Weiteres Update BMF-Erlass zur Ver­wendung von An­sässig­keits­­bescheinigungen bei der Quellen­­steuer­­ent­­lastung in Österreich

Mit dem Update des BMF-Erlasses zur Ver­wendung von Ansässigkeitsbescheinigungen bei der Quellen­steuer­entlastung in Öster­reich vom 10. Juli 2026 werden die mit 19. Dezember 2025 eingeführten umfassenden Neuerungen hinsichtlich der formalen Ab­wicklung von Ansässig­keits­bescheini­gungen weiter präzisiert und ergänzt. Wie bereits im Erlass vom Dezember 2025 dargelegt, müssen die für die Quellen­steuer­entlastung erforderlichen Formulare (insbesondere ZS-QU1 bzw. ZS-QU2) der:dem Abzugs­ver­pflichteten im Original vorliegen. Die nunmehrigen Ergänzungen betreffen dabei insbesondere die Frage, in welchen Konstellationen vom Vorliegen eines solchen Originals auszugehen ist, wenn die Ansässig­keit von der ausländischen Steuer­ver­waltung – wie in der Praxis häufig vor­kommend – nur auf einem zuvor einge­scannten Ausdruck bestätigt wird. Zudem werden die formalen Voraus­setzungen an die vereinfachte Dokumentation i. S. d. § 2 Abs. 2 DBA-Entlastungs­verordnung (für „Bagatellfälle“ < EUR 10.000,00 pro Ein­künfte­­empfänger:in) präzisiert. Der bis­herige Erlass des BMF vom 19. Dezember 2025 (2025-1.046.929, BMF-AV Nr. 180/2025) hinsichtlich der Verwendung von Ansässig­keitsbescheinigungen bei der Quellen­steuer­entlastung in Österreich wurde aufgehoben und durch einen neuen Erlass vom 10. Juli 2026 (2026-0-590.709, BMF-AV Nr. 124/2026) ersetzt.

Die Abkommensberechtigung einer im Ausland ansässigen Einkünfte­empfänger:in ist grund­sätzlich sowohl bei der Entlastung an der Quelle als auch im Rück­erstattungs­ver­fahren unter Ver­wendung der vom BMF für diese Zwecke aufgelegten Formulare gemäß § 138 BAO glaubhaft zu machen. Hierfür sind die Formu­lare zur Entlastung an der Quelle (ZS-QU1 und ZS-QU2) oder die jeweils anwendbaren Rückerstattungsformulare zu verwenden.

Mit Erlass vom 19. Dezember 2025 wurde er­gänzend festgelegt, dass das vollständig ausgefüllte und sowohl von der Einkünfte­empfänger:in als auch von der ausländischen Steuerverwaltung unterfertigte Formular ZS-QU1 oder ZS-QU2 bei der:dem Abfuhr­pflichtigen im Original vorliegen muss (siehe dazu unsere Tax News 1/2026).

Im Rahmen des Updates vom 10. Juli 2026 wurden die formalen Voraussetzungen der vereinfachten Dokumentation ergänzt. Bei der vereinfachten Dokumentation i. S. d. § 2 Abs. 2 DBA-Entlastungsverordnung kann die Ab­kommens­berechtigung dem Grunde nach als glaubhaft gemacht angesehen werden, wenn die Einkünfte­empfänger:in anstelle einer Ansässigkeitsbescheinigung eine schriftliche Erklärung vorlegt, die den gesetzlich festge­legten Mindest­inhalt aufweist. Sie kann bei „Bagatellfällen“ vorgenommen werden, sofern die von der:dem Schuldner:in der Ein­künfte an die:den einzelnen Einkünfteempfänger:in geleisteten Vergütungen EUR 10.000,00 im Kalenderjahr nicht übersteigen und in Öster­reich kein Wohnsitz der Einkünfteempfänger:in besteht. Im Update wird nunmehr aus­drücklich klargestellt, dass auch bei der vereinfachten Dokumentation die schriftliche Erklärung der Einkünfte­empfänger:in im Original vorliegen muss. Dabei ist entweder eine eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.

