopdrachten van overheden.

Een overheid die zich optimaal wil organiseren kijkt dus best naar de verschillende bouwstenen van de organisatie – mensen, processen en systemen – en maakt op een slimme manier gebruik van de beschikbare interne en externe technologische en menselijke middelen om haar kernopdrachten efficiënt en effectief te vervullen.

Naar een “Connected, Powered en Trusted” overheid

De overheid van morgen: geïntegreerd, efficiënt en vertrouwenswaardig

Download PDF (1.3 MB) ⤓

Terug naar boven

Referenties

Organisatiebrede transformatie van PersoPoint.

Gestart met het doorlichten van de werking in samenwerking met de klanten. Na het identificeren van knelpunten en optimalisatiemogelijkheden op het vlak van het dienstverleningsmodel en de klantgerichtheid, de architectuur, de organisatiestructuur, governance en het financieringsmodel, werd een meerjarig realisatieplan succesvol uitgevoerd.

Procesmanagement

Verlening van diensten ter ondersteuning van het identificatie- en registratieproces van gemengde migratiestromen in Albanië, Bosnië en Herzegovina, Kosovo* en Servië om de overgang naar het gebruik van EURODAC na toetreding van de begunstigden tot de EU te vergemakkelijken.

Ondersteuning van het Waalse Gewest bij het optimaliseren van human resources

Begeleiding van verschillende Waalse openbare instellingen bij het optimaliseren van hun personeelsinzet door middel van een geïntegreerde analyse in functie van administratieve en regelgevende vereenvoudiging, digitalisering, duurzame ontwikkeling, beheersing van activiteiten en controle, en organisatie en personeelsbeheer.

Stand van zaken van de HR-processen en tools binnen de gewestelijke overheidsinstellingen

Het opmaken van een inventaris en maturiteitsanalyse van de huidige HR-praktijken, -processen en -instrumenten, met als doel efficiëntere en meer gemoderniseerde processen te identificeren en schaalvoordelen en samenwerkingsmogelijkheden te evalueren om de efficiëntie en doeltreffendheid van de regionale overheidsdiensten te verhogen.

Energiepremies

Ondersteunen bij het verstrekken van energiepremies aan bedrijven in de regio op vlak van procesmanagement, optimalisatie van IT-processen, ondersteuning van communicatie en implementatie van een Power BI-dashboard.

PCS raamcontract

Ondersteuning van overheden in hun optimalisatie- en transformatieprojecten/-programma's door de inzet van ervaren profielen op vlak van project-/programma management, business- en functionele analisten en Agile teamcoaches.

Stroomlijning handhaving

Het uitwerken van een gemeenschappelijke en gedragen visie overheen het beleidsdomein welzijn en gezondheid rond het toekomstige handhavingsbeleid i.k.v. sanctionnering ten aanzien van instellingen, intermediairs en individuen.

PCS raamcontract

Ondersteuning van interne veranderprojecten via junior/medior/senior profielen op vlak van project- en verandermanagement.

Terug naar boven

Powered Enterprise

KPMG Powered Enterprise biedt u de juiste middelen om uw backoffice te transformeren. Met toekomstbestendige doelmodellen, best practices en geavanceerde SaaS-platforms helpen wij u om processen te optimaliseren, governance te versterken, KPIs aan te scherpen en de vaardigheden van uw team te verbeteren – allemaal ondersteund door innovatieve technologie.