Darüber hinaus wurde ein neuer Absatz 3 eingefügt. Sofern die ausländische Steuerver­waltung die Ansässigkeit im Allgemeinen ledig­lich auf dem Ausdruck eines zuvor von ihr ein­gescannten Antrags (ZS-QU-Formular) bestätigt und die Unterschrift der Einkünfte­empfänger:in daher nur als Kopie vorliegt, bestehen nunmehr zwei zulässige Vor­gehens­weisen: Dem von der ausländischen Steuerverwaltung bestätigten Antrag kann entweder ein (zweites) vollständig ausgefülltes und von der Einkünfteempfänger:in unterzeichnetes ZS-QU-Formular beigelegt werden, oder die Einkünfteempfänger:in bringt auf dem ursprüng­lichen Formular, das mit der ausländischen Ansässigkeits­bescheinigung im Original versehen ist, neuerlich ihre händische Unterschrift an.

Bestätigt die ausländische Steuerverwaltung den eingescannten Antrag hingegen mit einer qualifizierten elektro­nischen Signatur, kann auch die Einkünfteempfänger:in eine qualifi­zierte elektronische Signatur anbringen. In diesem Fall liegt ein elektronisches Original des Formulars vor.

Durch die Neufassung werden die formalen Anforderungen präzisiert und teilweise ver­schärft. Nunmehr wird ausdrücklich klargestellt, dass auch bei der vereinfachten Dokumentation i. S. d. § 2 Abs. 2 DBA-Entlastungs­verordnung die schriftliche Erklärung der Einkünfte­empfänger:in im Original – mit händischer Unterschrift oder qualifizierter elektronischer Signatur – vorliegen muss.

Die Klarstellungen sind grundsätzlich zu begrüßen und stellen gegenüber dem Erlass vom Dezember 2025 eine praxisgerechte Verbesserung dar. Beispielsweise kann bei der Sanierung von eingescannten Anträgen das Form­erfordernis nunmehr durch die neuerliche eigenhändige Unterschrift erfüllt werden, ohne dass ein zweites Formular erforderlich ist. Bei von der ausländischen Steuerverwaltung qualifiziert elektronisch signierten Formularen kann die Einkünfteempfänger:in das Form­erfordernis durch Anbringen ihrer qualifizierten elektronischen Signatur erfüllen, sodass ein elektronisches Original vorliegt. Der BMF-Erlass wirft jedoch auch Fragen in der praktischen Behandlung auf, welche auf Basis des Erlasses nicht final beantwortet werden können. Beispielsweise werden im Erlass nur die Formulare ZS-QU1 und ZS-QU2 genannt. Offen bleibt, ob auch das Formular ZS-EUMT von den Ausführungen betroffen ist.

In der Praxis ist zu beachten, dass ZS-QU-Formulare, die seitens der:des Steuerpflichtigen elektronisch befüllt sowie elektronisch unter­fertigt werden und bei denen anschließend die handschriftliche Bestätigung (inkl. Stempel) durch die ausländischen Finanzbehörden einge­holt wird, zukünftig nicht mehr anerkannt werden. Da ausländische Finanz­behörden (analog der österreichischen Finanzverwaltung) bisher im Regelfall keine elektronisch signierten Doku­mente (außer über FinanzOnline) über­mitteln (können), werden in naher Zukunft u. E. daher nur handschrift­liche Unterschriften bzw. Bestätigungen der Finanz­verwaltung möglich sein. Vor diesem Hintergrund ist aktuell eine handschriftliche Signatur durch die aus­ländischen Einkünfteempfänger:innen zu empfehlen.

Es empfiehlt sich daher, die bestehenden Prozesse zur Einholung und Aufbewahrung der für die Quellensteuer­entlastung in Österreich erforderlichen Ansässigkeitsbescheinigungen zu überprüfen. Unsere Beratungsteams unter­stützen Sie gerne dabei, Ansässigkeits­bestätigungen künftig auf Basis der neuen Regelungen einzuholen.